Comment les entreprises optimisent leurs workflows avec l'IA conversationnelle

Résumé

• L'IA conversationnelle aide les entreprises à éliminer les inefficacités en automatisant les tâches répétitives et en améliorant les workflows.
• Du service client à la gestion de projet, les outils alimentés par l'IA libèrent les employés pour qu'ils se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Des exemples concrets montrent comment des secteurs comme le commerce de détail, la santé et le marketing bénéficient déjà de ces processus simplifiés.
• Bien que des défis comme l'intégration et l'adoption existent, les entreprises qui adoptent l'IA conversationnelle réalisent des économies de temps et de coûts significatives.
• L'avenir de l'IA conversationnelle promet des capacités encore plus grandes, comme la gestion prédictive des tâches et des interactions hyper-personnalisées.

Vous avez du mal avec ce sentiment inquiétant lorsque vous avez 100 tâches à gérer, et que la plupart sont banales, répétitives ou simplement chronophages ?

Vous n'êtes pas seul. C'est la réalité pour de nombreuses entreprises qui essaient de suivre les opérations quotidiennes, de vider leur boîte de réception et de gérer leur administration personnelle.

Voici l'IA conversationnelle, un outil qui aide les entreprises à simplifier et rationaliser leurs workflows. Avec sa capacité à automatiser les tâches, améliorer la communication et étendre les opérations, l'IA conversationnelle facilite plus que jamais le travail intelligent — pas plus difficile.

Voyons comment les entreprises utilisent l'IA conversationnelle pour transformer leurs workflows et se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Que signifie rationaliser les workflows ?

Rationaliser les workflows consiste à éliminer les inefficacités et à rendre le processus de travail plus fluide.

Prenons l'exemple du traitement d'un remboursement. Dans une entreprise qui les traite manuellement, cette tâche simple peut s'éterniser et devenir complexe. Regardons le workflow derrière un remboursement typiquement traité par un humain.

1. D'abord, le client demande de l'aideLe client envoie un e-mail ou appelle pour demander un remboursement et attend en ligne ou qu'on lui réponde.
2. Ensuite, l'agent examine la demandeUn agent du service client vérifie alors manuellement les détails de la commande et la politique de remboursement. Si le client n'a pas inclus tout ce qui est nécessaire, il y a des échanges pour obtenir plus d'informations.
3. Une approbation est nécessaireL'agent envoie la demande à un responsable ou à une autre équipe pour approbation. Cela peut prendre du temps s'ils traitent d'autres tâches ou demandes.
4. Le traitement du remboursement commenceUne fois approuvé, l'agent soumet le remboursement dans le système, ce qui peut prendre plus de temps s'il doit passer d'un outil ou système à un autre.
5. Le client est informéL'agent envoie un e-mail ou appelle le client pour confirmer le remboursement, ce qui peut être retardé s'il gère plusieurs demandes à la fois.
6. Suivi en cas de problèmeSi le client ne voit pas le remboursement sur son compte, il reprend contact, relançant le processus et causant plus de retards.

Un simple remboursement est un processus en 6 étapes, avec de nombreuses étapes qui s'étendent sur plusieurs jours (ou semaines !). Pas étonnant que le processus de remboursement coûte aux entreprises plus de 200 milliards de dollars chaque année.

Améliorer ce processus grâce à l'IA conversationnelle réduirait ce temps, offrirait une meilleure expérience à vos clients et réduirait le montant d'argent gaspillé sur les demandes de remboursement. Regardez ElevenLabs en action.

Rationaliser ici signifie simplifier la gestion des tâches, automatiser les processus répétitifs et s'assurer que tout se déroule sans accroc du début à la fin.

Dans un contexte professionnel, des workflows rationalisés signifient des résultats plus rapides, des coûts réduits et moins de stress pour les employés. L'IA conversationnelle joue un rôle majeur dans cette transformation.

Agissant comme un assistant numérique, elle aide les entreprises à éliminer les goulets d'étranglement, améliorer la productivité et libérer du temps pour un travail plus stratégique.

5 façons dont l'IA conversationnelle améliore les workflows

Mais comment exactement l'IA peut-elle aider ce processus de remboursement que nous avons examiné ci-dessus ? Et comment peut-elle aider les entreprises à réduire les coûts et offrir une meilleure expérience client ? Voyons quelques exemples.

1. Automatisation des tâches répétitives

De nombreux processus commerciaux sont répétitifs et prévisibles—des candidats parfaits pour l'automatisation. Des tâches comme acheter auprès d'un fournisseur régulier, planifier une réunion ou rapprocher des factures sont chronophages pour les humains mais pas pour l'IA.

C'est la même chose avec les agents IA qui utilisent l'IA conversationnelle pour travailler.Les agents vocaux d'IA conversationnelle peuvent prendre en charge des tâches comme répondre aux FAQ, prendre des rendez-vous, fournir des mises à jour de commande, répondre au téléphone, parler directement au client ou simplement envoyer des messages texte.

