企業が会話型AIでワークフローを効率化する方法

概要

• 会話型AIは、反復作業を自動化し、ワークフローを改善することで企業の非効率を排除します。
• カスタマーサービスからプロジェクト管理まで、AI搭載ツールが従業員を解放し、より価値の高い業務に集中できるようにしています。
• 小売、医療、マーケティングなどの業界が、すでにこれらの効率化されたプロセスから利益を得ている実例があります。
• 統合や導入の課題はありますが、会話型AIを取り入れる企業は、時間とコストの大幅な節約を実現しています。
• 会話型AIの未来は、予測タスク管理や超個別化されたインタラクションなど、さらに大きな可能性を秘めています。

100のタスクがあり、そのほとんどが単調で反復的、または時間がかかると感じることに苦労していませんか？

それは多くの企業が日々の業務をこなす現実です。受信トレイをゼロにし、生活管理もこなす必要があります。

そこで登場するのが会話型AIです。業務を簡素化し、効率化するツールです。タスクの自動化、コミュニケーションの改善、業務の拡大が可能で、企業が賢く働くことをより簡単にしています。より効率的に。

企業が会話型AIを使ってワークフローを変革し、本当に重要なことに集中する方法を見てみましょう。

ワークフローを効率化するとはどういう意味ですか？

ワークフローの効率化とは、非効率を排除し、プロセスをスムーズにすることです。

例えば、返金処理を考えてみましょう。手動で処理する企業では、この単純なタスクが長引き、複雑化することがあります。典型的な人間による返金処理のワークフローを見てみましょう。

1. まず、顧客が助けを求めます顧客はメールや電話で返金を依頼し、保留または応答を待ちます。
2. 次に、エージェントがリクエストを確認しますカスタマーサービスエージェントが注文詳細と返金ポリシーを手動で確認します。必要な情報がすべて含まれていない場合、追加情報を集めるためのやり取りが発生します。
3. 承認が必要ですエージェントはリクエストをマネージャーや他のチームに送信して承認を求めます。他のタスクやリクエストを処理している場合、時間がかかることがあります。
4. 返金処理が始まります承認されると、エージェントはシステムで返金を提出します。異なるツールやシステムを切り替える必要がある場合、時間がかかることがあります。
5. 顧客に通知されますエージェントは顧客に返金を確認するメールや電話をしますが、複数のリクエストを同時に処理している場合、遅れることがあります。
6. 問題がある場合のフォローアップ顧客が口座に返金が反映されない場合、再度連絡し、プロセスを再開し、さらなる遅延を引き起こします。

たった1つの簡単な返金が6ステップのプロセスで、複数の日（または週）にわたって行われる多くのステップがあります。だからこそ、返金プロセスは毎年2000億ドル以上のコストを企業にかけています。

このプロセスを会話型AIで改善することで、時間を短縮し、顧客により良い体験を提供し、返金リクエストにかかる無駄な費用を削減できます。ElevenLabsの実例を見てみましょう。

ここでの効率化とは、タスクの管理方法を簡素化し、反復プロセスを自動化し、すべてがスムーズに進行することを意味します。

ビジネス環境では、効率化されたワークフローは、より速い結果、コスト削減、従業員のストレス軽減を意味します。会話型AIはこの変革において重要な役割を果たしています。

デジタルアシスタントとして、ボトルネックを排除し、生産性を向上させ、より戦略的な業務に時間を割くことができます。

会話型AIがワークフローを改善する5つの方法

では、上記の返金プロセスにAIがどのように役立つのでしょうか？また、企業がコストを削減し、より良い顧客体験を提供するのにどのように役立つのでしょうか？いくつかの例を見てみましょう。

1. 反復作業の自動化

多くのビジネスプロセスは反復的で予測可能です。自動化に最適です。自動化。定期的なサプライヤーからの購入、会議のスケジュール、請求書の照合などは、人間にとって時間のかかるタスクですが、AIには問題ありません。

会話型AIを利用するAIエージェントも同様です。音声会話型AIエージェントは、FAQの回答、予約の手配、注文状況の提供、電話応対、顧客との直接対話、または単にテキストメッセージを送信することができます。

