Generatore IA di messaggi di segreteria telefonica: modelli e guida pratica

Quando non riesci a rispondere in tempo, il messaggio di segreteria è la prima impressione che chi chiama ha di te e del tuo brand. Un messaggio di scarsa qualità, frettoloso o poco nitido, condiziona subito e negativamente la percezione di chi chiama. Al contrario, un messaggio breve e chiaro, di alta qualità, ti presenta al meglio e fa iniziare ogni chiamata nel modo giusto.

Al di là dei vantaggi, registrare un nuovo messaggio di segreteria può richiedere molto tempo. Dalla scrittura dello script alla ricerca di una stanza silenziosa, fino alla registrazione vera e propria della tua voce, ci sono molti passaggi da seguire. Soprattutto se non hai accesso a strumenti di registrazione di qualità, il risultato finale potrebbe essere mediocre nonostante tutto l'impegno.

Un generatore IA di messaggi di segreteria telefonica risolve questi problemi. Con ElevenLabs, puoi generare un messaggio di segreteria in pochi secondi usando il nostro software Text to Speech e creare facilmente un messaggio professionale. Che tu voglia migliorare la tua immagine personale o creare un punto di contatto fluido per i clienti, con un messaggio vocale IA bastano pochi clic per iniziare.

In questo articolo vedremo nel dettaglio come creare il tuo messaggio di segreteria telefonica con l'IA. Scoprirai cosa includere nel messaggio, come ElevenLabs velocizza il processo e diversi modelli da cui partire.

In sintesi

• Un generatore IA di messaggi di segreteria converte rapidamente uno script testuale in una registrazione audio professionale, senza microfoni o studi di registrazione.
• ElevenLabs Text to Speech ti permette di creare gratuitamente un messaggio di segreteria con migliaia di voci e supporto per oltre 32 lingue.
• Esplora modelli di script per messaggi di segreteria pronti all'uso per diversi tipi di attività.
• Mantieni i messaggi di segreteria sotto i 30 secondi. Includi il tuo nome e le informazioni per richiamarti, e aggiornali con nuove informazioni.
• Per caricare il file audio su iPhone, Android o un sistema telefonico aziendale bastano meno di due minuti.

Che cos'è un generatore IA di messaggi di segreteria telefonica?

Un generatore IA di messaggi di segreteria telefonica converte automaticamente un testo scritto in una registrazione audio parlata. Anziché registrare la tua voce, scegli una voce adatta al tuo tono o allo stile della tua attività.

Anche se le voci IA tradizionali possono suonare robotiche, ElevenLabs usa il deep learning e il TTS neurale per produrre parlato con intonazione, ritmo, tonalità e gamma emotiva simili a quelli umani. Il tuo messaggio di segreteria IA sarà praticamente indistinguibile da una registrazione umana. Dopo averlo configurato, potrai anche modificarlo usando la stessa voce, scaricare il file e caricarlo sul tuo dispositivo per chi chiama, in pochi minuti.

Se non vuoi usare una delle migliaia di voci di esempio, puoi usare ElevenLabs Instant Voice Clone per creare un clone di alta qualità della tua voce. Potrai così produrre clip audio con la tua voce, registrandola una volta sola e generando tutte le clip che vuoi.

Come creare un messaggio di segreteria professionale con ElevenLabs

Chiunque può iniziare a usare ElevenLabs per creare un messaggio di segreteria IA personalizzato. Non servono competenze tecniche né costose attrezzature di registrazione.

Ecco una guida passo passo per creare un messaggio di segreteria professionale.

Passaggio 1: scrivi lo script del messaggio

Prima di aprire ElevenLabs e generare il campione audio, prepara uno script. Un buon messaggio di segreteria ha quattro elementi principali:

• Un saluto: un breve saluto per ringraziare la persona della chiamata.
• Il tuo nome: una breve indicazione del tuo nome e cognome, per i messaggi professionali, così la persona sa di aver chiamato il numero giusto.
• Perché non sei disponibile: una breve spiegazione del motivo per cui non puoi rispondere in questo momento, ad esempio perché sei fuori ufficio o rispondi alle chiamate soltanto in determinate fasce orarie.
• Passaggi successivi: come chi chiama può ricontattarti o un'alternativa per mettersi in contatto con te.