Par exemple, imaginez un client appelant pour reprogrammer un rendez-vous. Au lieu d'attendre un représentant humain, il peut interagir avec un assistant IA qui gère tout le processus en quelques secondes. Cela permet non seulement de gagner du temps pour le client, mais aussi de réduire la charge de travail des employés, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

2. Amélioration des communications internes

La communication interne peut souvent être un goulot d'étranglement dans les opérations commerciales.

Les employés perdent un temps précieux à chercher des informations, clarifier des tâches ou résoudre des problèmes mineurs. L'IA conversationnelle agit comme un bureau d'aide virtuel, fournissant des réponses instantanées aux questions courantes.

Par exemple, un employé pourrait se poser des questions comme, « Quelle est la politique de remboursement des frais ? » ou « Qui gère le dernier lancement de produit ? »

Au lieu d'envoyer des e-mails à plusieurs personnes ou de fouiller dans des documents pour obtenir la réponse, ils peuvent obtenir des réponses immédiates de l'IA. Cela garantit une prise de décision plus rapide et permet aux équipes d'avancer.

Encore mieux, les équipes multilingues peuvent rationaliser encore plus les applications en traduisant le contenu interne à travers les pays et les organisations internationales. Prenez par exemple ElevenLabs text to speech multilingue, qui peut transformer n'importe quelle langue en une réponse vocale générée par IA, parfaite pour la formation, répondre aux questions ou fournir des informations d'intégration aux nouveaux employés à travers le monde. Voyez-le en action ici.

3. Accélération des interactions avec les clients

Personne n'aime être mis en attente.

L'IA conversationnelle élimine cette frustration en fournissant des réponses instantanées aux demandes des clients, que ce soit via un chatbot sur un site web ou un assistant vocal au téléphone. Regardez.

Les clients peuvent vérifier la disponibilité des produits, réinitialiser des mots de passe ou suivre des livraisons en temps réel, sans avoir besoin d'attendre une assistance humaine.

Non seulement cela améliore la satisfaction client, mais cela garantit également que les équipes de service peuvent se concentrer sur des problèmes clients plus complexes ou sensibles au lieu de demandes routinières.

4. Rationalisation de la gestion de projet

Gérer des projets implique de nombreux éléments en mouvement ; vous jonglez avec des délais, des tâches, des mises à jour, et plus encore.

L'IA conversationnelle s'intègre parfaitement aux outils de gestion de projet pour rendre ce processus plus fluide.

Les assistants IA peuvent envoyer des rappels, mettre à jour les membres de l'équipe sur l'avancement des tâches et même répondre à des questions comme, « Quelle est la date limite pour ce projet ? » ou « Qui est assigné à cette tâche ? » En automatisant ces mises à jour, les équipes passent moins de temps à courir après les détails et plus de temps à faire le travail qui compte (c'est-à-dire votre vrai travail !)

5. Évolutivité des opérations commerciales

La croissance est formidable, mais faire évoluer les opérations peut être un défi. À mesure que vous grandissez, vous prenez de nouveaux membres d'équipe, de nouvelles responsabilités et de nouvelles exigences coûteuses.

L'IA conversationnelle aide les entreprises à gérer de plus grands volumes d'interactions sans surcharger leurs équipes.

Par exemple, pendant les périodes de pointe comme les ventes de vacances, l'IA conversationnelle peut gérer une augmentation des demandes des clients, s'assurant que personne n'attend.

Du côté interne, les entreprises peuvent utiliser des outils IA pour intégrer de nouveaux employés efficacement, en fournissant des réponses rapides aux questions courantes et en les guidant à travers les processus. Cette évolutivité garantit que les entreprises peuvent croître sans sacrifier la qualité ou la satisfaction client.

Défis de l'adoption de l'IA conversationnelle pour les workflows

Donc, les avantages sont clairs, mais mettre en œuvre l'IA conversationnelle n'est pas toujours une promenade de santé.

Les entreprises rencontrent souvent quelques défis courants, mais ceux-ci peuvent être résolus avec une planification réfléchie. Voyons quelques-uns ci-dessous.

Intégration avec les systèmes existants

Un obstacle majeur est de s'assurer que l'IA conversationnelle fonctionne parfaitement avec les outils et plateformes actuels d'une entreprise. L'IA conversationnelle ne fonctionne que si bien que les données que vous y entrez, ce qui signifie donner au bot accès à vos communications internes et données pour lire, comprendre et restituer.

Que ce soit votre logiciel CRM, vos outils de gestion de projet ou vos systèmes de service client, la compatibilité est essentielle, donc les entreprises devraient trouver un agent d'IA conversationnelle qui s'intègre parfaitement et peut-être investir dans un consultant pour le mettre en place.

