Gmail
E-mail jezelf gespreksnotities vanuit je Gmail-account en maak conceptantwoorden voor bellers.
Je receptionist kan jou of je team vanuit je eigen Gmail-account een e-mail sturen met een notitie over een gesprek en een antwoord aan een beller als concept opstellen zodat je het kunt controleren en versturen. De API van Gmail accepteert alleen OAuth-aanmeldingen, dus Reception maakt verbinding via Zapier.
Misschien heb je Gmail hiervoor niet nodig. Reception.ai stuurt na elk gesprek al een samenvatting na het gesprek naar elk Gmail-adres dat je toevoegt. Deze bevat een link naar het gesprek in je Inbox, waar je het volledige transcript kunt lezen en de opname kunt afspelen. Gebruik de onderstaande Gmail-acties wanneer je wilt dat de e-mail vanuit je eigen Gmail-account wordt verstuurd of wanneer je zelf wilt bepalen wat erin staat.
Instellen
Voeg de Gmail-acties toe
Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de onderstaande acties uit de app Gmail toe en log in op je Google-account wanneer Zapier daarom vraagt. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI het invullen, zoals vermeld.
Wijs de tools toe
Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe zoals vermeld.
Voeg een procedure toe
Je receptionist kan tools alleen gebruiken zolang het gesprek nog bezig is. Voeg een procedure toe die aangeeft dat de gespreksnotitie moet worden verstuurd voordat er afscheid wordt genomen.
Acties
E-mail jezelf een gespreksnotitie
Houd To vast en laat Cc, Bcc, Reply To en bijlagen leeg. Als de AI deze invult, kan een beller je receptionist ertoe brengen e-mail van je Gmail-account naar elk willekeurig adres te sturen.
Maak een conceptantwoord voor de beller
Het concept blijft in de map Drafts van Gmail staan totdat je het controleert en verstuurt. Vraag je receptionist om het e-mailadres van de beller terug te spellen. Gebruik in plaats daarvan de custom procedure email van Reception in Notifications om bellers direct een vaste e-mail te sturen.
Doorzoek je e-mail
Je assistent kan dan vragen beantwoorden zoals “Heeft de leverancier me vandaag een e-mail gestuurd?”. Wijs deze nooit toe aan de Client: daarmee zouden bellers je receptionist vragen kunnen stellen over je e-mail.
Beperkingen
- Je receptionist schrijft de e-mail op basis van wat er tijdens het gesprek is gehoord. Deze kan het transcript of de opname niet bijvoegen en kan je niet e-mailen nadat het gesprek is beëindigd. De samenvatting na het gesprek doet dat wel.
- Gmail beperkt het aantal e-mails dat een account per dag verstuurt. Gebruik bij grote gespreksvolumes de samenvatting na het gesprek of een verzendservice zoals Resend.
- Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per geslaagd gesprek; mislukte gesprekken worden niet meegeteld. Wanneer het abonnement op is, stoppen de acties totdat het wordt gereset.