Wie Unternehmen Arbeitsabläufe mit Conversational AI optimieren

Zusammenfassung

• Konversationelle KI hilft Unternehmen, Ineffizienzen zu beseitigen, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisiert und Arbeitsabläufe verbessert.
• Von Kundenservice bis Projektmanagement: KI-gestützte Tools entlasten Mitarbeiter, damit sie sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können.
• Praxisbeispiele zeigen, wie Branchen wie Einzelhandel, Gesundheitswesen und Marketing bereits von diesen optimierten Prozessen profitieren.
• Obwohl Herausforderungen wie Integration und Akzeptanz bestehen, erzielen Unternehmen, die konversationelle KI nutzen, erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen.
• Die Zukunft der konversationellen KI verspricht noch größere Fähigkeiten, wie vorausschauendes Aufgabenmanagement und hyper-personalisierte Interaktionen.

Kämpfen Sie mit dem bedrückenden Gefühl, 100 Aufgaben auf dem Tisch zu haben, von denen die meisten banal, repetitiv oder einfach nur zeitraubend sind?

Sie sind nicht allein. Dies ist die Realität für viele Unternehmen, die versuchen, mit dem Tagesgeschäft Schritt zu halten, ihren Posteingang zu leeren und auch ihre administrativen Aufgaben zu bewältigen.

Hier kommt konversationelle KI ins Spiel, ein Tool, das Unternehmen hilft, ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu optimieren. Mit der Fähigkeit, Aufgaben zu automatisieren, die Kommunikation zu verbessern und den Betrieb zu skalieren, macht es konversationelle KI einfacher denn je für Unternehmen, intelligenter zu arbeiten — nicht härter.

Lassen Sie uns eintauchen, wie Unternehmen konversationelle KI nutzen, um ihre Arbeitsabläufe zu transformieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Was bedeutet es, Arbeitsabläufe zu optimieren?

Arbeitsabläufe zu optimieren bedeutet, Ineffizienzen zu beseitigen und den Prozess reibungsloser zu gestalten.

Nehmen wir zum Beispiel die Bearbeitung einer Rückerstattung. In einem Unternehmen, das diese manuell bearbeitet, kann diese einfache Aufgabe sich hinziehen und komplex werden. Schauen wir uns den Arbeitsablauf hinter einer typischen, manuell bearbeiteten Rückerstattung an.

1. Zuerst wendet sich der Kunde um HilfeDer Kunde sendet eine E-Mail oder ruft an, um eine Rückerstattung zu beantragen, und wartet in der Warteschleife oder auf eine Antwort.
2. Als nächstes prüft der Agent die AnfrageEin Kundenservice-Mitarbeiter überprüft dann manuell die Bestelldetails und die Rückerstattungsrichtlinien. Wenn der Kunde nicht alle erforderlichen Informationen bereitgestellt hat, gibt es einen Hin und Her, um mehr Informationen zu sammeln.
3. Genehmigung erforderlichDer Agent sendet die Anfrage zur Genehmigung an einen Manager oder ein anderes Team. Dies kann Zeit in Anspruch nehmen, wenn sie mit anderen Aufgaben oder Anfragen beschäftigt sind.
4. Die Bearbeitung der Rückerstattung beginntSobald genehmigt, gibt der Agent die Rückerstattung im System ein, was länger dauern kann, wenn er zwischen verschiedenen Tools oder Systemen wechseln muss.
5. Kunde wird benachrichtigtDer Agent sendet eine E-Mail oder ruft den Kunden an, um die Rückerstattung zu bestätigen, was sich verzögern kann, wenn er mehrere Anfragen gleichzeitig bearbeitet.
6. Nachverfolgung bei ProblemenWenn der Kunde die Rückerstattung nicht auf seinem Konto sieht, wendet er sich erneut an das Unternehmen, was den Prozess neu startet und weitere Verzögerungen verursacht.

Nur eine einfache Rückerstattung ist ein 6-stufiger Prozess mit vielen Schritten im Arbeitsablauf, der sich über mehrere Tage (oder Wochen!) erstreckt. Kein Wunder, dass der Rückerstattungsprozess Unternehmen jährlich über 200 Milliarden Dollar kostet.