Come regola generale, cerca di mantenere lo script intorno alle 60 parole o meno. Se è più lungo, chi chiama potrebbe irritarsi dovendo aspettare la fine del messaggio. Sii chiaro e conciso, ed evita frasi generiche che non aggiungono nulla.

Passaggio 2: apri ElevenLabs Text to Speech

Vai a Text to Speech e crea un account se non ne hai già uno. Puoi generare un messaggio di segreteria IA con il piano Free, senza associare un metodo di pagamento. Una volta nel motore TTS, incolla lo script del passaggio precedente.

Passaggio 3: scegli una voce

ElevenLabs offre migliaia di voci tra cui scegliere, con accenti, stili, toni e lingue diversi. Puoi esplorare tutte le voci disponibili e selezionare quella più adatta alla tua attività.

Per un messaggio aziendale professionale, cerca voci descritte come chiare e autorevoli. In alternativa, puoi abbinare la voce al tuo brand. Se la tua azienda ha un tono concreto e creativo, cerca voci indicate come calde ed espressive.

Quando trovi una voce che potrebbe piacerti, fai clic sul pulsante di anteprima per ascoltarla.

Passaggio 4: modifica le impostazioni della voce

Regola le caratteristiche della voce generata modificando i parametri nella finestra a destra. Puoi modificare:

• Velocità: la rapidità con cui la voce legge lo script. Impostazioni troppo estreme, veloci o lente, possono rendere strano il risultato finale.
• Stabilità: una stabilità elevata rende la voce più coerente tra diverse generazioni.
• Somiglianza: definisce quanto l'output sarà simile al campione vocale.
• Esagerazione dello stile: aggiunge espressività alla registrazione finale; valori alti producono una versione più accentuata dell'originale.

Se vuoi clonare la tua voce e usarla per le registrazioni, vai alla sezione Voice Clone per iniziare.

Passaggio 5: ascolta l'anteprima della registrazione

Dopo aver regolato le caratteristiche della voce IA del generatore di messaggi di segreteria, è il momento di ascoltare l'anteprima. Fai clic su Generate nella parte inferiore dello schermo e ascolta l'output completo. Se qualcosa non suona bene, puoi modificare manualmente lo script o regolare le impostazioni finché il risultato non ti sembra corretto.

Quando sei pronto, puoi scaricare il file in formato MP3.

Passaggio 6: carica il file sul telefono

L'ultimo passaggio è caricare il messaggio di segreteria IA sul tuo dispositivo. Nella sezione seguente trovi le istruzioni per farlo su iPhone, Android e sistemi telefonici fissi.

Esempi di messaggi di segreteria: modelli da usare [10 esempi]

I migliori messaggi di segreteria sono diretti e concisi. Cerca di includere rapidamente tutte le informazioni importanti, così i clienti possono lasciare un messaggio o capire quando richiamare.

Di seguito trovi vari modelli di messaggi di segreteria da usare per la tua attività. Puoi copiarli direttamente o aggiungere i tuoi dati per personalizzarli.

Messaggio di segreteria personale

"Ciao, hai contattato [Il tuo nome]. In questo momento non posso rispondere, ma lascia un messaggio e ti richiamerò appena possibile. Grazie."

Tono: cordiale e accessibile. Durata: circa 10 secondi.

Messaggio di segreteria aziendale standard

"Grazie per aver chiamato [Nome dell'azienda]. Hai contattato [Il tuo nome]. Al momento sono lontano dalla scrivania o sto assistendo un altro cliente. Lascia il tuo nome, numero di telefono e un breve messaggio: ti ricontatterò entro un giorno lavorativo. Grazie."

