Skip to navigation
IntegratiesInstallatiehandleidingenService op locatie

Workiz

Zet oproepen om in Workiz-leads die je team kan inplannen.

Je receptionist kan een beller als nieuwe lead aan Workiz toevoegen, met contactgegevens, serviceadres en wat de beller nodig heeft, zodat je team kan opvolgen en het werk kan inplannen. De API van Workiz verwacht het geheim in de requestbody, waar webhooktools dit aan de AI zouden blootstellen. Daarom maakt Reception verbinding via Zapier.

De Workiz-app van Zapier kan leads en taken maken, maar kan geen klanten opzoeken of je planning controleren.

Voordat je begint

Zapier maakt verbinding met Workiz via je API-token en API-secret. Hiervoor heb je de Developer API-add-on nodig:

  1. Selecteer in Workiz Feature Center in de navigatiebalk.
  2. Selecteer onder Add-ons Developer API en schakel de toggle in.
  3. Open de pagina Developer en kopieer je API-token en API-secret. Zapier vraagt om beide wanneer je Workiz koppelt.

Als je Feature Center of de pagina Developer niet kunt zien, vraag je accountbeheerder dan om de machtiging Account Settings in Roles & Permissions in te schakelen voor je gebruikerstype.

Het API-token en -secret geven toegang tot je Workiz-account. Bewaar ze veilig en deel ze niet met anderen.

Instellen

1

Zapier koppelen

Als je dat nog niet hebt gedaan, koppel je Zapier in Reception.ai.

2

De Workiz-actie toevoegen

Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de Workiz-actie Create Lead toe en koppel je account. De velden van Zapier staan niet in dezelfde volgorde als op de Workiz-pagina Developer, dus plak het token en het secret in de bijbehorende velden.

VeldWaarde
Zapier-actieCreate Lead
Instellen in ZapierDe bron van de taak, bijvoorbeeld Reception. Deze moet al als advertentiebron bestaan in Workiz.
Laat de AI invullenVoor- en achternaam, telefoonnummer, e-mail, het serviceadres en de leadnotities: wat de beller nodig heeft, wanneer die beschikbaar is en al het andere dat die je heeft verteld.
Toewijzen aanClient
3

De tool toewijzen

Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs Create Lead toe aan de Client (receptionist).

4

Testen

Test je receptionist als een nieuwe beller die een reparatie nodig heeft. De lead verschijnt in Workiz met je taakbron.

Voeg een procedure toe waarin je receptionist wordt gevraagd om het volledige adres met postcode en een telefoonnummer van 10 cijfers te vragen voordat deze de lead maakt.

Beperkingen

  • Je receptionist kan bestaande klanten niet vinden, waardoor een terugkerende beller als nieuwe lead kan worden toegevoegd. Filter in Workiz op je taakbron om nieuwe leads te controleren.
  • De Workiz-app van Zapier kan je planning niet controleren. Create Job plant een taak op een vast tijdstip in en vereist een taaktype, dus laat dit aan je team over, tenzij je wilt dat voorkeurstijden van bellers direct in je agenda worden gezet.
  • Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per geslaagde oproep; mislukte oproepen tellen niet mee. Wanneer het abonnement is opgebruikt, stopt de actie tot het wordt gereset.

Problemen oplossen

ProbleemWat je moet controleren
Create Lead verschijnt niet in Reception.aiSelecteer Refresh tools in de Zapier-integratie nadat je de actie in Zapier hebt toegevoegd.
De actie toont Changed en wordt niet gebruiktJe hebt deze in Zapier bewerkt. Selecteer Update op het tabblad Tools.
Zapier meldt dat authenticatie is misluktHet token en secret staan mogelijk in de verkeerde velden of zijn niet langer geldig. Kopieer ze opnieuw vanaf de pagina Developer.
Fout bij veldvalidatie van WorkizDe taakbron moet exact overeenkomen met een advertentiebron in Workiz. Telefoonnummers moeten 10 cijfers hebben en postcodes 5.