Microsoft Outlook
Consulta tu calendario de Outlook, añade eventos y envía correos electrónicos a tu equipo desde las llamadas.
Tu recepcionista puede ver lo que ya tienes en tu calendario de Outlook, añadir un evento para una cita que haya acordado con quien llama y enviar por correo electrónico a tu equipo un mensaje de una llamada. La API de calendario y correo de Microsoft (Microsoft Graph) solo acepta inicios de sesión OAuth, por lo que Reception se conecta a través de Zapier.
Esto no es lo mismo que la reserva integrada de Reception. Tu recepcionista lee una lista de eventos, no tus franjas horarias disponibles, y nada impide que dos personas reserven la misma hora. Úsalo para registrar citas y enviar correos electrónicos. Para reservar en tiempo real según la disponibilidad, usa la propia función de reserva de Reception con Google Calendar, Calendly o Cal.com.
Configuración
Añade las acciones de Outlook
En tu servidor MCP de Zapier en mcp.zapier.com, añade las acciones siguientes de la aplicación Microsoft Outlook e inicia sesión en tu cuenta de Microsoft cuando Zapier te lo pida. Para cada campo, establece un valor fijo o deja que la IA lo complete, según se indica.
Asigna las herramientas
En Reception.ai, abre la pestaña Tools de la integración de Zapier, selecciona Refresh tools y asigna cada acción como se indica.
Pruébalo
Prueba tu recepcionista pidiendo una cita para mañana y dejando después un mensaje. El evento aparecerá en tu calendario y llegará el correo electrónico.
Acciones
Consultar el calendario
Tu recepcionista ve los detalles de cada evento, incluido su asunto. Añade una regla que le indique que solo debe decir a quien llama si una hora está libre y nunca qué hay en el calendario. Asignada al Assistant, la misma acción responde a preguntas como «¿Qué tengo mañana en el calendario?».
Añadir un evento
Deja Attendees vacío, salvo que quieras que Outlook envíe a quien llama una invitación a la reunión. Si dejas que la IA lo complete, pide primero a tu recepcionista que repita la dirección de correo electrónico letra por letra.
Enviar un correo a tu equipo
Mantén To Email(s) fijo. Si la IA lo completa, quien llama podría conseguir que tu recepcionista envíe correos electrónicos desde tu cuenta a cualquier dirección.
Limitaciones
- Tu recepcionista no puede ver franjas horarias disponibles, horario comercial ni márgenes, solo eventos existentes. Dos personas pueden reservar la misma hora si ambas llamadas se producen antes de que se cree cualquiera de los eventos.
- Tu recepcionista no puede mover ni cancelar eventos.
- Cada acción que ejecuta tu recepcionista consume tareas de tu plan de Zapier. Actualmente, Zapier cuenta dos tareas por llamada realizada correctamente; las llamadas fallidas no cuentan. Cuando se agota el plan, las acciones se detienen hasta que se renueva.