Zoom
Senden Sie Ihren Kunden den Zoom-Meeting-Link in ihren Buchungsbestätigungen und Erinnerungen.
Ihr Empfangsassistent bucht Online-Termine im eigenen Kalender von Reception.ai, und Ihre Kunden erhalten den Zoom-Link in ihren Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails. Es gibt keine direkte Zoom-Verbindung, daher kann Reception.ai nicht für jede Buchung ein separates Zoom-Meeting erstellen. Stattdessen fügen Sie einen festen Link, etwa zu Ihrem persönlichen Zoom-Raum, zu Ihren Buchungs-E-Mails hinzu. Informationen zu Anrufen über eine Zoom-Phone-Nummer finden Sie unter Zoom Phone.
Jeder Kunde erhält denselben Link. Aktivieren Sie den Warteraum für dieses Meeting, damit Kunden, die früh beitreten, warten, bis Sie sie einlassen, und nicht in den vorherigen Termin geraten.
Einrichtung
Zoom-Link abrufen
Melden Sie sich im Zoom-Webportal an, öffnen Sie Meetings und wählen Sie den Tab Personal Room aus. Wählen Sie Edit, aktivieren Sie den Warteraum und speichern Sie. Kopieren Sie den Einladungslink des Meetings. Wenn Ihr Konto Passcodes verwendet, aktivieren Sie die Option, den Passcode in den Einladungslink einzubetten, damit Kunden mit einem Klick beitreten können.
Link zur Bestätigungs-E-Mail hinzufügen
Gehen Sie in Reception.ai zu Settings → Notifications und öffnen Sie den Tab Email. Wählen Sie unter Email templates die Option Edit confirmation email. Wählen Sie in der Tabelle mit Buchungsdetails Add row, geben Sie als Bezeichnung Zoom link ein und fügen Sie den vollständigen Link, beginnend mit https://, als Wert ein. Wählen Sie Save.
Link zu Erinnerungen hinzufügen
Fügen Sie dieselbe Zeile unter Edit appointment reminder email hinzu. Wenn Ihre Erinnerungen Ask client to confirm verwenden, fügen Sie sie auch unter Edit confirmation request email hinzu. Die E-Mail zur Terminverschiebung enthält keine Detailtabelle. Fügen Sie den Link daher unter Edit reschedule email stattdessen zum Nachrichtentext hinzu.
E-Mail-Adresse jedes Kunden erfassen
Ihr Empfangsassistent bietet eine Bestätigungs-E-Mail an, aber Anrufer können dies ablehnen. Wenn alle Ihre Termine online stattfinden, fügen Sie eine strikte Regel hinzu, zum Beispiel: “Fragen Sie bei der Buchung immer nach der E-Mail-Adresse des Anrufers, damit wir ihm den Zoom-Link senden können.” Prüfen Sie in den Benachrichtigungseinstellungen, dass Clients booking notifications und Appointment reminders aktiviert sind und per E-Mail versendet werden.
Testen
Testen Sie Ihren Empfangsassistenten, indem Sie einen Termin mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse buchen. Die Bestätigungs-E-Mail enthält den Zoom-Link.
Wenn Sie auch Termine vor Ort anbieten
Die Vorlagen für Buchungs-E-Mails gelten für jede Buchung. Wenn nur einige Leistungen online stattfinden, lassen Sie die Vorlagen unverändert und senden Sie den Link stattdessen mit der E-Mail für benutzerdefinierte Verfahren:
E-Mail schreiben
Wählen Sie unter Settings → Notifications → Email die Option Edit custom procedure email. Schreiben Sie eine kurze Nachricht mit Ihrem Zoom-Link und Anweisungen zum Beitritt. Wählen Sie Save.
Über Ihr Buchungsverfahren senden
Öffnen Sie Teach your receptionist und bearbeiten Sie Ihr Buchungsverfahren. Fügen Sie einen Schritt hinzu, zum Beispiel: “After booking @Online consultation, send the client the Zoom link with @send_custom_email.” Geben Sie @ ein, um die Leistung und das Tool send_custom_email als Referenzen einzufügen.
Testen
Testen Sie Ihren Empfangsassistenten, indem Sie die Online-Leistung mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse buchen.
Die E-Mail für benutzerdefinierte Verfahren enthält keine Platzhalter und kann daher weder Datum noch Uhrzeit des Termins enthalten. Der Kunde erhält dafür weiterhin die übliche Bestätigung. Ihr Empfangsassistent fragt zuerst nach einer E-Mail-Adresse, wenn für den Kunden keine hinterlegt ist.
Einschränkungen
- Ein Link für alle Buchungen. Buchungs-E-Mails können keinen unterschiedlichen Link pro Leistung, Mitarbeiter oder Termin enthalten.
- SMS-Bestätigungen und -Erinnerungen verwenden vordefinierte Nachrichtenformate und enthalten daher Ihren Link nicht. Kunden benötigen eine E-Mail-Adresse, um ihn zu erhalten.
- Die Zoom-App von Zapier bietet die Aktion Create Meeting, aber der zurückgegebene Link kann nicht zu den Buchungs-E-Mails von Reception.ai hinzugefügt werden und wird hier daher nicht behandelt.