Microsoft Outlook
Controleer je Outlook-agenda, voeg gebeurtenissen toe en e-mail je team vanuit gesprekken.
Je receptionist kan zien wat er al in je Outlook-agenda staat, een evenement toevoegen voor een afspraak die met een beller is gemaakt en je team vanuit een gesprek een e-mail sturen. De agenda- en mail-API van Microsoft (Microsoft Graph) accepteert alleen OAuth-aanmeldingen, dus Reception maakt verbinding via Zapier.
Dit is niet hetzelfde als de ingebouwde boekingsfunctie van Reception. Je receptionist leest een lijst met evenementen, niet je beschikbare tijdslots, en niets voorkomt dat twee bellers dezelfde tijd kiezen. Gebruik dit om afspraken te registreren en e-mails te sturen. Gebruik voor realtime boekingen op basis van beschikbaarheid de eigen boekingsfunctie van Reception met Google Calendar, Calendly of Cal.com.
Instellen
De Outlook-acties toevoegen
Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de onderstaande acties uit de app Microsoft Outlook toe en meld je aan bij je Microsoft-account wanneer Zapier daarom vraagt. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI het invullen, zoals aangegeven.
De tools toewijzen
Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe zoals aangegeven.
Testen
Test je receptionist door om een afspraak voor morgen te vragen en daarna een bericht achter te laten. Het evenement verschijnt in je agenda en de e-mail komt aan.
Acties
De agenda controleren
Je receptionist ziet de details van elk evenement, waaronder het onderwerp. Voeg een regel toe die aangeeft dat de receptionist bellers alleen mag vertellen of een tijd beschikbaar is, en nooit wat er in de agenda staat. Als deze actie aan de Assistant is toegewezen, beantwoordt die ook vragen als “Wat staat er morgen in mijn agenda?”.
Een evenement toevoegen
Laat Attendees leeg, tenzij je wilt dat Outlook de beller een vergaderuitnodiging stuurt. Als je de AI dit veld laat invullen, vraag je receptionist dan eerst om het e-mailadres terug te spellen.
Je team e-mailen
Houd To Email(s) vast ingesteld. Als de AI dit invult, kan een beller je receptionist ertoe brengen e-mail vanuit je account naar elk willekeurig adres te sturen.
Beperkingen
- Je receptionist kan geen beschikbare tijdslots, openingstijden of buffertijden zien, alleen bestaande evenementen. Twee bellers kunnen dezelfde tijd boeken als beide gesprekken plaatsvinden voordat een van de evenementen is gemaakt.
- Je receptionist kan evenementen niet verplaatsen of annuleren.
- Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per geslaagd gesprek; mislukte gesprekken worden niet geteld. Wanneer het abonnement is opgebruikt, stoppen de acties totdat het wordt gereset.