Microsoft Outlook
अपना Outlook कैलेंडर देखें, इवेंट जोड़ें और कॉल से अपनी टीम को ईमेल भेजें।
आपका रिसेप्शनिस्ट आपके Outlook कैलेंडर में पहले से मौजूद चीज़ें देख सकता है, कॉलर के साथ तय की गई अपॉइंटमेंट के लिए इवेंट जोड़ सकता है और कॉल से मिला संदेश आपकी टीम को ईमेल कर सकता है। Microsoft का कैलेंडर और मेल API (Microsoft Graph) सिर्फ़ OAuth साइन-इन स्वीकार करता है, इसलिए Reception Zapier के ज़रिए कनेक्ट होता है।
यह Reception की बिल्ट-इन बुकिंग से अलग है। आपका रिसेप्शनिस्ट उपलब्ध स्लॉट नहीं, बल्कि इवेंट्स की सूची पढ़ता है, और दो कॉलर को एक ही समय लेने से कोई नहीं रोकता। इसका इस्तेमाल अपॉइंटमेंट लॉग करने और ईमेल भेजने के लिए करें। उपलब्धता के आधार पर रियल-टाइम बुकिंग के लिए Reception की अपनी बुकिंग का इस्तेमाल Google Calendar, Calendly, या Cal.com के साथ करें।
सेट अप करें
Outlook ऐक्शन जोड़ें
mcp.zapier.com पर अपने Zapier MCP सर्वर में Microsoft Outlook ऐप से नीचे दिए गए ऐक्शन जोड़ें और Zapier के कहने पर अपने Microsoft अकाउंट में साइन इन करें। हर फ़ील्ड के लिए, सूची के अनुसार कोई तय वैल्यू सेट करें या AI को भरने दें।
टूल असाइन करें
Reception.ai में Zapier इंटीग्रेशन का Tools टैब खोलें, Refresh tools चुनें और सूची के अनुसार हर ऐक्शन असाइन करें।
इसे टेस्ट करें
कल के लिए अपॉइंटमेंट मांगकर, फिर संदेश छोड़कर अपने रिसेप्शनिस्ट को टेस्ट करें। इवेंट आपके कैलेंडर में दिखेगा और ईमेल पहुँच जाएगा।
ऐक्शन
कैलेंडर देखें
आपका रिसेप्शनिस्ट हर इवेंट की जानकारी देखता है, जिसमें उसका विषय भी शामिल है। उसे बताने के लिए एक नियम जोड़ें कि वह कॉलर को सिर्फ़ यह बताए कि कोई समय खाली है या नहीं, कैलेंडर में क्या है यह कभी न बताए। Assistant को असाइन करने पर, यही ऐक्शन “मेरे कैलेंडर में कल क्या है?” जैसे सवालों का जवाब देता है।
इवेंट जोड़ें
Attendees को खाली छोड़ें, जब तक कि आप Outlook से कॉलर को मीटिंग इनविटेशन नहीं भेजना चाहते। अगर आप AI को यह भरने देते हैं, तो अपने रिसेप्शनिस्ट से पहले ईमेल पता दोहराने के लिए कहें।
अपनी टीम को ईमेल करें
To Email(s) को तय रखें। अगर AI इसे भरता है, तो कोई कॉलर आपके रिसेप्शनिस्ट से आपके अकाउंट से किसी भी पते पर ईमेल भिजवा सकता है।
सीमाएं
- आपका रिसेप्शनिस्ट उपलब्ध स्लॉट, कारोबारी समय या बफ़र नहीं देख सकता, सिर्फ़ मौजूद इवेंट्स देख सकता है। अगर दोनों कॉल इवेंट बनाए जाने से पहले होते हैं, तो दो कॉलर एक ही समय बुक कर सकते हैं।
- आपका रिसेप्शनिस्ट इवेंट्स को बदल या रद्द नहीं कर सकता।
- आपका रिसेप्शनिस्ट जो भी ऐक्शन चलाता है, उसमें आपके Zapier प्लान के टास्क इस्तेमाल होते हैं। Zapier अभी हर सफल कॉल के लिए दो टास्क गिनता है; असफल कॉल नहीं गिनी जातीं। प्लान खत्म होने पर, रीसेट होने तक ऐक्शन रुक जाते हैं।