Generatore IA di messaggi di segreteria telefonica: modelli e guida pratica

Quando non riesci a rispondere in tempo al telefono, il messaggio di segreteria è la prima impressione che chi chiama ha di te e del tuo brand. Un messaggio di bassa qualità, frettoloso o poco chiaro, condiziona subito e negativamente la percezione di chi chiama. Al contrario, un messaggio di segreteria di alta qualità, conciso e chiaro, ti presenta al meglio e fa iniziare ogni chiamata nel modo giusto.

Al di là dei vantaggi, registrare un nuovo messaggio di segreteria può richiedere tempo. Dalla stesura del testo alla ricerca di una stanza silenziosa, fino alla registrazione vera e propria della voce, ci sono molti passaggi da seguire. Soprattutto se non hai accesso ad attrezzature di registrazione di qualità, il risultato finale potrebbe essere mediocre, nonostante tutto l'impegno.

Un generatore IA di messaggi di segreteria risolve questi problemi. Con ElevenLabs, puoi generare un messaggio di segreteria in pochi secondi usando il nostro software Text to Speech, per creare facilmente un messaggio professionale. Che tu voglia migliorare la tua immagine personale o creare un punto di contatto efficace per i clienti, il tuo messaggio di segreteria IA ti permette di iniziare in pochi clic.

In questo articolo vedremo come creare il tuo messaggio di segreteria IA. Spiegheremo cosa includere nel messaggio, come ElevenLabs accelera il processo e forniremo diversi modelli da cui partire.

In breve

• Un generatore IA di messaggi di segreteria converte rapidamente un testo in una registrazione audio professionale, senza bisogno di microfoni o studi di registrazione.
• ElevenLabs Text to Speech ti permette di creare gratuitamente un messaggio di segreteria con migliaia di voci e il supporto per oltre 32 lingue.
• Esplora modelli pronti all'uso di testi per messaggi di segreteria adatti a diversi tipi di attività.
• Mantieni i messaggi di segreteria sotto i 30 secondi. Includi il tuo nome e le informazioni per essere ricontattato, e aggiornali con nuove informazioni.
• Per caricare il file audio su iPhone, Android o un sistema telefonico aziendale bastano meno di due minuti.

Cos'è un generatore IA di messaggi di segreteria?

Un generatore IA di messaggi di segreteria converte automaticamente un testo scritto in una registrazione audio parlata. Anziché dover registrare la tua voce, selezioni una voce adatta al tuo tono o allo stile della tua attività.

Anche se le voci IA tradizionali possono suonare robotiche, ElevenLabs usa il deep learning e il TTS neurale per produrre parlato con intonazione, ritmo, tonalità e gamma emotiva simili a quelli umani. Il tuo messaggio di segreteria IA risulterà praticamente indistinguibile dalle registrazioni umane. Dopo averlo configurato, potrai anche modificarlo usando la stessa voce, scaricare il file e caricarlo sul dispositivo per chi chiama in pochi minuti.

Se non vuoi usare una delle migliaia di voci di esempio, puoi usare ElevenLabs Instant Voice Clone per creare un clone di alta qualità della tua voce. Così potrai produrre clip audio con la tua voce, registrandola una volta sola e generando tutte le clip che desideri.

Come creare un messaggio di segreteria professionale con ElevenLabs

Chiunque può iniziare a usare ElevenLabs per creare un messaggio di segreteria IA personalizzato. Non servono competenze tecniche né costose attrezzature di registrazione.

Ecco una guida passo passo per creare un messaggio di segreteria professionale.

Passaggio 1: scrivi il testo del messaggio di segreteria

Prima di aprire ElevenLabs e generare il campione audio, ti servirà un testo da usare. Un buon messaggio di segreteria include quattro componenti principali:

• Un saluto: un breve saluto per ringraziare la persona della chiamata.
• Il tuo nome: una rapida menzione del tuo nome e cognome, per messaggi professionali, per confermare che la persona abbia chiamato il numero giusto.
• Perché non sei disponibile: una breve spiegazione del motivo per cui non puoi rispondere al telefono, che tu sia fuori ufficio (OOO) o accetti chiamate soltanto in determinate fasce orarie.
• Passaggi successivi: come chi chiama può ricontattarti o un modo alternativo per farlo.

