Zoom
Stuur klanten je Zoom-vergaderlink in hun boekingsbevestigingen en herinneringen.
Je receptionist boekt online afspraken in de eigen agenda van Reception.ai en je klanten ontvangen de Zoom-link in hun bevestigings- en herinneringsmails. Er is geen directe Zoom-koppeling, dus Reception.ai kan niet voor elke boeking een aparte Zoom-vergadering maken. In plaats daarvan voeg je één vaste link, zoals je persoonlijke Zoom-ruimte, toe aan je boekingsmails. Voor gesprekken via een Zoom Phone-nummer zie je Zoom Phone.
Elke klant krijgt dezelfde link. Schakel de wachtruimte in voor die vergadering, zodat een klant die vroeg deelneemt wacht totdat je diegene toelaat en niet in de vorige afspraak terechtkomt.
Instellen
Je Zoom-link ophalen
Log in op het Zoom-webportaal, open Vergaderingen en selecteer het tabblad Persoonlijke ruimte. Selecteer Bewerken, schakel de wachtruimte in en sla op. Kopieer de uitnodigingslink van de vergadering. Als je account toegangscodes gebruikt, schakel je de optie in om de toegangscode in de uitnodigingslink op te nemen, zodat klanten met één klik kunnen deelnemen.
De link toevoegen aan de bevestigingsmail
Ga in Reception.ai naar Instellingen → Meldingen en open het tabblad E-mail. Selecteer onder E-mailsjablonen Bevestigingsmail bewerken. Selecteer in de tabel met boekingsgegevens Rij toevoegen, typ Zoom-link als label en plak de volledige link, beginnend met https://, als waarde. Selecteer Opslaan.
De link toevoegen aan herinneringen
Voeg dezelfde rij toe in Herinneringsmail voor afspraak bewerken. Als je herinneringen Klant vragen om te bevestigen gebruiken, voeg je deze ook toe in E-mail met bevestigingsverzoek bewerken. De e-mail voor het verzetten van een afspraak heeft geen tabel met gegevens, dus voeg je in E-mail voor afspraak verzetten bewerken de link toe aan de berichttekst.
Het e-mailadres van elke klant verzamelen
Je receptionist biedt een bevestigingsmail aan en bellers kunnen nee zeggen. Als al je afspraken online zijn, voeg dan een strikte regel toe, bijvoorbeeld: “Vraag bij het boeken altijd om het e-mailadres van de beller, zodat we diegene de Zoom-link kunnen sturen.” Controleer in de meldingsinstellingen of Meldingen voor klantboekingen en Afspraakherinneringen zijn ingeschakeld en per e-mail worden verstuurd.
Testen
Test je receptionist door een afspraak te boeken met je eigen e-mailadres. De bevestigingsmail bevat de Zoom-link.
Als je ook afspraken op locatie aanbiedt
De e-mailsjablonen voor boekingen gelden voor elke boeking. Als slechts enkele services online zijn, laat je de sjablonen ongewijzigd en stuur je de link in plaats daarvan met de e-mail voor de aangepaste procedure:
De e-mail schrijven
Selecteer in Instellingen → Meldingen → E-mail E-mail voor aangepaste procedure bewerken. Schrijf een kort bericht met je Zoom-link en instructies om deel te nemen. Selecteer Opslaan.
De e-mail versturen vanuit je boekingsprocedure
Open Je receptionist instrueren en bewerk je boekingsprocedure. Voeg een stap toe zoals: “Stuur de klant na het boeken van @Online consultation de Zoom-link met @send_custom_email.” Typ @ om de service en de tool send_custom_email als verwijzingen in te voegen.
De e-mail voor de aangepaste procedure heeft geen placeholders en kan daarom niet de datum of tijd van de afspraak bevatten. De klant ontvangt daarvoor nog steeds de gebruikelijke bevestiging. Je receptionist vraagt eerst om een e-mailadres als er geen e-mailadres van de klant bekend is.
Beperkingen
- Eén link voor alle boekingen. Boekingsmails kunnen geen verschillende link bevatten per service, medewerker of afspraak.
- Sms-bevestigingen en -herinneringen gebruiken vooraf ingestelde berichtstijlen en bevatten daarom niet je link. Klanten hebben e-mail nodig om deze te ontvangen.
- De Zoom-app van Zapier heeft een actie Create Meeting, maar de link die deze teruggeeft kan niet worden toegevoegd aan de boekingsmails van Reception.ai. Daarom wordt dit hier niet behandeld.