Choisir des solutions IA, comme ElevenLabs, avec des capacités d'intégration robustes peut rendre ce processus beaucoup plus facile.

Formation et adoption

Les nouvelles technologies, IA ou non, peuvent effrayer vos équipes. Il y a généralement une période de bouleversement autour de la mise en place d'une nouvelle technologie, donc les entreprises doivent rester au top des bonnes politiques de gestion du changement pour s'assurer qu'elles tirent le meilleur parti de cette nouvelle technologie.

Un plan de formation clair qui se concentre sur la façon dont l'IA soutient leur travail—et non le remplace—peut apaiser ces préoccupations et aider les équipes à s'adapter rapidement. De plus, choisir un agent d'IA conversationnelle avec une courbe d'apprentissage plus petite peut aider votre entreprise à démarrer plus rapidement.

Confidentialité des données

Avec des données sensibles de clients et d'entreprises en jeu, la sécurité est une priorité absolue. Les entreprises doivent choisir des outils IA avec un chiffrement fort, des politiques de confidentialité transparentes et une conformité aux réglementations sur les données.

Construire la confiance avec les clients et les employés commence par protéger leurs informations, et cela signifie choisir un outil d'IA conversationnelle comme ElevenLabs, où vous savez que vos données sont en sécurité.

L'avenir des workflows rationalisés avec l'IA conversationnelle

L'IA conversationnelle ne fait que commencer.

À mesure que la technologie évolue, les entreprises peuvent s'attendre à des capacités encore plus grandes.

Les futurs outils d'IA conversationnelle seront plus proactifs, utilisant la gestion prédictive des tâches pour anticiper ce qui doit être fait avant même qu'on le demande.

Par exemple, un assistant IA pourrait suggérer de suivre un client ou signaler une tâche retardée pour une attention immédiate. Une personnalisation accrue sera également au centre, l'IA adaptant ses interactions aux préférences et au style de chaque individu.

À mesure que l'IA conversationnelle devient plus sophistiquée, elle redéfinira la façon dont les entreprises fonctionnent.

Les workflows seront plus rapides, plus efficaces et moins sujets aux erreurs humaines.

En automatisant les tâches répétitives, en améliorant la communication et en fournissant des informations exploitables, l'IA permettra aux entreprises de se concentrer sur l'innovation et la croissance plutôt que d'être accablées par les défis opérationnels quotidiens.

Créez un chatbot d'IA conversationnelle avec ElevenLabs

Alors, êtes-vous prêt à vous lancer dans votre entreprise et à commencer à rationaliser vos workflows avec la puissance de l'IA conversationnelle ? Voici comment vous pouvez commencer.

Étape 1 : Commencez avec ElevenLabsInscrivez-vous pour un compte ElevenLabs et rendez-vous dans la section Conversational AI Beta pour démarrer.

Étape 2 : Déterminez l'objectif de votre chatbotChoisissez ce que votre chatbot fera, comme répondre aux FAQ, guider les utilisateurs lors des achats ou aider au support client. ElevenLabs propose des modèles spécialisés pour faciliter la configuration.

Étape 3 : Configurez les basesConfigurez la personnalité et le comportement de votre chatbot. Choisissez la langue qu'il utilisera et sélectionnez votre modèle IA préféré—comme GPT-4 Turbo pour des réponses détaillées ou Gemini 1.5 Flash pour des réponses rapides.

Étape 4 : Construisez sa base de connaissancesAjoutez les informations dont votre chatbot aura besoin pour répondre avec précision. Téléchargez des documents, saisissez du contenu textuel ou liez votre site web pour que l'IA puisse apprendre et fournir des réponses pertinentes et contextuelles.

Étape 5 : Personnalisez sa voixAffinez le son de votre chatbot en sélectionnant une voix dans la bibliothèque d'ElevenLabs ou en créant une voix personnalisée qui correspond à votre marque.

Étape 6 : Testez-leFaites passer votre chatbot par des scénarios réels. Utilisez les outils de test d'ElevenLabs pour effectuer des appels ou interactions d'essai et ajustez les paramètres en fonction des performances.

Étape 7 : Lancez et surveillezIntégrez votre chatbot à votre plateforme en utilisant le widget fourni. Ajoutez l'ID du widget à votre site web et ajustez le design pour qu'il corresponde à l'apparence de votre marque. Une fois en ligne, surveillez ses performances pour vous assurer qu'il continue à atteindre vos objectifs.

Le dernier mot

L'IA conversationnelle change la donne pour les entreprises en rationalisant les workflows, en automatisant les tâches et en augmentant l'efficacité, et ElevenLabs, avec son discours remarquablement humain et sa puissante technologie IA, est à la pointe de tout cela.

Donc, la question n'est pas de savoir si l'IA peut améliorer vos workflows ; c'est à quelle vitesse vous pouvez commencer à l'utiliser pour transformer votre entreprise.

Commencez avec ElevenLabs ici.