例えば、顧客が予約を変更するために電話をかけてきたとします。人間の担当者を待つ代わりに、AIアシスタントが数秒でプロセス全体を処理します。これにより、顧客の時間を節約し、従業員の負担を軽減し、より価値の高い活動に集中できるようになります。

2. 内部コミュニケーションの改善

内部コミュニケーションは、ビジネス運営のボトルネックになることがあります。

従業員は情報を探したり、タスクを明確にしたり、些細な問題を解決したりするのに貴重な時間を浪費します。会話型AIは仮想ヘルプデスクとして機能し、一般的な質問に即座に答えます。

例えば、従業員が「経費精算のポリシーは何ですか？」や「最新の製品発売を担当しているのは誰ですか？」といった質問を持っているかもしれません。

複数の人にメールを送ったり、文書を探し回ったりする代わりに、AIから即座に回答を得ることができます。これにより、迅速な意思決定が可能になり、チームが前進し続けることができます。

さらに良いことに、多言語チームは、国内外の組織で内部コンテンツを翻訳することでアプリをさらに効率化できます。例えば、ElevenLabsの多言語テキスト読み上げは、どんな言語でもAI生成音声応答に変換でき、トレーニング、質問への回答、新しい従業員へのオンボーディング情報の提供に最適です。ここでその実例を見てみましょう。

3. 顧客とのやり取りを迅速化

誰も保留にされるのは好きではありません。

会話型AIは、ウェブサイトのチャットボットや電話の音声アシスタントを通じて、顧客の問い合わせに即座に応答することで、このフラストレーションを解消します。見てみましょう。

顧客は、製品の在庫確認、パスワードのリセット、配送の追跡をリアルタイムで行うことができ、人間の支援を待つ必要がありません。

これにより顧客満足度が向上するだけでなく、サービスチームがルーチンの問い合わせではなく、より複雑またはデリケートな顧客問題に集中できるようになります。

4. プロジェクト管理の効率化

プロジェクト管理には多くの要素が絡み合います。締め切り、タスク、更新などを調整しています。

会話型AIはプロジェクト管理ツールとシームレスに統合され、このプロセスをスムーズにします。

AIアシスタントはリマインダーを送信し、チームメンバーにタスクの進捗を更新し、「このプロジェクトの締め切りはいつですか？」や「このタスクを担当しているのは誰ですか？」といった質問にも答えます。これらの更新を自動化することで、チームは詳細を追いかける時間を減らし、実際の仕事に集中できます。

5. ビジネスオペレーションの拡大

成長は素晴らしいことですが、オペレーションの拡大は課題です。成長するにつれて、新しいチームメンバー、新しい責任、そして高価な新しい要件を引き受けます。

会話型AIは、チームに負担をかけずに大量のインタラクションを管理するのに役立ちます。

例えば、ホリデーセールのようなピークシーズンには、会話型AIが顧客の問い合わせの急増を処理し、誰も待たされることがないようにします。

内部では、企業はAIツールを使用して新しい従業員を効率的にオンボードし、一般的な質問に迅速に答え、プロセスを案内します。このスケーラビリティにより、品質や顧客満足度を犠牲にすることなく、企業は成長できます。

ワークフローに会話型AIを導入する際の課題

利点は明らかですが、会話型AIの導入は必ずしもスムーズではありません。

企業は一般的な課題に直面することが多いですが、これらは慎重な計画で対処できます。以下にいくつか見てみましょう。

既存システムとの統合

大きな障害の1つは、会話型AIが企業の現在のツールやプラットフォームとシームレスに連携することを保証することです。会話型AIは入力されたデータに依存して機能するため、ボットに内部コミュニケーションやデータへのアクセスを許可し、読み取り、理解し、再出力する必要があります。

CRMソフトウェア、プロジェクト管理ツール、カスタマーサービスシステムなど、互換性が重要であり、企業はシームレスに統合される会話型AIエージェントを見つけ、設定するためにコンサルタントに投資することを検討すべきです。