Die Verbesserung dieses Prozesses durch konversationelle KI würde diese Zeit reduzieren, Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten und die verschwendeten Kosten für Rückerstattungsanfragen senken. Sehen Sie sich ElevenLabs in Aktion an.

Optimierung bedeutet hier, die Art und Weise, wie Aufgaben verwaltet werden, zu vereinfachen, sich wiederholende Prozesse zu automatisieren und sicherzustellen, dass alles reibungslos von Anfang bis Ende abläuft.

In einem geschäftlichen Umfeld bedeuten optimierte Arbeitsabläufe schnellere Ergebnisse, reduzierte Kosten und weniger Stress für die Mitarbeiter. Konversationelle KI spielt eine wichtige Rolle in dieser Transformation.

Als digitaler Assistent hilft sie Unternehmen, Engpässe zu beseitigen, die Produktivität zu steigern und Zeit für strategischere Arbeiten freizugeben.

5 Wege, wie konversationelle KI Arbeitsabläufe verbessert

Aber wie genau kann KI bei dem oben betrachteten Rückerstattungsprozess helfen? Und wie kann sie Unternehmen helfen, Kosten zu senken und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten? Schauen wir uns ein paar Beispiele an.

1. Automatisierung sich wiederholender Aufgaben

Viele Geschäftsprozesse sind repetitiv und vorhersehbar – perfekte Kandidaten für Automatisierung. Dinge wie der Einkauf bei einem wiederkehrenden Lieferanten, die Terminplanung oder die Abstimmung von Rechnungen sind zeitaufwändige Aufgaben für Menschen, aber kein Problem für KI.

Das Gleiche gilt für KI-Agenten, die konversationelle KI nutzen, um zu arbeiten. Sprachbasierte konversationelle KI-Agenten können Aufgaben wie das Beantworten von FAQs, das Buchen von Terminen, das Bereitstellen von Bestellaktualisierungen, das Annehmen von Anrufen, das direkte Sprechen mit dem Kunden oder einfach das Versenden von Textnachrichten übernehmen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Kunde ruft an, um einen Termin zu verschieben. Anstatt auf einen menschlichen Vertreter zu warten, kann er mit einem KI-Assistenten interagieren, der den gesamten Prozess in Sekunden abwickelt. Dies spart nicht nur Zeit für den Kunden, sondern reduziert auch die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, sodass sie sich auf wertvollere Aktivitäten konzentrieren können.

2. Verbesserung der internen Kommunikation

Interne Kommunikation kann oft ein Engpass in Geschäftsabläufen sein.

Mitarbeiter verschwenden wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen, der Klärung von Aufgaben oder der Lösung kleinerer Probleme. Konversationelle KI fungiert als virtuelles Helpdesk und bietet sofortige Antworten auf häufige Fragen.

Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter Fragen haben wie: „Wie ist die Richtlinie zur Kostenerstattung?“ oder „Wer leitet den neuesten Produkteinführung?“

Anstatt mehrere Personen zu kontaktieren oder Dokumente zu durchsuchen, um die Antwort zu erhalten, können sie sofortige Antworten von der KI erhalten. Dies gewährleistet schnellere Entscheidungsfindung und hält Teams in Bewegung.

Noch besser: Mehrsprachige Teams können Apps noch weiter optimieren, indem sie interne Inhalte über Länder und internationale Organisationen hinweg übersetzen. Nehmen Sie zum Beispiel ElevenLabs mehrsprachige Text-to-Speech, die jede Sprache in eine KI-generierte Sprachantwort verwandeln kann, ideal für Schulungen, das Beantworten von Fragen oder das Bereitstellen von Onboarding-Informationen für neue Mitarbeiter weltweit. Sehen Sie es hier in Aktion.

3. Beschleunigung von Kundeninteraktionen

Niemand mag es, in der Warteschleife zu sein.

Konversationelle KI beseitigt diese Frustration, indem sie sofortige Antworten auf Kundenanfragen bietet, sei es durch einen Chatbot auf einer Website oder einen Sprachassistenten am Telefon. Schauen Sie sich das an.

Kunden können die Produktverfügbarkeit prüfen, Passwörter zurücksetzen oder Lieferungen in Echtzeit verfolgen, ohne auf menschliche Unterstützung warten zu müssen.

