Zoom
예약 확인 및 알림에 고객의 Zoom 회의 링크를 보내세요.
리셉셔니스트가 Reception.ai 자체 캘린더에서 온라인 예약을 잡으면, 고객은 확인 및 알림 이메일로 Zoom 링크를 받습니다. Zoom과 직접 연동되지는 않으므로 Reception.ai에서 예약마다 별도의 Zoom 회의를 만들 수는 없습니다. 대신 Zoom 개인 회의실과 같은 고정 링크 하나를 예약 이메일에 추가하세요. Zoom Phone 번호로 걸려 온 통화는 Zoom Phone을 참조하세요.
모든 고객에게 동일한 링크가 제공됩니다. 고객이 일찍 입장했을 때 허용할 때까지 기다리고 이전 예약 중인 회의에 들어가지 않도록 해당 회의의 대기실을 활성화하세요.
설정
Zoom 링크 가져오기
Zoom 웹 포털에 로그인하고 회의를 연 다음 개인 회의실 탭을 선택하세요. 편집을 선택하고 대기실을 활성화한 후 저장하세요. 회의 초대 링크를 복사하세요. 계정에서 비밀번호를 사용한다면 고객이 한 번의 클릭으로 참여할 수 있도록 초대 링크에 비밀번호를 포함하는 옵션을 활성화하세요.
확인 이메일에 링크 추가하기
Reception.ai에서 설정 → 알림으로 이동한 후 이메일 탭을 여세요. 이메일 템플릿에서 확인 이메일 편집을 선택하세요. 예약 세부 정보 표에서 행 추가를 선택하고, 레이블에 Zoom link를 입력한 뒤 값으로 https://로 시작하는 전체 링크를 붙여넣으세요. 저장을 선택하세요.
알림에 링크 추가하기
예약 알림 이메일 편집에 동일한 행을 추가하세요. 알림에서 고객에게 확인 요청을 사용한다면 확인 요청 이메일 편집에도 추가하세요. 일정 변경 이메일에는 세부 정보 표가 없으므로 일정 변경 이메일 편집에서 대신 메시지 텍스트에 링크를 추가하세요.
모든 고객의 이메일 수집하기
리셉셔니스트는 확인 이메일 전송을 제안하지만, 발신자는 거절할 수 있습니다. 모든 예약이 온라인으로 진행된다면 다음과 같은 엄격한 규칙을 추가하세요. 예: “예약할 때는 항상 발신자의 이메일 주소를 물어봐서 Zoom 링크를 보낼 수 있도록 하세요.” 알림 설정에서 고객 예약 알림과 예약 알림이 활성화되어 있고 이메일로 전송되도록 설정되어 있는지 확인하세요.
대면 예약도 제공하는 경우
예약 이메일 템플릿은 모든 예약에 적용됩니다. 일부 서비스만 온라인으로 제공한다면 템플릿은 그대로 두고, 대신 맞춤 절차 이메일로 링크를 보내세요.
맞춤 절차 이메일에는 자리 표시자가 없으므로 예약 날짜나 시간을 포함할 수 없습니다. 해당 정보는 고객에게 일반 확인 이메일로 계속 전송됩니다. 고객 정보에 이메일 주소가 없으면 리셉셔니스트가 먼저 이메일 주소를 요청합니다.
제한 사항
- 모든 예약에 하나의 링크만 사용할 수 있습니다. 예약 이메일에는 서비스, 직원 또는 예약별로 다른 링크를 넣을 수 없습니다.
- SMS 확인 및 알림은 사전 설정된 메시지 형식을 사용하므로 링크가 포함되지 않습니다. 고객이 링크를 받으려면 이메일이 필요합니다.
- Zapier의 Zoom 앱에는 Create Meeting 작업이 있지만, 반환되는 링크는 Reception.ai의 예약 이메일에 추가할 수 없으므로 여기서는 다루지 않습니다.