HelloSpoke minskar samtalsvolymen i lägenheter med 30% med röstagenter

HelloSpoke omdefinierar hur boende får tillgång till information inom flerfamiljsbostäder. Genom att kombinera en egen plattform för boendekommunikation och underhållsautomation med ElevenLabs’ röstagenter, minskar HelloSpoke den operativa arbetsbelastningen, ökar boendetillfredsställelsen och förbättrar retentionen både för boende och personal.

Den centrala innovationen: ersätta röstbrevlådor och telefonträd med en AI-röstagent som svarar på varje samtal.

Från IVR-frustration till riktiga samtal

Traditionella meddelandeplattformar för fastighetsförvaltning förlitar sig på ”Lämna ett meddelande så ringer vi tillbaka”. Oavsett om det är ett outsourcat kontaktcenter eller ett interaktivt telefonträd, blir resultatet detsamma. Dessa system kan inte omedelbart lösa den som ringer behov, vilket tvingar dem att antingen lämna ett meddelande eller lägga på och ringa tillbaka senare för hjälp. Inom branschen väljer ungefär 35% att lämna ett meddelande och hela 65% av samtalen avbryts. När samtalet avbryts samlas ingen information in, ingen arbetsorder skapas och ingen lösning har skett.

Här förändrar HelloSpokes AI-agent, Lou, hur fastighetsförvaltare interagerar med boende.

När en boende ringer, möts de av Lou — en konversations-AI-röstagent driven av ElevenLabs. Lou talar 32 språk, förstår intentioner, svarar på frågor, skapar arbetsorder och hanterar nödsituationer automatiskt. Bäst av allt, Lou är individuellt tränad på fastighetsnivå och fullt utrustad för att börja möta den som ringer behov från dag ett. När Lou lär sig mer från fastighetspersonalen, kommer han att bli ännu mer produktiv. Boende kommer att bli mer nöjda med dessa högkvalitativa interaktioner och fastighetspersonalen får mer tid över.

Effekten

För en portfölj med 50 fastigheter med 10,000 enheter (~8,750 samtal/månad enligt branschdata):

5,688 av dessa samtal avbryts under den gamla meddelandemodellen. Lou minskar avbrotten med 30% vilket betyder ~2,625 extra samtal varje månad hanteras faktiskt istället för att avbrytas.

Dessutom, 30% av alla samtal löses automatiskt av Lou utan mänsklig inblandning -
ytterligare 2,625 samtal per månad hanteras fullt ut från början till slut.

Vilket ger tillbaka ~219 timmar av personalens tid varje månad (= 2,625 automatiserade samtal × 5 minuter vardera)

Byggd för personalnöjdhet och boendeupplevelse

HelloSpoke lade till sin egen modell för klassificering av underhållsnödsituationer ovanpå ElevenLabs' plattform. Lou avgör om problem som inget varmvatten eller ett trasigt kylskåp ska utlösa en nöddispatch eller skjutas upp till kontorstid. Denna teknik minskar ytterligare 40% av underhållssamtalen från att nå underhåll i onödan.

Lou skickar automatiskt ett uppföljningssamtal inom 30 sekunder till den boende, bekräftar nästa steg, allt på den boendes föredragna språk. De upptäckte att när man kombinerar röstagenter med egen teknik, blir boende gladare och fastighetspersonalen har mycket mindre rutinjobb.

Varför HelloSpoke valde ElevenLabs

Innan de valde ElevenLabs testade HelloSpoke andra leverantörer av realtidsröster — inklusive Vapi, Retell och BlaBla. Var och en hade begränsningar som gjorde det svårt att skala:

Kundsupport som skalar
Andra leverantörer erbjöd begränsad eller betala-per-ärende support, vilket fördröjde utrullningen.

Produktionsklar tillförlitlighet
Vissa lösningar krävde specialanpassad teknik för att stabilisera, medan ElevenLabs fungerade direkt i produktionsmiljöer.

Latens och röstkvalitet
ElevenLabs’ egna modeller levererade snabbare svar, flerspråkig noggrannhet och mer naturligt samtalsflöde.

“Vi har testat OpenAI, Deepgram, till och med open-source-modeller. Inget kom i närheten av ElevenLabs röster.”
- Jeremy Wiley, COO på HelloSpoke

Vad som kommer härnäst

HelloSpoke bygger mot en ny generation av utgående röstagenter drivna av ElevenLabs.

Snart kommer dessa agenter proaktivt att kontakta boende - påminna dem om att betala hyra, kontrollera tillfredsställelse eller följa upp på senaste underhållsförfrågningar. Istället för att vänta på inkommande samtal, kommer fastighetsteam att kunna upprätthålla pågående, naturliga samtal med varje boende i stor skala.

Parallellt utforskar HelloSpoke ElevenLabs MCP-servrar för att ge dessa agenter fullständig kommunikationskontext. Genom att koppla samman röst- och textmeddelanden, e-post och arbetsorder, kommer varje samtal att informeras av den boendes fullständiga historia.

För att lära dig hur du kan bygga röstförstaplattformar med ElevenLabs, utforska vår agentplattform.