Microsoft Outlook
La tua receptionist può vedere cosa è già presente nel tuo calendario Outlook, aggiungere un evento per un appuntamento concordato con chi chiama e inviare al tuo team un’email relativa a una chiamata. L’API di Microsoft per calendario e posta (Microsoft Graph) accetta solo accessi OAuth, quindi Reception si collega tramite Zapier.
Non è la stessa cosa della prenotazione integrata di Reception. La tua receptionist legge un elenco di eventi, non le tue fasce orarie libere, e nulla impedisce a due chiamanti di scegliere lo stesso orario. Usala per registrare appuntamenti e inviare email. Per prenotazioni in tempo reale in base alla disponibilità, usa la funzionalità di prenotazione di Reception con Google Calendar, Calendly o Cal.com.
Configurazione
Aggiungi le azioni di Outlook
Nel tuo server MCP di Zapier su mcp.zapier.com, aggiungi le azioni seguenti dell’app Microsoft Outlook e accedi al tuo account Microsoft quando Zapier te lo chiede. Per ogni campo, imposta un valore fisso oppure lascia che sia l’IA a compilarlo, come indicato.
Assegna gli strumenti
In Reception.ai, apri la scheda Strumenti dell’integrazione Zapier, seleziona Aggiorna strumenti e assegna ogni azione come indicato.
Provala
Prova la tua receptionist chiedendo un appuntamento per domani, quindi lascia un messaggio. L’evento viene visualizzato nel tuo calendario e l’email arriva.
Azioni
Controlla il calendario
La tua receptionist vede i dettagli di ogni evento, incluso l’oggetto. Aggiungi una regola che le indichi di dire ai chiamanti solo se un orario è libero e mai cosa c’è in calendario. Se assegnata all’Assistant, la stessa azione risponde a domande come “Cosa c’è nel mio calendario domani?”.
Aggiungi un evento
Lascia vuoto Attendees, a meno che tu non voglia che Outlook invii al chiamante un invito alla riunione. Se lasci che sia l’IA a compilarlo, chiedi prima alla tua receptionist di ripetere l’indirizzo email.
Invia un’email al tuo team
Mantieni fisso To Email(s). Se lo compila l’IA, un chiamante potrebbe indurre la tua receptionist a inviare email dal tuo account a qualsiasi indirizzo.
Limitazioni
- La tua receptionist non può vedere le fasce orarie libere, gli orari di apertura o gli intervalli tra appuntamenti, ma solo gli eventi esistenti. Due chiamanti possono prenotare lo stesso orario se entrambe le chiamate avvengono prima della creazione di uno dei due eventi.
- La tua receptionist non può spostare o annullare eventi.
- Ogni azione eseguita dalla tua receptionist usa task del tuo piano Zapier. Attualmente Zapier conta due task per ogni chiamata riuscita; le chiamate non riuscite non vengono conteggiate. Quando il piano si esaurisce, le azioni si interrompono fino al ripristino.