ServiceTitan | ElevenLabs Documentation

Ihre Rezeption kann Anrufer in ServiceTitan suchen, neue Arbeiten als Buchung zur Prüfung durch Ihre Anrufannahme weiterleiten und bestehenden Kunden mitteilen, wann ihr nächster Termin ist. Die API von ServiceTitan tauscht eine Client-ID und ein Secret gegen kurzlebige Tokens aus und benötigt außerdem einen App-Schlüssel. Da Webhook-Tools dies nicht können, stellt Reception die Verbindung über Zapier her.

Bevor Sie beginnen

Die Zapier-Integration von ServiceTitan befindet sich in einer offenen Beta-Phase und wird von ServiceTitan ohne Gewähr bereitgestellt. So verbinden Sie sie:

Ein ServiceTitan-Administrator sendet das Zapier-Registrierungsformular von ServiceTitan ab. ServiceTitan kontaktiert Sie mit den nächsten Schritten.
Gehen Sie in ServiceTitan zu Einstellungen → Integrationen → API Application Access, wählen Sie Connect New App und dann Zapier 3.0.X.
Prüfen Sie die Berechtigungsbereiche, wählen Sie eine Option für Booking Provider und wählen Sie Allow Access.
Generieren Sie ein Client-Secret und kopieren Sie es zusammen mit der Client-ID und Ihrer Tenant-ID.

Das Client-Secret ermöglicht Zugriff auf Ihre ServiceTitan-Daten. Bewahren Sie es sicher auf und geben Sie es nicht weiter.

Einrichtung

Zapier verbinden

Falls noch nicht geschehen, verbinden Sie Zapier in Reception.ai.

ServiceTitan-Aktionen hinzufügen

Fügen Sie auf Ihrem Zapier-MCP-Server unter mcp.zapier.com die unten aufgeführten Aktionen aus der App ServiceTitan (3.0.X) hinzu. Geben Sie zum Verbinden Ihre Tenant-ID, Client-ID und Ihr Client-Secret ein und wählen Sie die Produktionsumgebung. Legen Sie für jedes Feld entweder einen festen Wert fest oder lassen Sie es wie angegeben von der KI ausfüllen.

Tools zuweisen

Öffnen Sie in Reception.ai den Tab Tools der Zapier-Integration, wählen Sie Tools aktualisieren und weisen Sie jede Aktion dem Client (der Rezeption) zu.

Testen

Testen Sie Ihre Rezeption als neuer Anrufer, der eine Reparatur benötigt. Die Buchung wird in ServiceTitan zur Prüfung durch Ihr Team angezeigt.

Aktionen

Anrufer finden

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Kunden suchen
In Zapier festlegen	Nichts.
Von der KI ausfüllen lassen	Telefon (Nummer des Anrufers) oder Name.
Zuweisen zu	Client

Buchung senden

Eine Buchung ist der sicherste Weg, neue Arbeiten weiterzuleiten. Ihre Anrufannahme prüft sie in ServiceTitan und wandelt sie in einen Auftrag um. So bucht Ihre Rezeption nie über Ihre Dispositionsplanung hinweg.

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Buchung erstellen
In Zapier festlegen	Booking Provider, Quelle (zum Beispiel `Reception`) sowie optional Geschäftseinheit, Auftragstyp und Kampagne.
Von der KI ausfüllen lassen	Name, Zusammenfassung (das Problem, die Telefonnummer des Anrufers und seine Verfügbarkeit), Is First Time Client, die Serviceadresse, Start (die Wunschzeit des Anrufers) und External Id.
Zuweisen zu	Client

External Id muss für jede Buchung eindeutig sein. Fügen Sie eine Vorgehensweise hinzu, die Ihre Rezeption anweist, die Telefonnummer des Anrufers gefolgt von aktuellem Datum und Uhrzeit zu verwenden.

Kundentermine prüfen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Termine suchen
In Zapier festlegen	Nichts.
Von der KI ausfüllen lassen	Customer Id aus Search Customers.
Zuweisen zu	Client

Einschränkungen

Die ServiceTitan-App von Zapier kann Kapazitäten oder die Verfügbarkeit von Technikern nicht prüfen. Die Zeit einer Buchung ist daher der Wunsch des Anrufers und kein bestätigter Termin.
Create Job und Create Appointment benötigen IDs für Standort, Geschäftseinheit, Auftragstyp und Kampagne und buchen direkt in Ihren Zeitplan. Überlassen Sie sie Ihrer Anrufannahme.
Die Integration befindet sich in einer offenen Beta-Phase und wird von ServiceTitan nicht offiziell unterstützt.
Jede Aktion, die Ihre Rezeption ausführt, verbraucht Tasks aus Ihrem Zapier-Plan. Zapier zählt derzeit zwei Tasks pro erfolgreichem Aufruf; fehlgeschlagene Aufrufe werden nicht gezählt. Wenn der Plan ausgeschöpft ist, werden die Aktionen bis zur Zurücksetzung angehalten.

Fehlerbehebung

Problem	Prüfen Sie
Eine ServiceTitan-Aktion wird nicht in Reception.ai angezeigt	Wählen Sie in der Zapier-Integration Tools aktualisieren, nachdem Sie Aktionen in Zapier hinzugefügt haben.
Eine Aktion zeigt Geändert und wird nicht verwendet	Sie haben sie in Zapier bearbeitet. Wählen Sie im Tab Tools Aktualisieren.
Zapier kann keine Verbindung zu ServiceTitan herstellen	Prüfen Sie, ob Ihre Registrierung genehmigt wurde und ob Sie eine 3.0.X-Client-ID und ein entsprechendes Secret statt eines alten API-Schlüssels verwendet haben.
`UniqueConstraint`-Fehler bei einer Buchung	External Id wiederholt eine frühere Buchung. Stellen Sie sicher, dass sie Datum und Uhrzeit enthält.
Bekannte Kunden werden nicht gefunden	Versuchen Sie es neben der Telefonnummer auch mit dem Namen des Anrufers.