Zoom
La tua receptionist fissa appuntamenti online nel calendario di Reception.ai e i tuoi clienti ricevono il link Zoom nelle email di conferma e promemoria. Non esiste una connessione diretta con Zoom, quindi Reception.ai non può creare una riunione Zoom separata per ogni prenotazione. Aggiungi invece un unico link fisso, ad esempio quello della tua sala personale Zoom, alle email di prenotazione. Per le chiamate a un numero Zoom Phone, consulta Zoom Phone.
Tutti i clienti ricevono lo stesso link. Attiva la sala d’attesa per quella riunione, così un cliente che accede in anticipo aspetterà finché non lo ammetti e non entrerà nell’appuntamento precedente.
Configurazione
Ottieni il tuo link Zoom
Accedi al portale web di Zoom, apri Riunioni e seleziona la scheda Sala personale. Seleziona Modifica, attiva la sala d’attesa e salva. Copia il link di invito della riunione. Se il tuo account utilizza codici di accesso, attiva l’opzione per incorporare il codice di accesso nel link di invito, così i clienti potranno partecipare con un clic.
Aggiungi il link all’email di conferma
In Reception.ai, vai a Impostazioni → Notifiche e apri la scheda Email. In Modelli email, seleziona Modifica email di conferma. Nella tabella dei dettagli della prenotazione, seleziona Aggiungi riga, inserisci Link Zoom come etichetta e incolla il link completo, che inizia con https://, come valore. Seleziona Salva.
Aggiungi il link ai promemoria
Aggiungi la stessa riga in Modifica email di promemoria dell’appuntamento. Se i tuoi promemoria utilizzano Chiedi al cliente di confermare, aggiungila anche in Modifica email di richiesta di conferma. L’email di riprogrammazione non include una tabella dei dettagli, quindi in Modifica email di riprogrammazione aggiungi invece il link al testo del messaggio.
Raccogli l’email di ogni cliente
La tua receptionist propone un’email di conferma e chi chiama può rifiutare. Se tutti i tuoi appuntamenti sono online, aggiungi una regola rigorosa, ad esempio: “Durante la prenotazione, chiedi sempre l’indirizzo email di chi chiama, così possiamo inviargli il link Zoom.” Verifica che Notifiche di prenotazione ai clienti e Promemoria degli appuntamenti siano attivi e inviati via email nelle impostazioni delle notifiche.
Provala
Prova la tua receptionist prenotando un appuntamento con il tuo indirizzo email. L’email di conferma mostra il link Zoom.
Se offri anche appuntamenti in presenza
I modelli di email per le prenotazioni si applicano a ogni prenotazione. Se solo alcuni servizi sono online, lascia i modelli così come sono e invia invece il link con l’email della procedura personalizzata:
Scrivi l’email
In Impostazioni → Notifiche → Email, seleziona Modifica email della procedura personalizzata. Scrivi un breve messaggio con il tuo link Zoom e le istruzioni per partecipare. Seleziona Salva.
Inviala dalla procedura di prenotazione
Apri Insegna alla tua receptionist e modifica la procedura di prenotazione. Aggiungi un passaggio come: “Dopo aver prenotato @Consulenza online, invia al cliente il link Zoom con @send_custom_email.” Digita @ per inserire il servizio e lo strumento send_custom_email come riferimenti.
L’email della procedura personalizzata non contiene segnaposto, quindi non può includere la data o l’ora dell’appuntamento. Il cliente riceverà comunque la consueta conferma con queste informazioni. Se il cliente non ne ha uno registrato, la tua receptionist chiede prima un indirizzo email.
Limitazioni
- Un solo link per tutte le prenotazioni. Le email di prenotazione non possono contenere un link diverso per servizio, membro del personale o appuntamento.
- Le conferme e i promemoria via SMS utilizzano stili di messaggio predefiniti, quindi non includono il tuo link. I clienti devono usare l’email per riceverlo.
- L’app Zoom di Zapier offre un’azione Crea riunione, ma il link restituito non può essere aggiunto alle email di prenotazione di Reception.ai, quindi non è trattata qui.