Acuity Scheduling | ElevenLabs Documentation

Grâce aux outils webhook ci-dessous, votre réceptionniste peut vérifier les disponibilités d’un type de rendez-vous et inscrire l’appelant à un créneau disponible. Acuity envoie au client son email de confirmation habituel.

Avant de commencer

Vérifiez votre forfait

Acuity inclut l’accès à l’API uniquement dans son forfait le plus complet, Premium, précédemment appelé Powerhouse. Avec les autres forfaits, les outils ci-dessous échouent avec une erreur 403.

Obtenez vos identifiants API

Dans Acuity, ouvrez Intégrations, recherchez API, puis copiez votre ID utilisateur et votre clé API.

Créez l’en-tête d’autorisation

Acuity utilise votre ID utilisateur comme nom d’utilisateur et la clé API comme mot de passe. Encodez-les dans un terminal en remplaçant les deux espaces réservés :

printf 'USER_ID:API_KEY' | base64

La valeur de l’en-tête est Basic suivi du résultat.

Ne collez pas votre clé API dans un encodeur en ligne. Toute personne qui la possède peut consulter et modifier vos rendez-vous et les informations de vos clients.

Trouvez l’ID du type de rendez-vous

Copiez le lien de planification directe du type de rendez-vous que vous souhaitez faire prendre par votre réceptionniste. Le numéro après appointmentType= dans le lien est son ID. Les outils ci-dessous l’utilisent à la place de APPOINTMENT_TYPE_ID.

Créez les outils

Pour chaque outil, accédez à Intégrations, sélectionnez Ajouter une intégration, choisissez Outil webhook et définissez Attribuer aux agents sur Réceptionniste.

Vérifier les créneaux disponibles

Champ	Valeur
Nom	`check_acuity_availability`
Description	”Répertorie les créneaux de rendez-vous disponibles à une date donnée. Utilisez-le avant de proposer un créneau à l’appelant.”
Méthode	GET
URL	`https://acuityscheduling.com/api/v1/availability/times`
En-têtes de requête	`Authorization`: `Basic` suivi des identifiants encodés
Paramètres de requête	`appointmentTypeID` (nombre, obligatoire) : “Toujours la valeur exacte `APPOINTMENT_TYPE_ID`.” `date` (chaîne, obligatoire) : “La date à vérifier, au format AAAA-MM-JJ.”

Prendre un rendez-vous

Champ	Valeur
Nom	`book_acuity_appointment`
Description	”Inscrivez l’appelant à un créneau disponible après qu’il en a choisi un. Confirmez d’abord la date et l’heure avec lui.”
Méthode	POST
URL	`https://acuityscheduling.com/api/v1/appointments`
En-têtes de requête	`Authorization`: `Basic` suivi des identifiants encodés
Paramètres du corps	`datetime` (chaîne, obligatoire) : “L’heure choisie, exactement telle que renvoyée dans une valeur `time` par `check_acuity_availability`.” `appointmentTypeID` (nombre, obligatoire) : “Toujours la valeur exacte `APPOINTMENT_TYPE_ID`.” `firstName` (chaîne, obligatoire) : “Le prénom de l’appelant.” `lastName` (chaîne, obligatoire) : “Le nom de famille de l’appelant.” `email` (chaîne, obligatoire) : “L’adresse email de l’appelant. Demandez-lui de l’épeler.” `phone` (chaîne) : “Le numéro de téléphone de l’appelant.”

Sélectionnez Activer sur chaque outil, puis testez votre réceptionniste en demandant un rendez-vous. La réservation apparaît dans votre calendrier Acuity.

Pour prendre plusieurs types de rendez-vous, remplacez « Toujours la valeur exacte » dans les deux outils par une liste, par exemple : « Utilisez 111 pour une consultation de 30 minutes et 222 pour une séance de 60 minutes. »

Limites

Acuity exige une adresse email pour chaque réservation. Votre réceptionniste demande donc aux appelants d’épeler la leur.
Les réponses au formulaire d’admission sont envoyées sous forme de liste, ce que les outils webhook ne peuvent pas envoyer. Seul un administrateur peut définir des notes de réservation, mais cette méthode ignore les contrôles de disponibilité d’Acuity. Les outils ci-dessus ne définissent donc ni l’un ni l’autre.
Les outils ne peuvent ni annuler ni reprogrammer de rendez-vous. Ces actions nécessitent l’ID du rendez-vous dans l’URL.

Dépannage

Problème	Vérification
Erreur 401 renvoyée par Acuity	Encodez `USER_ID:API_KEY` avec les deux-points et commencez la valeur de l’en-tête par `Basic` suivi d’un espace.
Erreur 403 renvoyée par Acuity	Votre forfait n’inclut pas l’accès à l’API.
Aucun créneau n’est renvoyé	Vérifiez l’ID du type de rendez-vous et que ce type a des heures disponibles à cette date.
La réservation échoue avec `not_available`	Le créneau est déjà pris ou n’est pas disponible. Demandez à la réceptionniste de vérifier à nouveau les créneaux disponibles avant de réserver.
La réservation échoue car un champ est manquant	Votre compte peut exiger un numéro de téléphone. Rendez `phone` obligatoire dans l’outil de réservation.