Notion
Beantwoord vragen van bellers met informatie uit je Notion-pagina’s en databases, en voeg nieuwe items toe aan een database.
Je receptionist kan in je Notion-workspace zoeken, een pagina lezen en een database bekijken, zoals een prijslijst, producttabel of lijst met openstaande vacatures, om bellers te helpen. Lezen verloopt via webhooktools met een interne Notion-verbinding, die werkt met elk Notion-abonnement en alleen de pagina’s ziet die je ermee deelt. Items aan een database toevoegen werkt ook met een webhooktool, via een tweede verbinding die alleen content kan toevoegen. Je kunt hiervoor ook Zapier gebruiken, maar de webhooktool wordt aanbevolen: je hebt geen Zapier-account nodig, je gebruikt geen Zapier-taken en elk verzoek gaat rechtstreeks naar Notion. De webhooktool kan de titeleigenschap echter niet invullen. Als je items dus een echte titel nodig hebben, gebruik dan Zapier.
Als je Notion-content zelden verandert, heb je mogelijk geen integratie nodig. Exporteer de pagina uit Notion en upload deze naar je kennisbank.
Je receptionist kan alles lezen wat je met de verbinding deelt en dit aan bellers herhalen. Deel alleen pagina’s waarover bellers mogen horen en voeg een regel toe dat je receptionist nooit privégegevens, zoals klantgegevens, aan bellers voorleest.
Instellen
Een interne verbinding maken
Je moet eigenaar van de workspace zijn. Ga naar app.notion.com/developers/connections, selecteer Internal connections en vervolgens Create a new connection. Geef de verbinding de naam Reception.ai en kies je workspace. Sta op het tabblad Configuration alleen het lezen van content toe en kopieer de API token.
Pagina’s delen met de verbinding
Open het tabblad Content access van de verbinding, selecteer Edit access en kies de pagina’s en databases die je receptionist moet kunnen lezen. Je kunt ook een pagina in Notion openen, ••• → Connections → + Add connection selecteren en Reception.ai kiezen. Onderliggende pagina’s worden ook gedeeld.
De data source ID vinden
Om je receptionist een database te laten lezen, open je de instellingen van de database in Notion, selecteer je Manage data sources, open je het menu ••• naast de databron en selecteer je Copy data source ID.
De webhooktools maken
Maak de onderstaande tools. Ga voor elke tool naar Integrations, selecteer Add integration en kies Webhook Tool.
Testen
Test je receptionist door een vraag te stellen die door een van je gedeelde pagina’s wordt beantwoord.
Tools
Elke tool verstuurt deze requestheaders:
Stel voor elke tool Assign to agents in op Receptionist en selecteer Enable.
Pagina’s zoeken
Een pagina lezen
Een database lezen
Vervang DATA_SOURCE_ID door de ID die je hebt gekopieerd. Maak één tool per database, elk met een eigen naam en beschrijving.
Database-items toevoegen met een webhooktool (aanbevolen)
Om iets uit een gesprek op te slaan in een Notion-database, zoals een lead of terugbelverzoek, maak je een tool die een item toevoegt.
Een verbinding voor nieuwe items maken
Maak op dezelfde manier als de eerste een tweede interne verbinding, bijvoorbeeld Reception.ai entries. Sta op het tabblad Configuration alleen het invoegen van content toe en kopieer de API token. Deel via Content access alleen de database waaraan deze verbinding items toevoegt. Deze verbinding kan niets teruglezen, dus de items blijven privé.
De database voorbereiden
Kopieer de data source ID van de database, zoals beschreven in Instellen. Elke eigenschap die de tool invult, is een sleutel in het verzoek. Sleutels mogen geen spaties bevatten, dus geef die eigenschappen namen van één woord, zoals Phone, Email en Status.
De webhooktool maken
Ga naar Integrations, selecteer Add integration en kies Webhook Tool.
Stel de bodyparameters als volgt in:
parent: één veld,data_source_id(string, vaste waarde): je data source ID.markdown(uit het gesprek): “Het item als Markdown. Begin met een regel#gevolgd door de naam van de beller en wat die nodig heeft, bijvoorbeeld# Jane Doe: offerte voor een nieuwe ketel. Voeg vervolgens een lege regel en de details van het verzoek toe.”markdown_version(vaste waarde):v2properties: selecteer Add field eenmaal voor elke in te vullen eigenschap. Elke eigenschap is een object met precies dezelfde naam als de eigenschap, met één veld voor de waarde:Phone(object):phone_number(string, uit het gesprek): “Het telefoonnummer van de beller.”Email(object):email(string, uit het gesprek): “Het e-mailadres van de beller, dat je aan hen terugspelt. Laat dit weg als ze er geen hebben opgegeven.”Status(object, vereist):select(object, vereist), met één veld,name(string, vaste waarde):New
Notion documenteert dat wanneer de titeleigenschap wordt weggelaten, de eerste kop met # de titel van de pagina wordt; de documentatie toont dit alleen voor pagina’s die binnen een pagina zijn gemaakt, dus controleer of dit voor je database werkt. In beide gevallen worden de kop en details opgeslagen als content van het item en worden de eigenschappen voor telefoon, e-mail en status ingevuld. Laat de titeleigenschap uit properties: Notion nestelt titel- en tekstwaarden zes niveaus diep, één meer dan webhooktools toestaan. Eigenschappen voor telefoonnummer, e-mail, URL, nummer, selectievakje, selectie en datum passen wel. Een eigenschap van het type Status gebruikt status in plaats van select.
Selecteer Enable en test vervolgens je receptionist door om een terugbelafspraak te vragen. Het item verschijnt in de database.
Database-items toevoegen met Zapier
Om in plaats daarvan items via Zapier toe te voegen, verbind je Zapier. Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de Notion-actie Create Data Source Item toe, stel de database in op een vaste waarde en laat de AI de velden invullen. Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs de actie toe aan de Client (receptionist).
Gebruik in plaats daarvan de kennisbank
Voor content die niet vaak verandert, is de kennisbank eenvoudiger en sneller dan live zoekopdrachten. Open in Notion het menu ••• van de pagina, kies More → Export en selecteer PDF, HTML of Markdown & CSV. HTML- en Markdown-exporten worden als zipbestand gedownload, dus pak dit eerst uit. Upload vervolgens het bestand. Databases worden naar CSV geëxporteerd, wat de kennisbank niet accepteert, dus exporteer databases als PDF. Exporteer en upload opnieuw wanneer de content verandert.
Beperkingen
- De zoekfunctie van Notion zoekt naar titels van pagina’s en databases, niet naar de tekst binnen pagina’s. Geef pagina’s duidelijke titels, zoals “Annuleringsbeleid”.
read_notion_tableretourneert de eerste 100 rijen en alleen hun eigenschappen, niet de content van de pagina in elke rij. Houd tabellen die je receptionist leest klein.- De gehoste MCP-server van Notion vereist inloggen in een browser, behalve bij Business- en Enterprise-abonnementen, waarbij een workspaceseigenaar een MCP-token kan maken. De bovenstaande webhooktools werken met elk abonnement.
add_notion_entrykan titel- of teksteigenschappen niet invullen. Zet namen en notities in plaats daarvan in de kop en content.- Als je items via Zapier toevoegt, gebruikt elke Zapier-actie die je receptionist uitvoert taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per geslaagde oproep.