Zur Navigation springen
IntegrationenEinrichtungsleitfädenProduktivität

Google Sheets

Protokollieren Sie Anrufe und Leads in Google Sheets und suchen Sie Anrufer in Ihrer Kundenliste.

Ihr Empfangsassistent kann für jeden Anruf oder Lead eine Zeile zu einem Google Sheet hinzufügen und einen Anrufer in einer Kundenliste suchen, die Sie in einem Sheet führen. Die API von Google Sheets akzeptiert nur OAuth-Anmeldungen, daher verbindet sich Reception über Zapier.

Vorbereitungen

Geben Sie jedem Sheet eine Kopfzeile. Zapier zeigt die Überschriften als Felder an, benennen Sie sie daher eindeutig:

  • Anrufprotokoll, zum Beispiel: Date, Name, Phone, Email, Reason, Outcome.
  • Kundenliste, zum Beispiel: Phone, Name, Customer since, Notes.

Die Sheets enthalten persönliche Daten Ihrer Anrufer. Teilen Sie sie nur mit Personen, die sie benötigen, und verbinden Sie nach Möglichkeit ein Google-Konto, das nur auf die Sheets Ihres Empfangsassistenten zugreifen kann.

Einrichtung

1

Zapier verbinden

Falls noch nicht geschehen, verbinden Sie Zapier in Reception.ai.

2

Google-Sheets-Aktionen hinzufügen

Fügen Sie in Ihrem Zapier-MCP-Server unter mcp.zapier.com die unten aufgeführten Aktionen hinzu und melden Sie sich bei Google an, wenn Zapier dazu auffordert. Legen Sie für jedes Feld entweder einen festen Wert fest oder lassen Sie die KI es ausfüllen, wie angegeben.

3

Tools zuweisen

Öffnen Sie in Reception.ai im Tab Tools der Zapier-Integration Tools aktualisieren und weisen Sie jede Aktion wie angegeben zu.

4

Testen

Testen Sie Ihren Empfangsassistenten mit einem kurzen Anruf. Im Anrufprotokoll erscheint eine neue Zeile.

Aktionen

Anruf protokollieren

FeldWert
Zapier-AktionCreate Spreadsheet Row
In Zapier festlegenSpreadsheet und Worksheet: Ihr Anrufprotokoll.
Von der KI ausfüllen lassenJede Spalte, etwa Datum, Name und Nummer des Anrufers sowie der Grund.
Zuweisen anClient

Fügen Sie eine Prozedur hinzu, damit Ihr Empfangsassistent den Anruf vor dessen Ende protokolliert.

Anrufer suchen

FeldWert
Zapier-AktionLookup Spreadsheet Row
In Zapier festlegenSpreadsheet und Worksheet: Ihre Kundenliste. Lookup column: Phone.
Von der KI ausfüllen lassenLookup value: die Telefonnummer des Anrufers.
Zuweisen anClient

Anrufe über das Dashboard prüfen

FeldWert
Zapier-AktionLookup Spreadsheet Rows (Advanced)
In Zapier festlegenSpreadsheet und Worksheet: Ihr Anrufprotokoll.
Von der KI ausfüllen lassenDie Suchspalte und der Wert, zum Beispiel Date und das heutige Datum.
Zuweisen anAssistant

Ihr Assistent kann dann Fragen beantworten wie „Wer hat heute wegen eines Angebots angerufen?“.

Einschränkungen

  • Lookup Spreadsheet Row gibt die erste übereinstimmende Zeile zurück und gleicht Werte nur genau so ab, wie sie im Sheet geschrieben sind.
  • Ihr Empfangsassistent fügt Zeilen hinzu; er bearbeitet oder löscht sie nicht.
  • Jede Aktion, die Ihr Empfangsassistent ausführt, verbraucht Aufgaben aus Ihrem Zapier-Tarif. Zapier zählt derzeit zwei Aufgaben pro erfolgreichem Anruf; fehlgeschlagene Anrufe werden nicht gezählt. Wenn das Tarifkontingent aufgebraucht ist, werden die Aktionen bis zur Zurücksetzung angehalten.

Fehlerbehebung

ProblemPrüfen Sie Folgendes
Eine Google-Sheets-Aktion wird in Reception.ai nicht angezeigtWählen Sie in der Zapier-Integration Tools aktualisieren, nachdem Sie Aktionen in Zapier hinzugefügt haben.
Eine Aktion zeigt Changed und wird nicht verwendetSie haben sie in Zapier bearbeitet. Wählen Sie im Tab Tools Update, etwa nachdem Sie eine Spalte umbenannt haben.
Bekannte Anrufer werden nicht gefundenSpeichern Sie Telefonnummern in einem einheitlichen Format, etwa +14155550123, und prüfen Sie die Suchspalte.
Werte landen in den falschen SpaltenPrüfen Sie die Kopfzeile und bearbeiten Sie dann die Aktion in Zapier, sodass ihre Felder den Überschriften entsprechen.