Conversaties

De pagina Conversaties verzamelt elke interactie die je receptionist afhandelt. Deze heeft de volgende tabbladen:

Conversaties: elk telefoongesprek en websitegesprek.
Berichten: terugbelverzoeken en voicemailberichten van bellers.
Offerteaanvragen: aanvragen voor werkzaamheden zonder vaste prijs. Zie Offerteaanvragen.

Vragen die je receptionist niet kon beantwoorden, worden afzonderlijk verzameld in FAQ.

Elke conversatie bevat het volledige transcript, de starttijd, duur en receptionist, en uitkomstlabels:

Uitkomst	Betekenis
Afspraak	Er is een boeking gemaakt, of Geannuleerd als er een is geannuleerd
Bestelling	Er is een bestelling geplaatst of gewijzigd
Klant · Nieuw	Er is een nieuwe klant aangemaakt
Bericht	De beller heeft een bericht achtergelaten
Vraag · Antwoord nodig	De receptionist kon een vraag niet beantwoorden

Intentie en prioriteit

Na elke conversatie voorziet Reception.ai deze van een korte intentie, zoals “Reparatie daklekkage”, en een prioriteit:

Prioriteit	Wanneer deze wordt gebruikt
Noodgeval	Een veiligheidskritieke situatie is nog gaande, zoals een overstroming, brand of medisch noodgeval
Urgent	De beller zegt dat het tijdgevoelig is en een gemiste terugbelafspraak echte gevolgen heeft
Normaal	Al het andere

Een situatie die al veilig is gemaakt, is urgent of normaal, geen noodgeval.

Filters

Filter conversaties op datum, receptionist, uitkomst (nieuwe klant, nieuwe afspraak, bericht of onbeantwoorde vraag), status (geslaagd, mislukt of onbekend) en kanaal (telefoon of web).

Bekijk conversaties regelmatig om de antwoorden van je receptionist te controleren en patronen te vinden die wijzen op nieuwe regels, procedures of updates van de kennisbank.

Berichten

Wanneer een beller wil worden teruggebeld of een bericht wil achterlaten, registreert de receptionist dit met een prioriteitsniveau. Berichten komen van telefoongesprekken en websitechat.

Elk bericht toont de woorden van de beller, een korte overdrachtsnotitie van de receptionist en het nummer van de beller. Nummers die in de chat zijn getypt, worden gemarkeerd als gedeeld door de beller, omdat ze niet kunnen worden geverifieerd.

Berichten worden automatisch gekoppeld aan een klant wanneer het telefoonnummer van de beller bruikbaar is. Vanuit elk bericht kun je:

Contact openen of Contact maken
Conversatie bekijken
Markeren als gelezen of Markeren als ongelezen
Bericht verwijderen

Filter berichten op prioriteit, leesstatus en datum. Het item Conversaties in de zijbalk toont het aantal ongelezen berichten, rood gemarkeerd als een ervan een noodgeval of urgent is.

Schakel Berichten uit in Instellingen → Functies om geen berichten meer aan te nemen.