Dies verbessert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern stellt auch sicher, dass Serviceteams sich auf komplexere oder sensiblere Kundenprobleme konzentrieren können, anstatt auf Routineanfragen.

4. Optimierung des Projektmanagements

Projektmanagement umfasst viele bewegliche Teile; Sie jonglieren mit Fristen, Aufgaben, Aktualisierungen und mehr.

Konversationelle KI integriert sich nahtlos in Projektmanagement-Tools, um diesen Prozess zu vereinfachen.

KI-Assistenten können Erinnerungen senden, Teammitglieder über den Fortschritt von Aufgaben informieren und sogar Fragen wie „Was ist die Frist für dieses Projekt?“ oder „Wer ist für diese Aufgabe verantwortlich?“ beantworten. Durch die Automatisierung dieser Aktualisierungen verbringen Teams weniger Zeit mit der Verfolgung von Details und mehr Zeit mit der Arbeit, die zählt (also Ihrem eigentlichen Job!).

5. Skalierung der Geschäftsabläufe

Wachstum ist großartig, aber die Skalierung von Abläufen kann eine Herausforderung sein. Mit dem Wachstum kommen neue Teammitglieder, neue Verantwortlichkeiten und teure neue Anforderungen.

Konversationelle KI hilft Unternehmen, größere Mengen an Interaktionen zu bewältigen, ohne ihre Teams zu überlasten.

Zum Beispiel kann konversationelle KI während Spitzenzeiten wie Feiertagsverkäufen einen Anstieg der Kundenanfragen bewältigen und sicherstellen, dass niemand warten muss.

Intern können Unternehmen KI-Tools nutzen, um neue Mitarbeiter effizient einzuarbeiten, schnelle Antworten auf häufige Fragen zu geben und sie durch Prozesse zu führen. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass Unternehmen wachsen können, ohne Qualität oder Kundenzufriedenheit zu opfern.

Herausforderungen bei der Einführung von konversationeller KI für Arbeitsabläufe

Die Vorteile sind klar, aber die Implementierung von konversationeller KI verläuft nicht immer reibungslos.

Unternehmen stehen oft vor einigen häufigen Herausforderungen, aber diese können mit durchdachter Planung angegangen werden. Schauen wir uns einige davon an.

Integration mit bestehenden Systemen

Eine große Hürde besteht darin, sicherzustellen, dass konversationelle KI nahtlos mit den aktuellen Tools und Plattformen eines Unternehmens funktioniert. Konversationelle KI funktioniert nur so gut wie die Daten, die Sie eingeben, und das bedeutet, dem Bot Zugriff auf Ihre internen Kommunikations- und Datenquellen zu geben, um sie zu lesen, zu verstehen und wiederzugeben.

Ob es sich um Ihre CRM-Software, Projektmanagement-Tools oder Kundendienstsysteme handelt, Kompatibilität ist entscheidend, daher sollten Unternehmen einen konversationellen KI-Agenten finden, der sich nahtlos integriert, und möglicherweise in einen Berater investieren, um ihn einzurichten.

Die Wahl von KI-Lösungen wie ElevenLabs mit robusten Integrationsmöglichkeiten kann diesen Prozess erheblich erleichtern.

Schulung und Akzeptanz

Neue Technologien, ob KI oder nicht, können für Ihre Teams beängstigend sein. Es gibt normalerweise eine Phase der Umstellung, wenn eine neue Technologie eingeführt wird, daher müssen Unternehmen gute Change-Management-Strategien verfolgen, um das Beste aus dieser neuen Technologie herauszuholen.

Ein klarer Schulungsplan, der sich darauf konzentriert, wie KI ihre Arbeit unterstützt – nicht ersetzt – kann diese Bedenken zerstreuen und den Teams helfen, sich schnell anzupassen. Auch die Wahl eines konversationellen KI-Agenten mit einer geringeren Lernkurve kann Ihrem Unternehmen helfen, schneller in Betrieb zu gehen.

Datenschutz

Bei sensiblen Kunden- und Geschäftsdaten steht die Sicherheit an oberster Stelle. Unternehmen müssen KI-Tools mit starker Verschlüsselung, transparenten Datenschutzrichtlinien und der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wählen.

