Microsoft Outlook
Outlook-Kalender prüfen, Ereignisse hinzufügen und Ihrem Team aus Anrufen E-Mails senden.
Ihr Empfangsassistent kann sehen, was bereits in Ihrem Outlook-Kalender steht, einen Termin hinzufügen, den er mit einem Anrufer vereinbart hat, und Ihrem Team eine Nachricht aus einem Anruf per E-Mail senden. Die Kalender- und Mail-API von Microsoft (Microsoft Graph) akzeptiert nur OAuth-Anmeldungen. Daher verbindet sich Reception über Zapier.
Das ist nicht dasselbe wie die integrierte Terminbuchung von Reception. Ihr Empfangsassistent liest eine Liste von Terminen, nicht Ihre freien Zeitfenster, und nichts verhindert, dass zwei Anrufer dieselbe Zeit buchen. Nutzen Sie dies, um Termine zu protokollieren und E-Mails zu senden. Für Echtzeitbuchungen nach Verfügbarkeit nutzen Sie die eigene Terminbuchung von Reception mit Google Calendar, Calendly oder Cal.com.
Einrichtung
Outlook-Aktionen hinzufügen
Fügen Sie auf Ihrem Zapier-MCP-Server unter mcp.zapier.com die unten aufgeführten Aktionen aus der App Microsoft Outlook hinzu und melden Sie sich bei Aufforderung durch Zapier bei Ihrem Microsoft-Konto an. Legen Sie für jedes Feld entweder einen festen Wert fest oder lassen Sie es wie angegeben von der KI ausfüllen.
Tools zuweisen
Öffnen Sie in Reception.ai den Tab Tools der Zapier-Integration, wählen Sie Refresh tools und weisen Sie jede Aktion wie angegeben zu.
Testen
Testen Sie Ihren Empfangsassistenten, indem Sie um einen Termin für morgen bitten und anschließend eine Nachricht hinterlassen. Der Termin erscheint in Ihrem Kalender und die E-Mail kommt an.
Aktionen
Kalender prüfen
Ihr Empfangsassistent sieht die Details jedes Termins, einschließlich des Betreffs. Fügen Sie eine Regel hinzu, die ihn anweist, Anrufern nur mitzuteilen, ob eine Zeit frei ist, und nie, was im Kalender steht. Dem Assistant zugewiesen, beantwortet dieselbe Aktion Fragen wie „Was steht morgen in meinem Kalender?“.
Termin hinzufügen
Lassen Sie Attendees leer, sofern Outlook dem Anrufer keine Besprechungseinladung senden soll. Wenn Sie dieses Feld von der KI ausfüllen lassen, bitten Sie Ihren Empfangsassistenten, die E-Mail-Adresse zuerst zu buchstabieren.
Ihrem Team eine E-Mail senden
Legen Sie To Email(s) fest. Wenn die KI dieses Feld ausfüllt, könnte ein Anrufer Ihren Empfangsassistenten dazu bringen, von Ihrem Konto aus E-Mails an beliebige Adressen zu senden.
Einschränkungen
- Ihr Empfangsassistent kann keine freien Zeitfenster, Geschäftszeiten oder Puffer sehen, sondern nur vorhandene Termine. Zwei Anrufer können dieselbe Zeit buchen, wenn beide Anrufe stattfinden, bevor einer der Termine erstellt wird.
- Ihr Empfangsassistent kann Termine nicht verschieben oder stornieren.
- Jede Aktion, die Ihr Empfangsassistent ausführt, verbraucht Tasks aus Ihrem Zapier-Tarif. Zapier zählt derzeit zwei Tasks pro erfolgreichem Aufruf; fehlgeschlagene Aufrufe werden nicht gezählt. Wenn der Tarif aufgebraucht ist, werden die Aktionen bis zur Zurücksetzung angehalten.