ServiceTitan
Recherchez des clients, envoyez les nouvelles réservations à ServiceTitan et informez les appelants de l’heure de leur rendez-vous.
Votre réceptionniste peut rechercher les appelants dans ServiceTitan, envoyer les nouvelles demandes sous forme de réservation pour vérification par vos standardistes et indiquer aux clients existants la date de leur prochain rendez-vous. L’API de ServiceTitan échange un ID et un secret client contre des jetons de courte durée, et nécessite également une clé d’application, ce que les outils webhook ne peuvent pas faire. Reception se connecte donc via Zapier.
Avant de commencer
L’intégration Zapier de ServiceTitan est en bêta ouverte et ServiceTitan la fournit telle quelle. Pour la connecter :
- Un administrateur ServiceTitan envoie le formulaire d’inscription Zapier de ServiceTitan. ServiceTitan vous contacte ensuite pour vous indiquer les prochaines étapes.
- Dans ServiceTitan, accédez à Settings → Integrations → API Application Access, sélectionnez Connect New App, puis choisissez Zapier 3.0.X.
- Vérifiez les portées, choisissez une option Booking Provider, puis sélectionnez Allow Access.
- Générez un secret client et copiez-le, avec l’ID client et votre ID de locataire.
Le secret client donne accès à vos données ServiceTitan. Conservez-le en lieu sûr et ne le partagez pas.
Configuration
Ajouter les actions ServiceTitan
Dans votre serveur MCP Zapier sur mcp.zapier.com, ajoutez les actions ci-dessous depuis l’application ServiceTitan (3.0.X). Pour vous connecter, saisissez votre ID de locataire, votre ID client et votre secret client, puis choisissez l’environnement de production. Pour chaque champ, définissez une valeur fixe ou laissez l’IA le renseigner, comme indiqué.
Attribuer les outils
Dans Reception.ai, ouvrez l’onglet Outils de l’intégration Zapier, sélectionnez Actualiser les outils, puis attribuez chaque action au Client (réceptionniste).
Tester
Testez votre réceptionniste en vous faisant passer pour un nouvel appelant ayant besoin d’une réparation. La réservation apparaît dans ServiceTitan pour vérification par votre équipe.
Actions
Rechercher l’appelant
Envoyer une réservation
Une réservation est le moyen le plus sûr d’envoyer une nouvelle demande. Vos standardistes la vérifient dans ServiceTitan et la transforment en intervention. Votre réceptionniste ne réserve ainsi jamais directement dans votre planning de répartition.
External Id doit être unique pour chaque réservation. Ajoutez une procédure demandant à votre réceptionniste d’utiliser le numéro de téléphone de l’appelant suivi de la date et de l’heure actuelles.
Vérifier les rendez-vous d’un client
Limites
- L’application ServiceTitan de Zapier ne peut pas vérifier la capacité ni la disponibilité des techniciens. L’heure figurant sur une réservation correspond donc à la préférence de l’appelant, et non à un créneau confirmé.
- Create Job et Create Appointment nécessitent les ID du lieu, de l’unité opérationnelle, du type d’intervention et de la campagne, et réservent directement dans votre planning. Laissez ces actions à vos standardistes.
- L’intégration est en bêta ouverte et ServiceTitan ne la prend pas officiellement en charge.
- Chaque action exécutée par votre réceptionniste utilise des tâches de votre forfait Zapier. Zapier compte actuellement deux tâches par appel réussi, les appels échoués ne sont pas comptabilisés. Lorsque le forfait est épuisé, les actions s’arrêtent jusqu’à sa réinitialisation.