ServiceTitan
Je receptionist kan bellers opzoeken in ServiceTitan, nieuw werk als boeking sturen zodat je medewerkers die gesprekken aannemen het kunnen beoordelen, en bestaande klanten vertellen wanneer hun volgende afspraak is. De API van ServiceTitan wisselt een client-ID en secret uit voor tokens met een korte geldigheid en vereist ook een app-sleutel. Dat kunnen webhooktools niet, dus Reception maakt verbinding via Zapier.
Voordat je begint
De Zapier-integratie van ServiceTitan bevindt zich in open bèta en ServiceTitan biedt deze aan zoals deze is. Om verbinding te maken:
- Een ServiceTitan-beheerder dient het Zapier-registratieformulier van ServiceTitan in. ServiceTitan neemt contact met je op over de volgende stappen.
- Ga in ServiceTitan naar Settings → Integrations → API Application Access, selecteer Connect New App en kies Zapier 3.0.X.
- Controleer de scopes, kies een optie voor Booking Provider en selecteer Allow Access.
- Genereer een client secret en kopieer deze, samen met de client-ID en je tenant-ID.
De client secret geeft toegang tot je ServiceTitan-gegevens. Bewaar deze veilig en deel hem niet.
Instellen
De ServiceTitan-acties toevoegen
Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de onderstaande acties toe uit de app ServiceTitan (3.0.X). Voer je tenant-ID, client-ID en client secret in om verbinding te maken, en kies de productieomgeving. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI het invullen, zoals aangegeven.
De tools toewijzen
Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe aan de Client (receptionist).
Testen
Test je receptionist als een nieuwe beller die een reparatie nodig heeft. De boeking verschijnt in ServiceTitan zodat je team deze kan beoordelen.
Acties
De beller zoeken
Een boeking versturen
Een boeking is de veiligste manier om nieuw werk te versturen. Je medewerkers die gesprekken aannemen beoordelen deze in ServiceTitan en zetten hem om in een opdracht, zodat je receptionist nooit rechtstreeks in je planningsbord boekt.
External Id moet uniek zijn voor elke boeking. Voeg een procedure toe die je receptionist vertelt het telefoonnummer van de beller te gebruiken, gevolgd door de huidige datum en tijd.
De afspraken van een klant controleren
Beperkingen
- De ServiceTitan-app van Zapier kan capaciteit of beschikbaarheid van monteurs niet controleren, dus de tijd op een boeking is de voorkeur van de beller en geen bevestigd tijdslot.
- Create Job en Create Appointment vereisen ID’s voor de locatie, business unit, het opdrachttype en de campagne, en boeken rechtstreeks in je planning. Laat deze aan je medewerkers die gesprekken aannemen over.
- De integratie bevindt zich in open bèta en ServiceTitan ondersteunt deze niet officieel.
- Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per geslaagde aanroep; mislukte aanroepen tellen niet mee. Als het abonnement op is, stoppen de acties totdat het wordt gereset.