Zoom
Envía a clientes el enlace de tu reunión de Zoom en las confirmaciones y recordatorios de sus reservas.
Tu recepcionista reserva citas online en el calendario de Reception.ai, y tus clientes reciben el enlace de Zoom en sus correos de confirmación y recordatorio. No hay una conexión directa con Zoom, por lo que Reception.ai no puede crear una reunión de Zoom independiente para cada reserva. En su lugar, añade un enlace fijo, como el de tu Sala personal de Zoom, a tus correos de reserva. Para llamadas a un número de Zoom Phone, consulta Zoom Phone.
Todos los clientes reciben el mismo enlace. Activa la sala de espera para esa reunión, de modo que un cliente que se una antes espere hasta que le des acceso y no entre en la cita anterior.
Configuración
Obtén tu enlace de Zoom
Inicia sesión en el portal web de Zoom, abre Reuniones y selecciona la pestaña Sala personal. Selecciona Editar, activa la sala de espera y guarda los cambios. Copia el enlace de invitación de la reunión. Si tu cuenta usa códigos de acceso, activa la opción para incluir el código de acceso en el enlace de invitación, para que los clientes puedan unirse con un solo clic.
Añade el enlace al correo de confirmación
En Reception.ai, ve a Configuración → Notificaciones y abre la pestaña Correo electrónico. En Plantillas de correo electrónico, selecciona Editar correo de confirmación. En la tabla de detalles de la reserva, selecciona Añadir fila, escribe Enlace de Zoom como etiqueta y pega el enlace completo, empezando por https://, como valor. Selecciona Guardar.
Añade el enlace a los recordatorios
Añade la misma fila en Editar correo de recordatorio de cita. Si tus recordatorios usan Pedir al cliente que confirme, añádela también en Editar correo de solicitud de confirmación. El correo de reprogramación no tiene tabla de detalles, así que en Editar correo de reprogramación, añade el enlace al texto del mensaje.
Recopila el correo electrónico de todos los clientes
Tu recepcionista ofrece enviar un correo de confirmación, y quienes llaman pueden rechazarlo. Si todas tus citas son online, añade una regla estricta; por ejemplo: “Al reservar, pide siempre la dirección de correo electrónico de quien llama para poder enviarle el enlace de Zoom”. Comprueba que Notificaciones de reservas de clientes y Recordatorios de citas estén activados y se envíen por correo electrónico en la configuración de notificaciones.
Pruébalo
Prueba tu recepcionista reservando una cita con tu propia dirección de correo electrónico. El correo de confirmación muestra el enlace de Zoom.
Si también ofreces citas presenciales
Las plantillas de correo de reserva se aplican a todas las reservas. Si solo algunos servicios son online, deja las plantillas como están y envía el enlace con el correo del procedimiento personalizado:
Escribe el correo
En Configuración → Notificaciones → Correo electrónico, selecciona Editar correo de procedimiento personalizado. Escribe un mensaje breve con tu enlace de Zoom e instrucciones para unirse. Selecciona Guardar.
Envíalo desde tu procedimiento de reserva
Abre Enseña a tu recepcionista y edita tu procedimiento de reserva. Añade un paso como: “Después de reservar @Consulta online, envía al cliente el enlace de Zoom con @send_custom_email”. Escribe @ para insertar el servicio y la herramienta send_custom_email como referencias.
Pruébalo
Prueba tu recepcionista reservando el servicio online con tu propia dirección de correo electrónico.
El correo del procedimiento personalizado no tiene marcadores de posición, por lo que no puede incluir la fecha ni la hora de la cita. El cliente seguirá recibiendo la confirmación habitual con esos datos. Tu recepcionista pide primero una dirección de correo electrónico si el cliente no tiene ninguna registrada.
Limitaciones
- Un enlace para todas las reservas. Los correos de reserva no pueden incluir un enlace diferente para cada servicio, miembro del personal o cita.
- Las confirmaciones y recordatorios por SMS usan estilos de mensaje predefinidos, por lo que no incluyen tu enlace. Los clientes necesitan recibir correos electrónicos para obtenerlo.
- La aplicación de Zoom de Zapier tiene una acción Crear reunión, pero el enlace que devuelve no se puede añadir a los correos de reserva de Reception.ai, por lo que no se trata aquí.