Tono: professionale e rassicurante. Durata: circa 20 secondi.

Messaggio di segreteria fuori ufficio

"Ciao, hai contattato [Il tuo nome] di [Nome dell'azienda]. Sarò fuori ufficio fino al [Data di rientro]. Per assistenza immediata, contatta [Nome del collega] al [Telefono o e-mail del collega]. Altrimenti, lascia un messaggio e ti risponderò al mio rientro. Grazie per la pazienza."

Tono: informativo e cortese. Durata: circa 20 secondi.

Messaggio di segreteria fuori orario

"Grazie per aver chiamato [Nome dell'azienda]. I nostri orari di ufficio sono [Orari], [Giorni]. Al momento siamo chiusi, ma la tua chiamata è importante per noi. Lascia il tuo nome e numero e ti richiameremo durante il prossimo giorno lavorativo. Per questioni urgenti, scrivici a [Indirizzo e-mail]."

Tono: professionale. Include un contatto alternativo. Durata: circa 22 secondi.

Messaggio di segreteria per le festività

"Buone feste da [Il tuo nome] e dal team di [Nome dell'azienda]. Siamo fuori ufficio per la pausa e torneremo il [Data di rientro]. Lascia il tuo nome e numero e ti contatteremo non appena saremo rientrati. Ti ringraziamo per la pazienza e ti auguriamo delle splendide feste."

Tono: caldo e stagionale. Durata: circa 22 secondi.

Messaggio di segreteria per agente immobiliare

"Ciao, hai contattato [Nome dell'agente] di [Nome dell'agenzia]. Probabilmente sono con dei clienti o sto effettuando una visita. Se chiami per un annuncio o hai domande sull'acquisto o la vendita in [Zona], lascia il tuo nome, numero e un orario in cui posso contattarti. Richiamo tutte le chiamate entro poche ore. Grazie per aver chiamato."

Tono: reattivo e affidabile. Durata: circa 22 secondi.

Modello di messaggio per studio medico (conformità HIPAA)

Questo modello è una guida generale. Consulta il responsabile della conformità per assicurarti che soddisfi i requisiti HIPAA della tua organizzazione.

"Grazie per aver chiamato [Nome dello studio]. Il nostro ufficio è chiuso oppure tutti i membri del personale stanno assistendo altri pazienti. In caso di emergenza medica, riaggancia e chiama il 911. Per lasciare un messaggio, indica il tuo nome e una breve descrizione del motivo della chiamata. Non lasciare data di nascita, dati assicurativi o informazioni mediche dettagliate in questo messaggio. Un membro del nostro team ti richiamerà entro un giorno lavorativo durante gli orari di ufficio, [Orari]."

Tono: professionale e conforme a HIPAA. Invita chi chiama a non lasciare informazioni sensibili in linea con le linee guida safe harbor. Durata: circa 28 secondi.

Messaggio di segreteria per studio dentistico

"Grazie per aver chiamato [Nome dello studio dentistico]. I nostri orari di ufficio sono [Orari], [Giorni]. Al momento non possiamo rispondere alla tua chiamata. Se hai un'emergenza odontoiatrica, chiama [Numero di emergenza] o rivolgiti al pronto soccorso più vicino. Altrimenti, lascia il tuo nome e numero di telefono e un membro del nostro team ti richiamerà durante il prossimo giorno lavorativo."

Tono: utile e chiaro. Include indicazioni per le emergenze. Durata: circa 22 secondi.

Script di segreteria per agente assicurativo

"Ciao, hai contattato [Nome dell'agente] di [Nome dell'agenzia], specialista assicurativo abilitato in [Stato]. In questo momento sono con un cliente o lontano dalla scrivania. Lascia il tuo nome, numero e un orario in cui posso contattarti e ti richiamerò entro un giorno lavorativo. In caso di emergenza relativa alla polizza o per aprire un sinistro, chiama direttamente [Nome della compagnia assicurativa] al [Numero sinistri]. Grazie per aver chiamato."