Come regola generale, cerca di mantenere il testo entro circa 60 parole. Se è più lungo, chi chiama potrebbe innervosirsi dovendo attendere la fine del messaggio. Sii chiaro e conciso, ed evita frasi generiche che non aggiungono nulla al messaggio di segreteria.

Passaggio 2: apri ElevenLabs Text to Speech

Vai a Text to Speech e crea un account se non ne hai già uno. Puoi generare un messaggio di segreteria IA con il piano Free, senza associare un metodo di pagamento. Una volta aperto il motore TTS, incolla il testo del passaggio precedente.

Passaggio 3: scegli una voce

ElevenLabs offre migliaia di voci tra cui scegliere, con accenti, stili, toni e lingue diversi. Puoi esplorare tutte le voci disponibili e selezionare quella più adatta alla tua attività.

Per un messaggio aziendale professionale, cerca voci descritte come chiare e autorevoli. In alternativa, puoi abbinare la voce al tuo brand. Se la tua azienda è creativa e alla mano, cerca voci contrassegnate come calde ed espressive.

Quando trovi una voce che potrebbe piacerti, fai clic sul pulsante di anteprima per ascoltarla.

Passaggio 4: regola le impostazioni vocali

Perfeziona le caratteristiche della voce generata regolando i parametri nella finestra a destra. Puoi modificare:

• Velocità: la rapidità con cui la voce legge il testo. Un valore troppo estremo, veloce o lento, può produrre un risultato innaturale.
• Stabilità: una stabilità elevata rende la voce più coerente tra diverse generazioni.
• Somiglianza: definisce quanto l'output assomiglierà al campione vocale.
• Esagerazione dello stile: aggiunge espressività alla registrazione finale; valori elevati producono una versione più accentuata dell'originale.

Se vuoi clonare la tua voce e usarla per le registrazioni, vai alla sezione Voice Clone per iniziare.

Passaggio 5: ascolta l'anteprima della registrazione

Dopo aver regolato le caratteristiche della voce IA del generatore di messaggi di segreteria, è il momento di ascoltare l'anteprima. Fai clic su Generate nella parte inferiore dello schermo e ascolta l'output completo. Se qualcosa non suona bene, puoi modificare manualmente il testo o regolare le impostazioni finché il risultato non ti sembra corretto.

Quando sei pronto, puoi scaricare il file in formato MP3.

Passaggio 6: carica il file sul telefono

L'ultimo passaggio, dopo aver creato il messaggio di segreteria IA, è caricarlo sul dispositivo. Per aiutarti, abbiamo incluso una sezione qui sotto che spiega come farlo su iPhone, Android e sistemi telefonici da ufficio.

Esempi di messaggi di segreteria: modelli da usare [10 esempi]

I migliori messaggi di segreteria sono diretti e concisi. Cerca di includere tutte le informazioni importanti il più rapidamente possibile, così i clienti possono lasciare il messaggio o capire quando richiamare.

Di seguito trovi una serie di modelli di messaggi di segreteria da usare per la tua attività. Puoi copiarli direttamente o aggiungere i tuoi dati per personalizzarli.

Messaggio di segreteria personale

"Ciao, hai raggiunto [Il tuo nome]. Al momento non posso rispondere, ma lascia un messaggio e ti richiamerò appena possibile. Grazie."

Tono: cordiale e alla mano. Durata: circa 10 secondi.

Messaggio di segreteria aziendale standard

"Grazie per aver chiamato [Nome dell'azienda]. Hai raggiunto [Il tuo nome]. Al momento sono lontano dalla scrivania o sto assistendo un altro cliente. Lascia il tuo nome, numero di telefono e un breve messaggio; ti ricontatterò entro un giorno lavorativo. Grazie."

Tono: professionale e rassicurante. Durata: circa 20 secondi.

