Zoom
予約確認とリマインダーで、顧客にZoomミーティングのリンクを送信します。
受付担当者はReception.aiのカレンダーでオンライン予約を受け付け、クライアントには確認メールとリマインダーメールでZoomリンクが送られます。Zoomとは直接連携していないため、Reception.aiで予約ごとに個別のZoomミーティングを作成することはできません。代わりに、Zoomパーソナルミーティングルームなどの固定リンクを1つ予約メールに追加します。Zoom Phone番号への通話については、Zoom Phoneを参照してください。
すべてのクライアントに同じリンクが送られます。そのミーティングの待機室を有効にしてください。早めに参加したクライアントは、入室を許可するまで待機するため、前の予約に入ってしまうことがありません。
設定
Zoomリンクを取得する
Zoomウェブポータルにサインインし、ミーティングを開いて、パーソナルルームタブを選択します。編集を選択し、待機室を有効にして保存します。ミーティングの招待リンクをコピーします。アカウントでパスコードを使用している場合は、招待リンクにパスコードを埋め込むオプションを有効にすると、クライアントがワンクリックで参加できます。
確認メールにリンクを追加する
Reception.aiで、設定 → 通知の順に移動し、メールタブを開きます。メールテンプレートで、確認メールを編集を選択します。予約詳細の表で、行を追加を選択し、ラベルにZoom linkと入力して、値にhttps://から始まる完全なリンクを貼り付けます。保存を選択します。
リマインダーにリンクを追加する
予約リマインダーメールを編集にも同じ行を追加します。リマインダーでクライアントに確認を依頼を使用している場合は、確認依頼メールを編集にも追加します。予約変更メールには詳細の表がないため、予約変更メールを編集では、代わりにメッセージ本文へリンクを追加します。
すべてのクライアントのメールアドレスを収集する
受付担当者は確認メールを案内しますが、発信者は断ることもできます。すべての予約がオンラインの場合は、厳格なルールを追加してください。例：「予約時には、Zoomリンクを送信できるよう、必ず発信者のメールアドレスを尋ねる。」通知設定で、クライアントの予約通知と予約リマインダーが有効になっており、メールで送信されるよう設定されていることを確認します。
対面予約も提供する場合
予約メールのテンプレートは、すべての予約に適用されます。一部のサービスだけがオンラインの場合は、テンプレートを変更せず、代わりにカスタム手順メールでリンクを送信します。
カスタム手順メールにはプレースホルダーがないため、予約の日付や時刻を記載できません。これらの情報については、通常の確認メールが引き続きクライアントに送られます。クライアントのメールアドレスが登録されていない場合は、受付担当者が先にメールアドレスを尋ねます。
制限事項
- すべての予約で使用できるリンクは1つです。予約メールには、サービス、スタッフ、予約ごとに異なるリンクを設定できません。
- SMSの確認とリマインダーには既定のメッセージ形式が使用されるため、リンクは含まれません。リンクを受け取るにはメールが必要です。
- ZapierのZoomアプリにはミーティングを作成アクションがありますが、返されたリンクをReception.aiの予約メールに追加できないため、ここでは扱いません。