Tono: professionale e orientato all'azione. Distingue le richieste di routine dalle emergenze. Durata: circa 25 secondi.

Messaggio di segreteria per studio legale e avvocato

"Hai contattato lo studio di [Nome dell'avvocato] presso [Nome dello studio]. Al momento non sono disponibile. Lascia il tuo nome, numero di telefono e una breve descrizione della tua questione: ti richiamerò entro un giorno lavorativo. Tieni presente che lasciare un messaggio in segreteria non costituisce un rapporto avvocato-cliente. Per questioni legali urgenti, contatta [Nome del collega o numero principale dello studio] al [Numero]. Grazie."

Messaggio di segreteria aziendale: buone pratiche e consigli

Il messaggio di segreteria aziendale è la prima cosa che chi chiama sente quando non rispondi. Per rappresentare la tua attività al meglio, deve essere breve e professionale.

Ecco alcune buone pratiche per i messaggi di segreteria aziendali:

• Sii breve: chi chiama deve ascoltare il tuo audio prima di poter lasciare un messaggio. Ogni secondo in più è un secondo in più di attesa per i clienti. Mantienilo breve e semplice per rendere il processo più rapido.
• Indica subito nome e azienda: sin dall'inizio del messaggio, conferma che chi chiama abbia contattato la persona giusta. Se ha sbagliato persona, se ne accorgerà e riaggancerà, risparmiando tempo a entrambi.
• Sii realistico: se indichi una tempistica di risposta, assicurati di poterla rispettare. Se il tuo carico di lavoro cambia, pubblica un nuovo messaggio con il nuovo tempo di risposta.
• Includi un contatto per le emergenze: se la tua attività può ricevere chiamate critiche, indica un numero o una modalità di contatto alternativa per le emergenze che i clienti possano usare.
• Aggiorna spesso il messaggio: dato quanto è facile generare un messaggio di segreteria IA, assicurati di aggiornarlo costantemente con nuove informazioni.
• Usa un generatore IA di alta qualità: evita messaggi di segreteria dal suono robotico o privi di espressività. Usa generatori dal suono naturale come ElevenLabs per rendere l'esperienza del cliente più piacevole possibile.

Includendo questi consigli nella creazione di un messaggio di segreteria aziendale, otterrai un risultato di alta qualità che soddisfa le aspettative dei clienti.

Come configurare il messaggio di segreteria su iPhone, Android e telefoni fissi

Dopo aver scaricato la registrazione del messaggio di segreteria IA da ElevenLabs, avrai un file MP3 pronto da caricare sul sistema telefonico.

La procedura esatta varia per ogni sistema telefonico, quindi segui la guida relativa al tuo dispositivo. Qui sotto vedremo come configurare la segreteria su iPhone, Android e sistemi telefonici aziendali fissi.

iPhone (iOS)

Non puoi caricare direttamente un file MP3 sul tuo iPhone. Puoi però riprodurre la registrazione del messaggio generato dall'IA quando ti viene chiesto di registrare la tua voce. Questo aggiunge circa 20 secondi al processo, ma è la soluzione più semplice. Le altre opzioni richiedono app di terze parti e possono aggiungere complessità non necessaria.

Ecco come aggiungere il file della segreteria a un iPhone:

1. Apri l'app Telefono.
2. Tocca Segreteria in basso a destra.
3. Tocca Saluto in alto a sinistra.
4. Seleziona Personalizzato.
5. Tocca «Registra il tuo audio».
6. Riproduci la registrazione e tocca Salva al termine.
7. Verifica che abbia funzionato, quindi tocca Fine quando sei soddisfatto del risultato.

La prossima volta che qualcuno chiamerà il tuo iPhone e non risponderai, sentirà il messaggio di segreteria generato dall'IA.

Android

Il supporto Android per il caricamento di messaggi di segreteria MP3 varia in base al dispositivo, quindi verifica il tuo modello specifico prima di seguire qualsiasi guida. Ad esempio, i telefoni Google Pixel supportano il caricamento diretto tramite Google Voice: puoi quindi usare questo metodo e saltare la guida. Altri dispositivi potrebbero offrire un portale web per caricare file sul tuo account.