ElevenLabsのような強力な統合機能を持つAIソリューションを選ぶことで、このプロセスが大幅に簡単になります。

トレーニングと導入

新しい技術、AIであれそうでなかれ、チームにとっては怖いものです。新しい技術を導入する際には通常、混乱の時期がありますので、企業は良好な変革管理ポリシーを維持し、この新しい技術を最大限に活用する必要があります。

AIが仕事をサポートする方法に焦点を当てた明確なトレーニング計画を立てることで、これらの懸念を和らげ、チームが迅速に適応できるようにします。また、学習曲線が小さい会話型AIエージェントを選ぶことで、企業はより早く稼働を開始できます。

データプライバシー

顧客やビジネスの機密データが関与するため、セキュリティは最優先事項です。企業は強力な暗号化、透明なプライバシーポリシー、データ規制への準拠を備えたAIツールを選ぶ必要があります。

顧客や従業員との信頼構築は情報の保護から始まります。ElevenLabsのような会話型AIツールを選ぶことで、データが安全であることを確認できます。

会話型AIによる効率化されたワークフローの未来

会話型AIはまだ始まったばかりです。

技術が進化するにつれて、企業はさらに大きな可能性を期待できます。

将来の会話型AIツールは、予測タスク管理を使用して、要求される前に何をすべきかを予測するようになります。

例えば、AIアシスタントがクライアントへのフォローアップを提案したり、遅延したタスクに即座に注意を促したりするかもしれません。より個別化された対応も中心となり、AIが各個人の好みやスタイルに合わせてインタラクションを調整します。

会話型AIがより洗練されるにつれて、企業の運営方法が再定義されます。

ワークフローはより速く、効率的で、人為的なエラーが少なくなります。

反復作業の自動化、コミュニケーションの改善、実用的な洞察の提供により、AIは企業が日々の運営上の課題にとらわれず、イノベーションと成長に集中できるようにします。

ElevenLabsで会話型AIチャットボットを作成

では、ビジネスで会話型AIの力を使ってワークフローを効率化する準備はできましたか？始め方をご紹介します。

ステップ1: ElevenLabsで始めるElevenLabsのアカウントにサインアップし、会話型AIベータセクションに進んで開始します。

ステップ2: チャットボットの目的を決めるチャットボットが行うことを選択します。FAQの回答、購入のガイド、カスタマーサポートの支援などです。ElevenLabsはセットアップを簡単にするための専門テンプレートを提供しています。

ステップ3: 基本設定を行うチャットボットの性格と行動を設定します。使用する言語を選び、詳細な回答にはGPT-4 Turbo、迅速な応答にはGemini 1.5 Flashなど、好みのAIモデルを選択します。

ステップ4: 知識ベースを構築するチャットボットが正確に応答するために必要な情報を追加します。文書をアップロードしたり、テキストコンテンツを入力したり、ウェブサイトにリンクしたりして、AIが学習し、関連するコンテキストのある回答を提供できるようにします。

ステップ5: 声をカスタマイズするElevenLabsのライブラリから声を選ぶか、ブランドに合ったカスタムの声を作成して、チャットボットの音声を微調整します。

ステップ6: テストする実際のシナリオでチャットボットをテストします。ElevenLabsのテストツールを使用してサンプルコールやインタラクションを行い、パフォーマンスに基づいて設定を調整します。

ステップ7: ローンチと監視提供されたウィジェットを使用してプラットフォームにチャットボットを統合します。ウィジェットIDをウェブサイトに追加し、デザインを調整してブランドの外観に合わせます。公開後は、目標を達成し続けるようにパフォーマンスを監視します。

最後に

会話型AIは、ワークフローを効率化し、タスクを自動化し、効率を向上させることで、企業に変革をもたらしています。そして、ElevenLabsは、その人間のような音声と強力なAI技術で、その最前線に立っています。

AIがワークフローを改善できるかどうかではなく、どれだけ早くそれを使ってビジネスを変革できるかが問題です。

ElevenLabsで始めるここから。