Zoom
Envoyez aux clients votre lien de réunion Zoom dans leurs confirmations et rappels de réservation.
Votre réceptionniste planifie les rendez-vous en ligne dans le calendrier intégré de Reception.ai, et vos clients reçoivent le lien Zoom dans leurs emails de confirmation et de rappel. Il n’existe aucune connexion directe à Zoom, donc Reception.ai ne peut pas créer une réunion Zoom distincte pour chaque réservation. Ajoutez plutôt un lien fixe, par exemple celui de votre salle personnelle Zoom, à vos emails de réservation. Pour les appels sur un numéro Zoom Phone, consultez Zoom Phone.
Chaque client reçoit le même lien. Activez la salle d’attente pour cette réunion afin qu’un client qui rejoint la réunion en avance attende votre autorisation et n’arrive pas pendant le rendez-vous précédent.
Configuration
Obtenir votre lien Zoom
Connectez-vous au portail web Zoom, ouvrez Réunions, puis sélectionnez l’onglet Salle personnelle. Sélectionnez Modifier, activez la salle d’attente, puis enregistrez. Copiez le lien d’invitation de la réunion. Si votre compte utilise des codes d’accès, activez l’option permettant d’intégrer le code d’accès au lien d’invitation afin que les clients puissent rejoindre la réunion en un clic.
Ajouter le lien à l’email de confirmation
Dans Reception.ai, accédez à Paramètres → Notifications, puis ouvrez l’onglet Email. Sous Modèles d’email, sélectionnez Modifier l’email de confirmation. Dans le tableau des détails de la réservation, sélectionnez Ajouter une ligne, saisissez Lien Zoom comme libellé, puis collez le lien complet, commençant par https://, comme valeur. Sélectionnez Enregistrer.
Ajouter le lien aux rappels
Ajoutez la même ligne dans Modifier l’email de rappel de rendez-vous. Si vos rappels utilisent Demander au client de confirmer, ajoutez-la également dans Modifier l’email de demande de confirmation. L’email de report ne contient pas de tableau de détails. Ajoutez donc le lien directement au texte du message dans Modifier l’email de report.
Collecter l’email de chaque client
Votre réceptionniste propose un email de confirmation, mais les appelants peuvent le refuser. Si tous vos rendez-vous se déroulent en ligne, ajoutez une règle stricte, par exemple : « Lors de la réservation, demandez toujours l’adresse email de l’appelant afin que nous puissions lui envoyer le lien Zoom. » Vérifiez que Notifications de réservation des clients et Rappels de rendez-vous sont activés et envoyés par email dans les paramètres de notification.
Le tester
Testez votre réceptionniste en réservant un rendez-vous avec votre propre adresse email. L’email de confirmation affiche le lien Zoom.
Si vous proposez également des rendez-vous en personne
Les modèles d’email de réservation s’appliquent à toutes les réservations. Si seuls certains services se déroulent en ligne, laissez les modèles tels quels et envoyez plutôt le lien avec l’email de procédure personnalisée :
Rédiger l’email
Dans Paramètres → Notifications → Email, sélectionnez Modifier l’email de procédure personnalisée. Rédigez un court message contenant votre lien Zoom et les instructions pour rejoindre la réunion. Sélectionnez Enregistrer.
L’envoyer depuis votre procédure de réservation
Ouvrez Apprendre à votre réceptionniste et modifiez votre procédure de réservation. Ajoutez une étape telle que : « Après avoir réservé @Consultation en ligne, envoyez au client le lien Zoom avec @send_custom_email. » Saisissez @ pour insérer le service et l’outil send_custom_email comme références.
Le tester
Testez votre réceptionniste en réservant le service en ligne avec votre propre adresse email.
L’email de procédure personnalisée ne contient aucun espace réservé. Il ne peut donc pas inclure la date ni l’heure du rendez-vous. Le client reçoit tout de même la confirmation habituelle pour ces informations. Votre réceptionniste demande d’abord une adresse email si aucune n’est enregistrée pour le client.
Limites
- Un lien pour toutes les réservations. Les emails de réservation ne peuvent pas contenir un lien différent par service, membre du personnel ou rendez-vous.
- Les confirmations et rappels par texto utilisent des styles de message prédéfinis. Ils n’incluent donc pas votre lien. Les clients doivent disposer d’un email pour le recevoir.
- L’application Zoom de Zapier propose une action Créer une réunion, mais le lien qu’elle renvoie ne peut pas être ajouté aux emails de réservation de Reception.ai. Cette option n’est donc pas traitée ici.