Messaggio di segreteria fuori ufficio

"Ciao, hai raggiunto [Il tuo nome] di [Nome dell'azienda]. Al momento sono fuori ufficio fino al [Data di rientro]. Per assistenza immediata, contatta [Nome del collega] al [Telefono o e-mail del collega]. Altrimenti, lascia un messaggio e risponderò al mio rientro. Grazie per la pazienza."

Tono: informativo e cortese. Durata: circa 20 secondi.

Messaggio di segreteria fuori orario

"Grazie per aver chiamato [Nome dell'azienda]. I nostri orari di ufficio sono [Orari], [Giorni]. Al momento siamo chiusi, ma la tua chiamata è importante per noi. Lascia il tuo nome e numero e ti richiameremo nel prossimo giorno lavorativo. Per questioni urgenti, scrivici a [Indirizzo e-mail]."

Tono: professionale. Include un contatto alternativo. Durata: circa 22 secondi.

Messaggio di segreteria per le festività

"Buone feste da [Il tuo nome] e dal team di [Nome dell'azienda]. Siamo fuori ufficio per la pausa e torneremo il [Data di rientro]. Lascia il tuo nome e numero e ti contatteremo non appena saremo di nuovo operativi. Ti ringraziamo per la pazienza e ti auguriamo delle splendide feste."

Tono: caldo e stagionale. Durata: circa 22 secondi.

Messaggio di segreteria per agenti immobiliari

"Ciao, hai raggiunto [Nome dell'agente] di [Nome dell'agenzia]. Probabilmente sono con dei clienti o a una visita in questo momento. Se chiami per un annuncio o hai domande sull'acquisto o la vendita di immobili a [Zona], lascia il tuo nome, numero e un orario comodo per ricontattarti. Rispondo a tutte le chiamate entro poche ore. Grazie per aver chiamato."

Tono: reattivo e affidabile. Durata: circa 22 secondi.

Modello di messaggio di segreteria per studio medico (con attenzione all'HIPAA)

Questo modello è una guida generale. Consulta il responsabile della conformità per assicurarti che soddisfi i requisiti HIPAA della tua organizzazione.

"Grazie per aver chiamato [Nome dello studio]. Il nostro ufficio è attualmente chiuso oppure tutto il personale sta assistendo altri pazienti. Se si tratta di un'emergenza medica, riaggancia e chiama il 911. Per lasciare un messaggio, indica il tuo nome e una breve descrizione del motivo della chiamata. Non lasciare in questo messaggio la tua data di nascita, informazioni assicurative o informazioni mediche dettagliate. Un membro del nostro team ti richiamerà entro un giorno lavorativo durante gli orari di ufficio, [Orari]."

Tono: professionale e attento all'HIPAA. Invita chi chiama a non lasciare informazioni sensibili, in linea con le linee guida di safe harbor. Durata: circa 28 secondi.

Messaggio di segreteria per studio dentistico

"Grazie per aver chiamato [Nome dello studio dentistico]. I nostri orari di ufficio sono [Orari], [Giorni]. Al momento non possiamo rispondere alla tua chiamata. Se hai un'emergenza dentistica, chiama [Numero di emergenza] o rivolgiti al centro di cure urgenti più vicino. Altrimenti, lascia il tuo nome e numero di telefono e un membro del nostro team ti richiamerà nel prossimo giorno lavorativo."

Tono: utile e chiaro. Include istruzioni per le emergenze. Durata: circa 22 secondi.

Testo per messaggio di segreteria di un agente assicurativo

"Ciao, hai raggiunto [Nome dell'agente] di [Nome dell'agenzia], il tuo specialista assicurativo abilitato in [Stato]. Al momento sono con un cliente o lontano dalla scrivania. Lascia il tuo nome, numero e un orario comodo per ricontattarti e ti risponderò entro un giorno lavorativo. Se hai un'emergenza relativa alla polizza o devi presentare un sinistro, chiama direttamente [Nome della compagnia assicurativa] al [Numero sinistri]. Grazie per aver chiamato."

