Zoom
Skicka kunder din Zoom-möteslänk i deras bokningsbekräftelser och påminnelser.
Din receptionist bokar onlinebesök i Reception.ais egen kalender, och dina kunder får Zoom-länken i sina bekräftelse- och påminnelsemejl. Det finns ingen direkt Zoom-anslutning, så Reception.ai kan inte skapa ett separat Zoom-möte för varje bokning. I stället lägger du till en fast länk, till exempel ditt personliga Zoom-rum, i dina bokningsmejl. För samtal till ett Zoom Phone-nummer, se Zoom Phone.
Alla kunder får samma länk. Aktivera väntrummet för mötet så att en kund som ansluter tidigt väntar tills du släpper in dem och inte hamnar mitt i föregående besök.
Konfigurera
Hämta din Zoom-länk
Logga in på Zooms webbportal, öppna Meetings och välj fliken Personal Room. Välj Edit, aktivera väntrummet och spara. Kopiera mötets inbjudningslänk. Om ditt konto använder lösenkoder aktiverar du alternativet för att bädda in lösenkoden i inbjudningslänken, så att kunder kan ansluta med ett klick.
Lägg till länken i bekräftelsemejlet
I Reception.ai går du till Settings → Notifications och öppnar fliken Email. Under Email templates väljer du Edit confirmation email. I tabellen med bokningsuppgifter väljer du Add row, skriver Zoom link som etikett och klistrar in hela länken, som börjar med https://, som värde. Välj Save.
Lägg till länken i påminnelser
Lägg till samma rad i Edit appointment reminder email. Om dina påminnelser använder Ask client to confirm lägger du till den även i Edit confirmation request email. Mejlet för ombokning har ingen uppgiftstabell, så i Edit reschedule email lägger du i stället till länken i meddelandetexten.
Samla in varje kunds e-postadress
Din receptionist erbjuder ett bekräftelsemejl, och uppringare kan tacka nej. Om alla dina besök är online lägger du till en strikt regel, till exempel: “När du bokar ska du alltid fråga efter uppringarens e-postadress så att vi kan skicka Zoom-länken.” Kontrollera att Clients booking notifications och Appointment reminders är aktiverade och skickas via e-post i aviseringsinställningarna.
Testa
Testa din receptionist genom att boka ett besök med din egen e-postadress. Bekräftelsemejlet visar Zoom-länken.
Om du även erbjuder fysiska besök
E-postmallarna för bokningar gäller för alla bokningar. Om bara vissa tjänster är online låter du mallarna vara som de är och skickar i stället länken med e-postmeddelandet för den anpassade proceduren:
Skriv mejlet
I Settings → Notifications → Email väljer du Edit custom procedure email. Skriv ett kort meddelande med din Zoom-länk och instruktioner för hur man ansluter. Välj Save.
Skicka det från din bokningsprocedur
Öppna Teach your receptionist och redigera din bokningsprocedur. Lägg till ett steg som: “Efter bokning av @Online consultation, skicka Zoom-länken till kunden med @send_custom_email.” Skriv @ för att infoga tjänsten och verktyget send_custom_email som referenser.
E-postmeddelandet för den anpassade proceduren har inga platshållare och kan därför inte innehålla besökets datum eller tid. Kunden får fortfarande den vanliga bekräftelsen för dessa uppgifter. Din receptionist frågar först efter en e-postadress om kunden inte har någon registrerad.
Begränsningar
- En länk för alla bokningar. Bokningsmejl kan inte innehålla olika länkar per tjänst, medarbetare eller besök.
- SMS-bekräftelser och påminnelser använder förinställda meddelandestilar och innehåller därför inte din länk. Kunder behöver e-post för att få den.
- Zapiers Zoom-app har åtgärden Create Meeting, men länken den returnerar kan inte läggas till i Reception.ais bokningsmejl, så den behandlas inte här.