Zoom
Envie aos clientes o link da sua reunião no Zoom nas confirmações e lembretes de agendamento.
Sua recepcionista agenda compromissos online no próprio calendário do Reception.ai, e seus clientes recebem o link do Zoom nos e-mails de confirmação e lembrete. Não há uma conexão direta com o Zoom, então o Reception.ai não pode criar uma reunião separada no Zoom para cada agendamento. Em vez disso, você adiciona um link fixo, como o da sua Sala Pessoal do Zoom, aos e-mails de agendamento. Para chamadas em um número do Zoom Phone, consulte Zoom Phone.
Todos os clientes recebem o mesmo link. Ative a sala de espera dessa reunião para que um cliente que entre mais cedo espere até você liberá-lo e não entre no compromisso anterior.
Configuração
Obtenha seu link do Zoom
Entre no portal web do Zoom, abra Reuniões e selecione a aba Sala Pessoal. Selecione Editar, ative a sala de espera e salve. Copie o link de convite da reunião. Se sua conta usa senhas, ative a opção de incorporar a senha ao link de convite para que os clientes possam entrar com um clique.
Adicione o link ao e-mail de confirmação
No Reception.ai, acesse Configurações → Notificações e abra a aba E-mail. Em Modelos de e-mail, selecione Editar e-mail de confirmação. Na tabela de detalhes do agendamento, selecione Adicionar linha, digite Link do Zoom como rótulo e cole o link completo, começando com https://, como valor. Selecione Salvar.
Adicione o link aos lembretes
Adicione a mesma linha em Editar e-mail de lembrete do compromisso. Se seus lembretes usam Pedir confirmação ao cliente, adicione-a também em Editar e-mail de solicitação de confirmação. O e-mail de reagendamento não tem tabela de detalhes, então, em Editar e-mail de reagendamento, adicione o link ao texto da mensagem.
Colete o e-mail de todos os clientes
Sua recepcionista oferece um e-mail de confirmação, e quem liga pode recusar. Se todos os seus compromissos forem online, adicione uma regra rigorosa, por exemplo: “Ao agendar, sempre peça o endereço de e-mail de quem liga para podermos enviar o link do Zoom.” Verifique se Notificações de agendamento para clientes e Lembretes de compromissos estão ativados e são enviados por e-mail nas configurações de notificações.
Teste
Teste sua recepcionista agendando um compromisso com seu próprio endereço de e-mail. O e-mail de confirmação mostra o link do Zoom.
Se você também oferece compromissos presenciais
Os modelos de e-mail de agendamento são aplicados a todos os agendamentos. Se apenas alguns serviços forem online, deixe os modelos como estão e envie o link pelo e-mail de procedimento personalizado:
Escreva o e-mail
Em Configurações → Notificações → E-mail, selecione Editar e-mail de procedimento personalizado. Escreva uma mensagem curta com seu link do Zoom e instruções de como entrar. Selecione Salvar.
Envie pelo seu procedimento de agendamento
Abra Ensine sua recepcionista e edite seu procedimento de agendamento. Adicione uma etapa como: “Depois de agendar @Consulta online, envie ao cliente o link do Zoom usando @send_custom_email.” Digite @ para inserir o serviço e a ferramenta send_custom_email como referências.
O e-mail de procedimento personalizado não tem placeholders, então não pode incluir a data ou o horário do compromisso. O cliente ainda recebe a confirmação padrão com essas informações. Sua recepcionista pede primeiro um endereço de e-mail se o cliente não tiver um cadastrado.
Limitações
- Um link para todos os agendamentos. Os e-mails de agendamento não podem ter um link diferente para cada serviço, membro da equipe ou compromisso.
- As confirmações e os lembretes por SMS usam estilos de mensagem predefinidos, portanto não incluem seu link. Os clientes precisam de e-mail para recebê-lo.
- O app Zoom do Zapier tem uma ação Criar reunião, mas o link retornado não pode ser adicionado aos e-mails de agendamento do Reception.ai, portanto não é abordado aqui.