HelloSpoke reduziert das Volumen von Wartungsanrufen mit Voice Agents um 30 %

HelloSpoke definiert neu, wie Bewohner in der Mehrfamilienhausbranche auf Informationen zugreifen. Durch die Kombination einer proprietären Plattform für Bewohnerkommunikation und Wartungsautomatisierung mit ElevenLabs’ Sprachagenten reduziert HelloSpoke den operativen Aufwand, steigert die Zufriedenheit der Bewohner und erhöht die Bindung von Bewohnern und Mitarbeitenden.

Die Kerninnovation: Mailboxsysteme und Telefonmenüs werden durch einen KI-Sprachagenten ersetzt, der jeden Anruf entgegennimmt.

Von IVR-Frust zu echten Gesprächen

Herkömmliche Messaging-Plattformen für die Immobilienverwaltung basieren auf Interaktionen nach dem Muster „Hinterlassen Sie eine Nachricht, wir rufen Sie zurück“. Ob es sich um ein ausgelagertes Contact Center oder ein interaktives Telefonmenü handelt, die Ergebnisse sind dieselben. Da diese Systeme die Anliegen von Anrufenden nicht sofort lösen können, müssen diese entweder eine Nachricht hinterlassen oder auflegen und später erneut anrufen, um Hilfe zu erhalten. Branchenweit entscheiden sich etwa 35 % der Anrufenden dafür, eine Nachricht zu hinterlassen, und erstaunliche 65 % der Anrufe werden abgebrochen. Wird ein Anruf abgebrochen, werden keine Informationen erfasst, kein Arbeitsauftrag erstellt und keine Lösung erreicht.

Hier verändert der KI-Agent Lou von HelloSpoke die Interaktion zwischen Immobilienverwaltern und Bewohnern.

Wenn ein Bewohner anruft, wird er von Lou begrüßt – einem dialogorientierten KI-Sprachagenten von ElevenLabs. Lou spricht 32 Sprachen, versteht Absichten, beantwortet Fragen, erstellt Arbeitsaufträge und erkennt Notfälle automatisch. Besonders wichtig: Lou wird für jede Immobilie individuell trainiert und ist vom ersten Tag an darauf vorbereitet, die Anliegen der Anrufenden zu bearbeiten. Je mehr Lou von den Mitarbeitenden vor Ort lernt, desto produktiver wird er. Bewohner sind mit diesen hochwertigen Interaktionen zufriedener, und Mitarbeitende in der Immobilienverwaltung gewinnen mehr Zeit in ihrem Arbeitsalltag.

Die Wirkung

Für ein Portfolio mit 50 Immobilien und 10.000 Einheiten (ca. 8.750 Anrufe pro Monat laut Branchendaten):

5.688 dieser Anrufe werden im alten Messaging-Modell abgebrochen. Lou reduziert Gesprächsabbrüche um 30 % – das bedeutet, jeden Monat werden ca. 2.625 zusätzliche Anrufe bearbeitet, statt abgebrochen zu werden.

Zusätzlich werden 30 % aller Anrufe von Lou automatisch und ohne menschliches Eingreifen gelöst – weitere 2.625 Anrufe pro Monat werden vollständig von Anfang bis Ende bearbeitet.

Dadurch gewinnen Mitarbeitende jeden Monat ca. 219 Stunden (= 2.625 automatisierte Anrufe × jeweils 5 Minuten)

Für zufriedene Mitarbeitende und ein besseres Bewohnererlebnis

HelloSpoke hat ein eigenes Klassifizierungsmodell für Wartungsnotfälle auf die Plattform von ElevenLabs aufgesetzt. Lou entscheidet, ob Probleme wie fehlendes Warmwasser oder ein defekter Kühlschrank einen Notfalleinsatz auslösen oder bis zu den Geschäftszeiten warten sollten. Diese Technologie verhindert, dass weitere 30 % der Wartungsanrufe unnötig bei der Instandhaltung landen.

Lou ruft Bewohner innerhalb von 30 Sekunden automatisch zurück, bestätigt die nächsten Schritte und spricht dabei die bevorzugte Sprache des Bewohners. HelloSpoke stellte fest: Die Kombination von Sprachagenten und proprietärer Technologie macht Bewohner zufriedener und reduziert Routineaufgaben für Mitarbeitende in der Immobilienverwaltung deutlich.

Warum HelloSpoke ElevenLabs gewählt hat

Bevor sich HelloSpoke für ElevenLabs entschied, testete das Unternehmen andere Echtzeit-Sprachanbieter – darunter Vapi und Retell. Alle hatten Einschränkungen, die eine Skalierung erschwerten:

Skalierbarer Kundensupport
Andere Anbieter boten eingeschränkten Support oder Support pro Ticket an, was die Einführung verlangsamte.

Zuverlässigkeit für den Produktionseinsatz
Einige Lösungen erforderten individuelles Engineering zur Stabilisierung, während ElevenLabs in Produktionsumgebungen sofort einsatzbereit war.

Latenz und Stimmqualität
Die eigenen Modelle von ElevenLabs lieferten schnellere Antworten, mehrsprachige Präzision und einen natürlicheren Gesprächsfluss.

„Wir haben OpenAI, Deepgram und sogar Open-Source-Modelle getestet. Nichts kam an die Stimmen von ElevenLabs heran.“ – Jeremy Wiley, COO von HelloSpoke

Wie es weitergeht

HelloSpoke entwickelt eine neue Generation ausgehender Sprachagenten mit ElevenLabs.

Schon bald werden diese Agenten Bewohner proaktiv kontaktieren – um sie an Mietzahlungen zu erinnern, ihre Zufriedenheit abzufragen oder aktuelle Wartungsanfragen nachzuverfolgen. Statt auf eingehende Anrufe zu warten, können Immobilienteams fortlaufende, natürliche Gespräche mit allen Bewohnern in großem Umfang führen.

Parallel untersucht HelloSpoke ElevenLabs MCP-Server, um diesen Agenten vollständigen Kommunikationskontext bereitzustellen. Indem Sprachanrufe, SMS, E-Mails und Arbeitsaufträge verbunden werden, fließt die gesamte Historie des Bewohners in jedes Gespräch ein.

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