Zoom
बुकिंग पुष्टि और रिमाइंडर में क्लाइंट्स को अपना Zoom मीटिंग लिंक भेजें।
आपका रिसेप्शनिस्ट Reception.ai के अपने कैलेंडर में ऑनलाइन अपॉइंटमेंट बुक करता है, और आपके क्लाइंट्स को पुष्टि और रिमाइंडर ईमेल में Zoom लिंक मिलता है। Zoom से कोई सीधा कनेक्शन नहीं है, इसलिए Reception.ai हर बुकिंग के लिए अलग Zoom मीटिंग नहीं बना सकता। इसके बजाय, आप अपने बुकिंग ईमेल में एक तय लिंक जोड़ते हैं, जैसे आपका Zoom Personal Room। Zoom Phone नंबर पर कॉल के लिए, Zoom Phone देखें।
हर क्लाइंट को एक ही लिंक मिलता है। उस मीटिंग के लिए वेटिंग रूम चालू करें, ताकि अगर कोई क्लाइंट जल्दी जुड़ जाए, तो वह आपके अनुमति देने तक इंतज़ार करे और पिछले अपॉइंटमेंट में न पहुंच जाए।
सेट अप करें
अपना Zoom लिंक पाएं
Zoom वेब पोर्टल में साइन इन करें, Meetings खोलें और Personal Room टैब चुनें। Edit चुनें, वेटिंग रूम चालू करें और सेव करें। मीटिंग का इनवाइट लिंक कॉपी करें। अगर आपका अकाउंट पासकोड इस्तेमाल करता है, तो इनवाइट लिंक में पासकोड एम्बेड करने का विकल्प चालू करें, ताकि क्लाइंट्स एक क्लिक में जुड़ सकें।
पुष्टि ईमेल में लिंक जोड़ें
Reception.ai में Settings → Notifications पर जाएं और Email टैब खोलें। Email templates में, Edit confirmation email चुनें। बुकिंग विवरण टेबल में, Add row चुनें, लेबल के तौर पर Zoom link लिखें, और वैल्यू के तौर पर https:// से शुरू होने वाला पूरा लिंक पेस्ट करें। Save चुनें।
रिमाइंडर में लिंक जोड़ें
Edit appointment reminder email में वही पंक्ति जोड़ें। अगर आपके रिमाइंडर में Ask client to confirm इस्तेमाल होता है, तो इसे Edit confirmation request email में भी जोड़ें। रीशेड्यूल ईमेल में विवरण टेबल नहीं होती, इसलिए Edit reschedule email में लिंक को मैसेज टेक्स्ट में जोड़ें।
हर क्लाइंट का ईमेल लें
आपका रिसेप्शनिस्ट पुष्टि ईमेल भेजने की पेशकश करता है, और कॉलर मना कर सकते हैं। अगर आपके सभी अपॉइंटमेंट ऑनलाइन हैं, तो एक सख्त नियम जोड़ें, उदाहरण के लिए: “बुकिंग करते समय, हमेशा कॉलर का ईमेल पता पूछें ताकि हम उन्हें Zoom लिंक भेज सकें।” जांचें कि नोटिफिकेशन सेटिंग्स में Clients booking notifications और Appointment reminders चालू हैं और ईमेल से भेजे जा रहे हैं।
इसे टेस्ट करें
अपने ईमेल पते से अपॉइंटमेंट बुक करके अपने रिसेप्शनिस्ट को टेस्ट करें। पुष्टि ईमेल में Zoom लिंक दिखेगा।
अगर आप आमने-सामने के अपॉइंटमेंट भी देते हैं
बुकिंग ईमेल टेम्प्लेट हर बुकिंग पर लागू होते हैं। अगर केवल कुछ सेवाएं ऑनलाइन हैं, तो टेम्प्लेट को वैसे ही रहने दें और इसके बजाय कस्टम प्रोसीजर ईमेल से लिंक भेजें:
ईमेल लिखें
Settings → Notifications → Email में, Edit custom procedure email चुनें। अपने Zoom लिंक और जुड़ने के तरीके के साथ एक छोटा मैसेज लिखें। Save चुनें।
कस्टम प्रोसीजर ईमेल में कोई प्लेसहोल्डर नहीं होते, इसलिए इसमें अपॉइंटमेंट की तारीख या समय शामिल नहीं हो सकता। इनके लिए क्लाइंट को सामान्य पुष्टि ईमेल फिर भी मिलेगा। अगर क्लाइंट के रिकॉर्ड में ईमेल पता नहीं है, तो आपका रिसेप्शनिस्ट पहले ईमेल पता पूछता है।
सीमाएं
- सभी बुकिंग के लिए एक लिंक। बुकिंग ईमेल में हर सेवा, स्टाफ सदस्य या अपॉइंटमेंट के लिए अलग लिंक नहीं हो सकता।
- SMS पुष्टि और रिमाइंडर तय मैसेज स्टाइल इस्तेमाल करते हैं, इसलिए उनमें आपका लिंक शामिल नहीं होता। क्लाइंट्स को लिंक पाने के लिए ईमेल चाहिए।
- Zapier के Zoom ऐप में Create Meeting ऐक्शन है, लेकिन उससे मिलने वाला लिंक Reception.ai के बुकिंग ईमेल में नहीं जोड़ा जा सकता, इसलिए इसे यहां शामिल नहीं किया गया है।