Tono: professionale e orientato all'azione. Distingue le richieste ordinarie dalle emergenze. Durata: circa 25 secondi.

Messaggio di segreteria per studio legale e avvocato

"Hai raggiunto lo studio di [Nome dell'avvocato] presso [Nome dello studio]. Al momento non sono disponibile. Lascia il tuo nome, numero di telefono e una breve descrizione della tua questione e ti richiamerò entro un giorno lavorativo. Tieni presente che lasciare un messaggio in segreteria non crea un rapporto avvocato-cliente. Se si tratta di una questione legale urgente, contatta [Nome del collega o centralino dello studio] al [Numero]. Grazie."

Messaggio di segreteria aziendale: buone pratiche e consigli

Un messaggio di segreteria aziendale è la prima cosa che chi chiama sente quando non rispondi. Se vuoi rappresentare al meglio la tua attività, ti serve un messaggio conciso e professionale.

Ecco alcune buone pratiche per i messaggi di segreteria aziendali:

• Sii breve: chi chiama deve ascoltare l'audio prima di poter lasciare un messaggio. Ogni secondo in più del messaggio è un secondo in più di attesa per i clienti. Mantienilo breve e semplice per rendere il processo più rapido.
• Indica subito il tuo nome e l'azienda: dovresti confermare fin dall'inizio del messaggio che chi chiama ha raggiunto la persona giusta. Se ha contattato la persona sbagliata, se ne accorgerà e riaggancerà, facendo risparmiare tempo a entrambi.
• Sii realistico: se indichi un tempo di risposta, assicurati di poterlo rispettare. Se il tuo carico di lavoro cambia, pubblica un nuovo messaggio con il nuovo tempo di risposta.
• Indica un contatto per le emergenze: per le aziende che potrebbero ricevere chiamate critiche, indica un numero o un canale di contatto alternativo per le emergenze che i clienti possano usare.
• Aggiorna spesso il messaggio di segreteria: dato che è facile generare un messaggio di segreteria IA, tienilo costantemente aggiornato con nuove informazioni.
• Usa un generatore IA di messaggi di segreteria di alta qualità: evita messaggi di segreteria dal suono robotico o privi di espressività. Usa generatori dal suono naturale come ElevenLabs per rendere l'esperienza dei clienti più piacevole possibile.

Seguendo questi consigli nella creazione di un messaggio di segreteria aziendale, il risultato finale sarà di alta qualità e soddisferà le aspettative dei clienti.

Come impostare il messaggio di segreteria su iPhone, Android e telefoni da ufficio

Dopo aver scaricato la registrazione del messaggio di segreteria IA da ElevenLabs, avrai un file MP3 pronto da caricare sul sistema telefonico.

La procedura esatta varia per ogni sistema telefonico, quindi segui la guida relativa al tuo tipo di dispositivo. Qui sotto vedremo come impostare la segreteria su iPhone, Android e sistemi telefonici aziendali da ufficio.

iPhone (iOS)

Non puoi caricare direttamente un file MP3 sul tuo iPhone. Tuttavia, quando ti viene chiesto di registrare la tua voce, puoi riprodurre la registrazione del messaggio generato con l'IA. Questo aggiunge circa 20 secondi alla procedura, ma è la soluzione più semplice. Le altre opzioni prevedono l'uso di app di terze parti, che possono aggiungere complessità non necessaria.

Ecco come aggiungere il file della segreteria a un sistema iPhone:

1. Apri l'app Telefono.
2. Tocca Segreteria in basso a destra.
3. Tocca Saluto in alto a sinistra.
4. Seleziona Personalizzato.
5. Tocca "Registra il tuo audio".
6. Riproduci la registrazione e tocca Salva quando termina.
7. Verifica che funzioni e tocca Fine quando sei soddisfatto del risultato.

La prossima volta che qualcuno chiamerà il tuo iPhone e non risponderai, sentirà il messaggio di segreteria generato con l'IA.

