Conversazioni

La pagina Conversazioni raccoglie tutte le interazioni gestite dalla tua receptionist. Include queste schede:

Conversazioni: tutte le chiamate e le conversazioni sul sito web.
Messaggi: richieste di richiamata e messaggi vocali lasciati da chi chiama.
Richieste di preventivo: richieste per lavori senza un prezzo fisso. Consulta Richieste di preventivo.

Le domande a cui la receptionist non ha potuto rispondere vengono raccolte separatamente nelle FAQ.

Ogni conversazione include la trascrizione completa, l’ora di inizio, la durata e la receptionist, oltre alle etichette del risultato:

Risultato	Significato
Appuntamento	È stata effettuata una prenotazione, oppure Annullata se ne è stata annullata una
Ordine	È stato effettuato o modificato un ordine
Cliente · Nuovo	È stato creato un nuovo cliente
Messaggio	Chi chiama ha lasciato un messaggio
Domanda · Richiede risposta	La receptionist non ha potuto rispondere a una domanda

Intento e priorità

Dopo ogni conversazione, Reception.ai la etichetta con un breve intento, ad esempio “Riparazione perdita dal tetto”, e una priorità:

Priorità	Quando viene usata
Emergenza	È ancora in corso una situazione critica per la sicurezza, come un’alluvione, un incendio o un’emergenza medica
Urgente	Chi chiama afferma che la questione è urgente e una mancata richiamata ha conseguenze concrete
Normale	Tutto il resto

Una situazione già resa sicura è urgente o normale, non un’emergenza.

Filtri

Filtra le conversazioni per data, receptionist, risultato (nuovo cliente, nuovo appuntamento, messaggio o domanda senza risposta), stato (riuscita, non riuscita o sconosciuta) e canale (telefono o web).

Esamina regolarmente le conversazioni per verificare le risposte della receptionist e individuare schemi che suggeriscono nuove regole, procedure o aggiornamenti della knowledge base.

Messaggi

Quando una persona che chiama desidera essere richiamata o chiede di lasciare un messaggio, la receptionist lo registra con un livello di priorità. I messaggi provengono da chiamate telefoniche e chat sul sito web.

Ogni messaggio mostra le parole di chi chiama, una breve nota di passaggio della receptionist e il numero della persona. I numeri digitati in chat sono contrassegnati come condivisi dalla persona, poiché non possono essere verificati.

I messaggi vengono collegati automaticamente a un cliente quando il numero di telefono di chi chiama è utilizzabile. Da ogni messaggio puoi:

Aprire contatto o Creare contatto
Visualizzare conversazione
Segnare come letto o Segnare come non letto
Eliminare messaggio

Filtra i messaggi per priorità, stato di lettura e data. L’elemento Conversazioni nella barra laterale mostra il numero di messaggi non letti, evidenziato in rosso se ce ne sono di emergenza o urgenti.

Per smettere di ricevere messaggi, disattiva Messaggi in Impostazioni → Funzionalità.