Square Appointments | ElevenLabs Documentation

Je receptionist kan een beller in Square zoeken of als klant toevoegen en vervolgens een afspraak in Square Appointments maken op een tijdstip dat de beller vraagt. De boekings-API van Square verwacht geneste objecten die webhooktools niet kunnen versturen, en de MCP-server van Square vereist een OAuth-aanmelding. Daarom maakt Reception verbinding via Zapier.

De Square-app van Zapier kan geen beschikbare tijden controleren. Je receptionist kan dus geen vrije tijdsloten aanbieden of zien of een tijdstip bezet is. Gebruik voor realtime boeken de eigen boekingsfunctie van Reception met Google Calendar, Calendly, of Cal.com.

Instellen

Verbind Zapier

Als je dat nog niet hebt gedaan, verbind je Zapier in Reception.ai.

Voeg de Square-acties toe

Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de onderstaande acties toe en meld je aan bij Square wanneer Zapier daarom vraagt. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI het invullen, zoals aangegeven.

Wijs de tools toe

Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe aan de Client (receptionist).

Test het

Test je receptionist als een nieuwe beller die om een afspraak vraagt. De klant en de afspraak verschijnen in Square.

Acties

Zoek de beller

Veld	Waarde
Zapier action	Find Customer
Set in Zapier	Niets.
Let the AI fill in	Phone Number (het nummer van de beller) of het e-mailadres.
Assign to	Client

Voeg een nieuwe beller toe

Veld	Waarde
Zapier action	Create Customer
Set in Zapier	Niets.
Let the AI fill in	First Name, Last Name, telefoonnummer en e-mailadres.
Assign to	Client

Maak een afspraak

Veld	Waarde
Zapier action	Create Appointment
Set in Zapier	Location en Team Member ID. Appointment Service ID, als je één dienst aanbiedt.
Let the AI fill in	Customer ID (uit Find Customer of Create Customer), Date and Time of Appointment en Note.
Assign to	Client

Als je meerdere diensten aanbiedt, voeg dan ook Find Service toe met Location ingesteld op een vaste waarde, en laat de AI Appointment Service ID invullen op basis van het resultaat.

Voeg een procedure toe voor boekingen: zoek de beller of voeg deze toe, spreek een tijdstip af, lees de datum en tijd terug en maak vervolgens de afspraak.

Beperkingen

Je receptionist kan de beschikbaarheid niet controleren. Deze boekt de tijd die de beller vraagt zonder je agenda te zien.
Met een vaste Team Member ID gaat elke afspraak naar hetzelfde teamlid. Je receptionist kan niet tussen medewerkers kiezen.
Je receptionist kan afspraken niet verzetten of annuleren.
Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per geslaagd gesprek; mislukte gesprekken worden niet geteld. Wanneer het abonnement op is, stoppen de acties totdat het wordt gereset.

Problemen oplossen

Probleem	Wat je moet controleren
Een Square-actie verschijnt niet in Reception.ai	Selecteer Refresh tools in de Zapier-integratie nadat je acties in Zapier hebt toegevoegd.
Een actie toont Changed en wordt niet gebruikt	Je hebt deze in Zapier bewerkt. Selecteer Update op het tabblad Tools.
Create Appointment mislukt	Controleer of het teamlid op de locatie boekbaar is en de dienst aanbiedt.
Afspraken komen op het verkeerde tijdstip terecht	Controleer de tijdzone van je Square-locatie en vraag je receptionist de tijd terug te lezen.
Terugkerende bellers worden twee keer toegevoegd	Voeg een procedure toe zodat je receptionist Find Customer uitvoert vóór Create Customer.