Android

Il supporto Android per il caricamento di messaggi di segreteria MP3 varia in base al dispositivo, quindi verifica il tuo modello specifico prima di seguire una guida. Ad esempio, i telefoni Google Pixel supportano il caricamento diretto tramite Google Voice: puoi quindi usare questa soluzione e saltare questa guida. Altri dispositivi potrebbero offrire un portale web dove caricare i file sul tuo account.

In generale, puoi usare il metodo dell'altoparlante, come descritto sopra, per riprodurre la registrazione quando ti viene chiesto di registrare un nuovo messaggio di segreteria. Sulla maggior parte dei dispositivi Android puoi:

1. Aprire l'app Telefono.
2. Toccare il menu con tre puntini in alto a destra e selezionare Impostazioni.
3. Toccare Segreteria e Saluto segreteria; su alcuni modelli potrebbe essere necessario accedere alle Impostazioni avanzate.
4. Scegliere Saluto personalizzato e seguire le istruzioni per abilitare la registrazione.
5. Riprodurre la registrazione e toccare Salva.
6. Riascoltarla per verificare che sia stata acquisita correttamente, quindi toccare Fine.

Questi passaggi sono una soluzione generale se non trovi un metodo specifico per il dispositivo per aggiornare i file.

Sistemi telefonici aziendali

Anche se la procedura esatta varia in base al provider di gestione delle chiamate che usi, nella maggior parte dei casi puoi caricare un MP3 nella dashboard amministratore. Sistemi come RingCentral, Microsoft Teams Phone e Zoom Phone accettano tutti file MP3.

Ecco una guida generale da seguire, a seconda del provider:

1. Accedi al portale amministratore del sistema telefonico.
2. Vai a Segreteria, poi a Impostazioni segreteria e seleziona Saluti.
3. Seleziona Carica saluto personalizzato o un'opzione simile.
4. Carica il file MP3 di ElevenLabs e tocca Salva.

Probabilmente il provider offre un tutorial online per il proprio sistema, ma questi passaggi sono in gran parte gli stessi sulle diverse piattaforme.

Come scegliere un generatore IA di messaggi di segreteria

Per ottenere un messaggio di segreteria della migliore qualità, scegli un provider che offra modelli di alta qualità e controlli personalizzabili. Una voce piatta o monotona può risultare poco gradevole per i clienti, quindi qualità e profondità del modello vocale sono fondamentali.

In genere, questi sono i fattori che distinguono i generatori IA di messaggi di segreteria:

• Qualità della voce: un messaggio di segreteria rappresenta la tua attività, quindi la qualità della voce deve essere eccellente. Ascolta campioni audio di diversi provider per trovare quello che ti sembra più naturale.
• Scelta delle voci: un ottimo generatore di messaggi di segreteria offre un'ampia gamma di voci tra cui scegliere. Non accontentarti di una o due voci di esempio. Cerca un provider che offra voci di età, generi, toni e accenti regionali diversi.
• Personalizzazione: se una piattaforma TTS offre opzioni di personalizzazione, puoi aggiungere sfumature al messaggio di segreteria. I provider dovrebbero almeno consentirti di regolare aspetti dell'output finale come velocità ed espressività.
• Limiti di utilizzo: ElevenLabs TTS offre token sufficienti per generare diversi messaggi di segreteria senza superare il piano Free.

ElevenLabs soddisfa questi quattro criteri e molto altro. Che ti serva un rapido messaggio personale o una voce unica per i sistemi telefonici aziendali, abbiamo un'opzione adatta a te.

Crea il tuo messaggio di segreteria con ElevenLabs Text to Speech

Un messaggio di segreteria rappresenta la tua attività e diventa un punto di contatto comune lungo l'intero percorso del cliente. Creare un messaggio di segreteria IA di alta qualità presenta la tua attività al meglio e ti aiuta a trasmettere professionalità e cura.

ElevenLabs Text to Speech ti aiuta a creare messaggi di segreteria dal suono naturale in pochi minuti. Scopri di più sulla nostra piattaforma o inizia creando un account Free oggi.

FAQ sul generatore IA di messaggi di segreteria