Microsoft Outlook
Consultez votre calendrier Outlook, ajoutez des événements et envoyez des emails à votre équipe depuis les appels.
Votre réceptionniste peut consulter les événements déjà présents dans votre calendrier Outlook, ajouter un événement pour un rendez-vous convenu avec un appelant et envoyer à votre équipe un email à partir d’un appel. L’API de calendrier et de messagerie de Microsoft (Microsoft Graph) n’accepte que les connexions OAuth, c’est pourquoi Reception se connecte via Zapier.
Cela ne correspond pas à la réservation intégrée de Reception. Votre réceptionniste lit une liste d’événements, et non vos créneaux disponibles, et rien n’empêche deux appelants de choisir la même heure. Utilisez cette option pour enregistrer des rendez-vous et envoyer des emails. Pour des réservations en temps réel selon les disponibilités, utilisez la fonction de réservation de Reception avec Google Calendar, Calendly ou Cal.com.
Configuration
Ajouter les actions Outlook
Sur votre serveur MCP Zapier à l’adresse mcp.zapier.com, ajoutez les actions ci-dessous de l’application Microsoft Outlook, puis connectez-vous à votre compte Microsoft lorsque Zapier vous le demande. Pour chaque champ, définissez une valeur fixe ou laissez l’IA le renseigner, comme indiqué.
Attribuer les outils
Dans Reception.ai, ouvrez l’onglet Tools de l’intégration Zapier, sélectionnez Refresh tools, puis attribuez chaque action comme indiqué.
Tester la configuration
Testez votre réceptionniste en demandant un rendez-vous pour demain, puis en laissant un message. L’événement apparaît dans votre calendrier et l’email est envoyé.
Actions
Consulter le calendrier
Votre réceptionniste consulte les détails de chaque événement, y compris son objet. Ajoutez une règle lui indiquant de seulement dire aux appelants si un créneau est disponible, sans jamais révéler le contenu du calendrier. Attribuée à l’Assistant, cette même action répond à des questions telles que « Qu’y a-t-il dans mon calendrier demain ? ».
Ajouter un événement
Laissez Attendees vide, sauf si vous souhaitez qu’Outlook envoie une invitation à la réunion à l’appelant. Si vous laissez l’IA le renseigner, demandez d’abord à votre réceptionniste de faire épeler l’adresse email.
Envoyer un email à votre équipe
Gardez To Email(s) fixe. Si l’IA le renseigne, un appelant pourrait amener votre réceptionniste à envoyer un email depuis votre compte à n’importe quelle adresse.
Limites
- Votre réceptionniste ne peut pas consulter les créneaux disponibles, les horaires d’ouverture ni les marges entre les rendez-vous, seulement les événements existants. Deux appelants peuvent réserver le même créneau si les deux appels ont lieu avant la création de l’un ou l’autre événement.
- Votre réceptionniste ne peut ni déplacer ni annuler des événements.
- Chaque action exécutée par votre réceptionniste utilise des tâches de votre forfait Zapier. Zapier compte actuellement deux tâches par appel réussi ; les appels échoués ne sont pas comptabilisés. Lorsque le forfait est épuisé, les actions s’arrêtent jusqu’à sa réinitialisation.