In generale, quando ti viene chiesto di registrare un nuovo messaggio di segreteria, puoi usare il metodo dell'altoparlante, come descritto sopra, per riprodurre la registrazione. Sulla maggior parte dei dispositivi Android puoi:

1. Aprire l'app Telefono.
2. Toccare il menu con tre puntini in alto a destra e selezionare Impostazioni.
3. Toccare Segreteria e Saluto della segreteria; su alcuni modelli potrebbe essere necessario andare in Impostazioni avanzate.
4. Scegliere Saluto personalizzato e seguire le istruzioni per abilitare la registrazione.
5. Riprodurre la registrazione e toccare Salva.
6. Riascoltarla per verificare di averla registrata correttamente, quindi toccare Fine.

Questi passaggi sono una soluzione generale se non riesci a trovare un metodo specifico per il tuo dispositivo per aggiornare i file.

Sistemi telefonici aziendali

La procedura esatta varia in base al provider di gestione delle chiamate, ma nella maggior parte dei casi potrai caricare un MP3 dalla dashboard di amministrazione. Sistemi come RingCentral, Microsoft Teams Phone e Zoom Phone accettano tutti file MP3.

Ecco una guida generale da seguire, a seconda del provider:

1. Accedi al portale di amministrazione del sistema telefonico.
2. Vai a Voicemail, quindi a Voicemail Settings, e seleziona Greetings.
3. Seleziona Upload Custom Greeting o un'opzione simile.
4. Carica il file MP3 di ElevenLabs e seleziona Save.

Probabilmente il tuo provider offre un tutorial online per il proprio sistema, ma questi passaggi sono in gran parte coerenti tra le diverse piattaforme.

Come scegliere un generatore IA di messaggi di segreteria

Per ottenere un messaggio di segreteria della migliore qualità, scegli un provider che offra modelli di alta qualità e controlli personalizzabili. Una voce piatta o monotona può risultare sgradevole per i clienti, quindi qualità e profondità del modello vocale sono fondamentali.

In genere, questi sono i fattori che distinguono i generatori IA di messaggi di segreteria:

• Qualità della voce: il messaggio di segreteria rappresenta la tua attività, quindi la qualità della voce deve essere eccellente. Ascolta campioni audio di diversi provider per trovare quello che ti sembra più naturale.
• Selezione delle voci: un ottimo generatore di messaggi di segreteria offre un'ampia scelta di voci. Non accontentarti di una o due voci di esempio. Cerca un provider con voci di varie età, generi, toni e accenti regionali.
• Personalizzazione: se una piattaforma TTS offre opzioni di personalizzazione, puoi aggiungere sfumature al messaggio di segreteria. Come minimo, i provider dovrebbero permetterti di modificare aspetti dell'output finale come velocità ed espressività.
• Limiti di utilizzo: ElevenLabs TTS offre token sufficienti per generare vari messaggi di segreteria senza passare a un piano oltre il Free.

ElevenLabs soddisfa questi quattro criteri e molti altri. Che tu abbia bisogno di un rapido messaggio personale o di una voce unica per i sistemi telefonici della tua attività, abbiamo un'opzione per te.

Crea il tuo messaggio di segreteria con ElevenLabs Text to Speech

Un messaggio di segreteria rappresenta la tua attività e diventa un punto di contatto ricorrente lungo tutto il percorso del cliente. Creare un messaggio di segreteria IA di alta qualità presenta la tua attività al meglio e ti aiuta a trasmettere un'immagine curata e professionale.

ElevenLabs Text to Speech ti aiuta a creare messaggi di segreteria dal suono naturale in pochi minuti. Scopri di più sulla nostra piattaforma o inizia registrandoti per un account Free oggi.

FAQ sul generatore IA di messaggi di segreteria