Notion
La tua receptionist può cercare nel tuo workspace Notion, leggere una pagina e consultare un database, ad esempio un listino prezzi, una tabella di prodotti o un elenco di posizioni aperte, per rispondere a chi chiama. La lettura avviene tramite gli strumenti webhook con una connessione interna a Notion, che funziona con tutti i piani Notion e vede solo le pagine che condividi con essa. Anche l’aggiunta di voci a un database funziona con uno strumento webhook, tramite una seconda connessione che può solo aggiungere contenuti. Puoi invece usare Zapier, ma consigliamo lo strumento webhook: non richiede un account Zapier né usa le tue attività Zapier, e ogni richiesta viene inviata direttamente a Notion. Tuttavia, lo strumento webhook non può compilare la proprietà del titolo, quindi se le tue voci necessitano di un titolo effettivo, usa Zapier.
Se i tuoi contenuti Notion cambiano raramente, potresti non aver bisogno di un’integrazione. Esporta la pagina da Notion e caricala nella tua knowledge base.
La tua receptionist può leggere tutto ciò che condividi con la connessione e riferirlo a chi chiama. Condividi solo le pagine di cui chi chiama può venire a conoscenza e aggiungi una regola affinché la tua receptionist non legga mai a chi chiama dati privati, come i dettagli dei clienti.
Configurazione
Crea una connessione interna
Devi essere proprietario del workspace. Vai su app.notion.com/developers/connections, seleziona Internal connections, quindi Create a new connection. Chiamala Reception.ai e scegli il tuo workspace. Nella scheda Configuration, consenti solo la lettura dei contenuti e copia l’API token.
Condividi le pagine con la connessione
Apri la scheda Content access della connessione, seleziona Edit access e scegli le pagine e i database che la tua receptionist deve leggere. Puoi anche aprire una pagina in Notion, selezionare ••• → Connections → + Add connection e scegliere Reception.ai. Verranno condivise anche le pagine figlie.
Trova l’ID della sorgente dati
Per consentire alla tua receptionist di leggere un database, apri le impostazioni del database in Notion, seleziona Manage data sources, apri il menu ••• accanto alla sorgente dati e seleziona Copy data source ID.
Crea gli strumenti webhook
Crea gli strumenti indicati sotto. Per ciascuno, vai su Integrations, seleziona Add integration e scegli Webhook Tool.
Strumenti
Ogni strumento invia questi header della richiesta:
Per ogni strumento, imposta Assign to agents su Receptionist e seleziona Enable.
Cerca pagine
Leggi una pagina
Leggi un database
Sostituisci DATA_SOURCE_ID con l’ID che hai copiato. Crea uno strumento per ogni database, ciascuno con il proprio nome e la propria descrizione.
Aggiungi voci al database con uno strumento webhook (consigliato)
Per salvare in un database Notion qualcosa emerso durante una chiamata, come un potenziale cliente o una richiesta di richiamata, crea uno strumento che aggiunga una voce.
Crea una connessione per le nuove voci
Crea una seconda connessione interna, ad esempio Reception.ai entries, allo stesso modo della prima. Nella scheda Configuration, consenti solo l’inserimento di contenuti e copia il suo API token. In Content access, condividi solo il database in cui aggiunge le voci. Questa connessione non può leggere nulla, quindi le voci rimangono private.
Prepara il database
Copia l’ID della sorgente dati del database, come indicato in Configurazione. Ogni proprietà compilata dallo strumento è una chiave nella richiesta e le chiavi non possono contenere spazi, quindi assegna a tali proprietà nomi di una sola parola, come Phone, Email e Status.
Crea lo strumento webhook
Vai su Integrations, seleziona Add integration e scegli Webhook Tool.
Configura i parametri body in questo modo:
parent: un campo,data_source_id(stringa, valore fisso): l’ID della tua sorgente dati.markdown(dalla conversazione): “La voce in formato Markdown. Inizia con una riga#seguita dal nome di chi chiama e da ciò di cui ha bisogno, ad esempio# Jane Doe: quote for a new boiler. Poi aggiungi una riga vuota e i dettagli della richiesta.”markdown_version(valore fisso):v2properties: seleziona Add field una volta per ogni proprietà da compilare. Ciascuna è un oggetto con il nome esatto della proprietà e un campo per il relativo valore:Phone(oggetto):phone_number(stringa, dalla conversazione): “Il numero di telefono di chi chiama.”Email(oggetto):email(stringa, dalla conversazione): “L’indirizzo email di chi chiama, confermato lettera per lettera. Omettilo se non ne ha fornito uno.”Status(oggetto, obbligatorio):select(oggetto, obbligatorio), con un campo,name(stringa, valore fisso):New
Notion documenta che, quando la proprietà del titolo viene omessa, il primo titolo # diventa il titolo della pagina; la documentazione lo mostra solo per le pagine create all’interno di una pagina, quindi verifica che funzioni con il tuo database. In ogni caso, il titolo e i dettagli vengono salvati come contenuto della voce e vengono compilate le proprietà telefono, email e stato. Ometti la proprietà del titolo da properties: Notion annida i valori di titolo e testo a sei livelli di profondità, uno in più di quanti ne consentano gli strumenti webhook. Le proprietà numero di telefono, email, URL, numero, casella di controllo, selezione e data sono supportate. Una proprietà di tipo Status usa status invece di select.
Seleziona Enable, quindi testa la tua receptionist chiedendo una richiamata. La voce apparirà nel database.
Aggiungi voci al database con Zapier
Per aggiungere invece voci tramite Zapier, connetti Zapier. Nel tuo server MCP Zapier su mcp.zapier.com, aggiungi l’azione Notion Create Data Source Item, imposta il database su un valore fisso e lascia che l’IA compili i campi. In Reception.ai, apri la scheda Tools dell’integrazione Zapier, seleziona Refresh tools e assegna l’azione al Client (receptionist).
Usa invece la knowledge base
Per i contenuti che non cambiano spesso, la knowledge base è più semplice e veloce delle ricerche in tempo reale. In Notion, apri il menu ••• della pagina, scegli More → Export e seleziona PDF, HTML o Markdown & CSV. Le esportazioni HTML e Markdown vengono scaricate come file zip, quindi prima estrailo. Poi carica il file. I database vengono esportati in CSV, che la knowledge base non accetta, quindi esportali in PDF. Esporta e carica di nuovo quando il contenuto cambia.
Limitazioni
- La ricerca di Notion trova corrispondenze nei titoli delle pagine e dei database, non nel testo all’interno delle pagine. Assegna alle pagine titoli chiari, come “Politica di cancellazione”.
read_notion_tablerestituisce le prime 100 righe e solo le relative proprietà, non il contenuto all’interno della pagina di ogni riga. Mantieni piccole le tabelle lette dalla tua receptionist.- Il server MCP ospitato da Notion richiede l’accesso tramite browser, tranne nei piani Business ed Enterprise, in cui il proprietario del workspace può creare un token MCP. Gli strumenti webhook sopra descritti funzionano con tutti i piani.
add_notion_entrynon può compilare le proprietà di titolo o testo. Inserisci invece nomi e note nel titolo e nel contenuto.- Se aggiungi voci tramite Zapier, ogni azione Zapier eseguita dalla tua receptionist usa attività del tuo piano Zapier. Attualmente Zapier conta due attività per ogni chiamata riuscita.