Zoom
Wysyłaj klientom link do spotkania Zoom w potwierdzeniach i przypomnieniach o rezerwacji.
Twój recepcjonista rezerwuje wizyty online we własnym kalendarzu Reception.ai, a klienci dostają link do Zoom w e-mailach z potwierdzeniem i przypomnieniem. Nie ma bezpośredniego połączenia z Zoom, więc Reception.ai nie może tworzyć osobnego spotkania Zoom dla każdej rezerwacji. Zamiast tego dodaj jeden stały link, na przykład do swojego Pokoju osobistego Zoom, do e-maili dotyczących rezerwacji. W przypadku połączeń na numer Zoom Phone zobacz Zoom Phone.
Każdy klient dostaje ten sam link. Włącz poczekalnię dla tego spotkania, aby klient, który dołączy wcześniej, czekał, aż go wpuścisz, i nie trafił na poprzednią wizytę.
Konfiguracja
Pobierz link do Zoom
Zaloguj się do portalu internetowego Zoom, otwórz Spotkania i wybierz kartę Pokój osobisty. Wybierz Edytuj, włącz poczekalnię i zapisz zmiany. Skopiuj link z zaproszeniem na spotkanie. Jeśli twoje konto używa kodów dostępu, włącz opcję osadzania kodu w linku z zaproszeniem, aby klienci mogli dołączyć jednym kliknięciem.
Dodaj link do e-maila z potwierdzeniem
W Reception.ai przejdź do Ustawienia → Powiadomienia i otwórz kartę E-mail. W sekcji Szablony e-maili wybierz Edytuj e-mail z potwierdzeniem. W tabeli szczegółów rezerwacji wybierz Dodaj wiersz, wpisz Zoom link jako etykietę i wklej pełny link zaczynający się od https:// jako wartość. Wybierz Zapisz.
Dodaj link do przypomnień
Dodaj ten sam wiersz w Edytuj e-mail z przypomnieniem o wizycie. Jeśli w przypomnieniach używasz opcji Poproś klienta o potwierdzenie, dodaj go też w Edytuj e-mail z prośbą o potwierdzenie. E-mail o zmianie terminu nie ma tabeli szczegółów, więc w Edytuj e-mail o zmianie terminu dodaj link bezpośrednio do tekstu wiadomości.
Zbieraj adres e-mail każdego klienta
Twój recepcjonista proponuje e-mail z potwierdzeniem, ale dzwoniący mogą odmówić. Jeśli wszystkie wizyty odbywają się online, dodaj ścisłą regułę, na przykład: “Podczas rezerwacji zawsze poproś o adres e-mail dzwoniącego, abyśmy mogli wysłać mu link do Zoom.” Sprawdź, czy Powiadomienia o rezerwacjach klientów i Przypomnienia o wizytach są włączone i wysyłane e-mailem w ustawieniach powiadomień.
Przetestuj
Przetestuj swojego recepcjonistę, rezerwując wizytę na własny adres e-mail. W e-mailu z potwierdzeniem zobaczysz link do Zoom.
Jeśli oferujesz też wizyty stacjonarne
Szablony e-maili dotyczących rezerwacji są używane przy każdej rezerwacji. Jeśli tylko niektóre usługi są online, pozostaw szablony bez zmian i wyślij link w e-mailu z własnej procedury:
Napisz e-mail
W Ustawienia → Powiadomienia → E-mail wybierz Edytuj e-mail z własnej procedury. Napisz krótką wiadomość z linkiem do Zoom i instrukcją dołączenia. Wybierz Zapisz.
E-mail z własnej procedury nie ma placeholderów, więc nie może zawierać daty ani godziny wizyty. Klient nadal otrzyma standardowe potwierdzenie z tymi informacjami. Jeśli klient nie ma zapisanego adresu e-mail, twój recepcjonista najpierw o niego poprosi.
Ograniczenia
- Jeden link dla wszystkich rezerwacji. E-maile dotyczące rezerwacji nie mogą zawierać innego linku dla każdej usługi, pracownika ani wizyty.
- Potwierdzenia i przypomnienia SMS używają gotowych stylów wiadomości, więc nie zawierają twojego linku. Klienci potrzebują e-maila, aby go otrzymać.
- Aplikacja Zoom w Zapier ma akcję Utwórz spotkanie, ale zwróconego przez nią linku nie da się dodać do e-maili dotyczących rezerwacji w Reception.ai, więc nie omawiamy tego tutaj.