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IntegrazioniGuide alla configurazioneProduttività

Google Sheets

Registra chiamate e lead in un foglio Google e cerca i chiamanti nella tua lista clienti.

La tua receptionist può aggiungere una riga a un foglio Google per ogni chiamata o lead e cercare un chiamante in una lista clienti che tieni in un foglio. L’API di Google Sheets accetta solo accessi OAuth, quindi Reception si collega tramite Zapier.

Prima di iniziare

Aggiungi una riga di intestazione a ogni foglio. Zapier mostra le intestazioni come campi, quindi assegnale nomi chiari:

  • Registro chiamate, ad esempio: Date, Name, Phone, Email, Reason, Outcome.
  • Lista clienti, ad esempio: Phone, Name, Customer since, Notes.

I fogli contengono i dati personali dei tuoi chiamanti. Condividili solo con le persone che ne hanno bisogno e, se puoi, collega un account Google che possa accedere solo ai fogli usati dalla tua receptionist.

Configurazione

1

Collega Zapier

Se non l’hai ancora fatto, collega Zapier in Reception.ai.

2

Aggiungi le azioni di Google Sheets

Nel tuo server MCP Zapier su mcp.zapier.com, aggiungi le azioni seguenti e accedi a Google quando Zapier te lo chiede. Per ogni campo, imposta un valore fisso oppure lascia che lo compili l’IA, come indicato.

3

Assegna gli strumenti

In Reception.ai, apri la scheda Strumenti dell’integrazione Zapier, seleziona Aggiorna strumenti e assegna ogni azione come indicato.

4

Provalo

Prova la tua receptionist con una breve chiamata. Nel registro chiamate viene visualizzata una nuova riga.

Azioni

Registra la chiamata

CampoValore
Azione ZapierCrea riga del foglio di calcolo
Imposta in ZapierFoglio di calcolo e Foglio di lavoro: il tuo registro chiamate.
Lascia compilare all’IAOgni colonna, ad esempio la data, il nome e il numero del chiamante e il motivo.
Assegna aClient

Aggiungi una procedura affinché la tua receptionist registri la chiamata prima che termini.

Cerca il chiamante

CampoValore
Azione ZapierCerca riga del foglio di calcolo
Imposta in ZapierFoglio di calcolo e Foglio di lavoro: la tua lista clienti. Colonna di ricerca: Phone.
Lascia compilare all’IAValore di ricerca: il numero di telefono del chiamante.
Assegna aClient

Esamina le chiamate dal dashboard

CampoValore
Azione ZapierCerca righe del foglio di calcolo (avanzata)
Imposta in ZapierFoglio di calcolo e Foglio di lavoro: il tuo registro chiamate.
Lascia compilare all’IALa colonna e il valore di ricerca, ad esempio Date e la data di oggi.
Assegna aAssistant

Il tuo assistente può quindi rispondere a domande come “Chi ha chiamato oggi per un preventivo?”.

Limitazioni

  • Cerca riga del foglio di calcolo restituisce la prima riga corrispondente e trova corrispondenze solo con valori scritti esattamente come nel foglio.
  • La tua receptionist aggiunge righe; non le modifica né le elimina.
  • Ogni azione eseguita dalla tua receptionist usa attività del tuo piano Zapier. Attualmente Zapier conta due attività per ogni chiamata riuscita; le chiamate non riuscite non vengono conteggiate. Quando il piano si esaurisce, le azioni si interrompono fino al ripristino.

Risoluzione dei problemi

ProblemaCosa verificare
Un’azione Google Sheets non appare in Reception.aiSeleziona Aggiorna strumenti nell’integrazione Zapier dopo aver aggiunto azioni in Zapier.
Un’azione mostra Modificata e non viene usataL’hai modificata in Zapier. Seleziona Aggiorna nella scheda Strumenti, ad esempio dopo aver rinominato una colonna.
I chiamanti conosciuti non vengono trovatiArchivia i numeri di telefono in un unico formato, ad esempio +14155550123, e controlla la colonna di ricerca.
I valori finiscono nelle colonne sbagliateControlla la riga di intestazione, poi modifica l’azione in Zapier affinché i suoi campi corrispondano alle intestazioni.