Microsoft Outlook
Verifique seu calendário do Outlook, adicione eventos e envie e-mails para sua equipe a partir das ligações.
Sua recepcionista pode ver o que já está no seu calendário do Outlook, adicionar um evento para um agendamento que combinou com quem ligou e enviar à sua equipe um e-mail com uma mensagem da chamada. A API de calendário e e-mail da Microsoft (Microsoft Graph) aceita apenas logins OAuth, então a Reception se conecta pelo Zapier.
Isso não é o mesmo que o agendamento integrado da Reception. Sua recepcionista lê uma lista de eventos, não seus horários disponíveis, e nada impede que duas pessoas escolham o mesmo horário. Use isso para registrar agendamentos e enviar e-mails. Para agendamentos em tempo real com base na disponibilidade, use o próprio agendamento da Reception com o Google Calendar, Calendly ou Cal.com.
Configuração
Adicione as ações do Outlook
No seu servidor MCP do Zapier em mcp.zapier.com, adicione as ações abaixo do app Microsoft Outlook e entre na sua conta Microsoft quando o Zapier solicitar. Para cada campo, defina um valor fixo ou deixe a IA preenchê-lo, conforme indicado.
Atribua as ferramentas
No Reception.ai, abra a aba Tools da integração do Zapier, selecione Refresh tools e atribua cada ação conforme indicado.
Teste
Teste sua recepcionista pedindo um agendamento para amanhã e depois deixando uma mensagem. O evento aparecerá no seu calendário e o e-mail chegará.
Ações
Consultar o calendário
Sua recepcionista vê os detalhes de cada evento, incluindo o assunto. Adicione uma regra instruindo-a a informar apenas se um horário está disponível e nunca o que há no calendário. Quando atribuída ao Assistant, a mesma ação responde a perguntas como “O que tenho no calendário amanhã?”.
Adicionar um evento
Deixe Attendees vazio, a menos que queira que o Outlook envie a quem ligou um convite para reunião. Se deixar a IA preenchê-lo, peça primeiro à sua recepcionista que repita o endereço de e-mail.
Enviar e-mail para sua equipe
Mantenha To Email(s) fixo. Se a IA o preencher, quem liga poderá fazer sua recepcionista enviar e-mails da sua conta para qualquer endereço.
Limitações
- Sua recepcionista não consegue ver horários disponíveis, horário comercial nem intervalos, apenas eventos existentes. Duas pessoas podem marcar o mesmo horário se ambas as chamadas ocorrerem antes da criação de qualquer um dos eventos.
- Sua recepcionista não consegue remarcar nem cancelar eventos.
- Cada ação executada pela sua recepcionista usa tarefas do seu plano do Zapier. Atualmente, o Zapier conta duas tarefas por chamada bem-sucedida; chamadas com falha não são contabilizadas. Quando o plano se esgota, as ações param até ele ser renovado.