Vertrauen bei Kunden und Mitarbeitern beginnt mit dem Schutz ihrer Informationen, und das bedeutet, ein konversationelles KI-Tool wie ElevenLabs zu wählen, bei dem Sie wissen, dass Ihre Daten sicher sind.

Die Zukunft optimierter Arbeitsabläufe mit konversationeller KI

Konversationelle KI steht erst am Anfang.

Mit der Weiterentwicklung der Technologie können sich Unternehmen auf noch größere Fähigkeiten freuen.

Zukünftige konversationelle KI-Tools werden proaktiver sein und vorausschauendes Aufgabenmanagement nutzen, um zu antizipieren, was getan werden muss, bevor es überhaupt gefragt wird.

Ein KI-Assistent könnte beispielsweise vorschlagen, einem Kunden nachzufassen oder eine verzögerte Aufgabe zur sofortigen Aufmerksamkeit zu markieren. Größere Personalisierung wird ebenfalls im Mittelpunkt stehen, wobei sich die KI an die Vorlieben und den Stil jedes Einzelnen anpasst.

Mit zunehmender Raffinesse der konversationellen KI wird sie die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, neu definieren.

Arbeitsabläufe werden schneller, effizienter und weniger anfällig für menschliche Fehler sein.

Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Verbesserung der Kommunikation und die Bereitstellung umsetzbarer Erkenntnisse wird KI es Unternehmen ermöglichen, sich auf Innovation und Wachstum zu konzentrieren, anstatt von täglichen operativen Herausforderungen aufgehalten zu werden.

Erstellen Sie einen konversationellen KI-Chatbot mit ElevenLabs

Sind Sie bereit, in Ihrem Unternehmen den Sprung zu wagen und Ihre Arbeitsabläufe mit der Kraft der konversationellen KI zu optimieren? So können Sie loslegen.

Schritt 1: Starten Sie mit ElevenLabsMelden Sie sich für ein ElevenLabs-Konto an und gehen Sie zum Bereich Conversational AI Beta, um loszulegen.

Schritt 2: Bestimmen Sie den Zweck Ihres ChatbotsWählen Sie, was Ihr Chatbot tun soll, z. B. FAQs beantworten, Benutzer durch Käufe führen oder den Kundensupport unterstützen. ElevenLabs bietet spezialisierte Vorlagen, um die Einrichtung zu erleichtern.

Schritt 3: Richten Sie die Grundlagen einKonfigurieren Sie die Persönlichkeit und das Verhalten Ihres Chatbots. Wählen Sie die Sprache, die er verwenden wird, und wählen Sie Ihr bevorzugtes KI-Modell – wie GPT-4 Turbo für detaillierte Antworten oder Gemini 1.5 Flash für schnelle Antworten.

Schritt 4: Erstellen Sie seine WissensbasisFügen Sie die Informationen hinzu, die Ihr Chatbot benötigt, um genau zu antworten. Laden Sie Dokumente hoch, geben Sie Textinhalte ein oder verlinken Sie auf Ihre Website, damit die KI lernen und relevante, kontextbezogene Antworten geben kann.

Schritt 5: Passen Sie seine Stimme anFeinabstimmung, wie Ihr Chatbot klingt, indem Sie eine Stimme aus der ElevenLabs-Bibliothek auswählen oder eine benutzerdefinierte erstellen, die zu Ihrer Marke passt.

Schritt 6: Testen Sie es ausFühren Sie Ihren Chatbot durch reale Szenarien. Verwenden Sie die Testtools von ElevenLabs, um Beispielanrufe oder -interaktionen durchzuführen und die Einstellungen basierend auf der Leistung anzupassen.

Schritt 7: Starten und überwachenIntegrieren Sie Ihren Chatbot in Ihre Plattform mit dem bereitgestellten Widget. Fügen Sie die Widget-ID zu Ihrer Website hinzu und passen Sie das Design an, damit es zum Erscheinungsbild Ihrer Marke passt. Sobald es live ist, überwachen Sie seine Leistung, um sicherzustellen, dass es weiterhin Ihre Ziele erfüllt.

Das letzte Wort

Konversationelle KI verändert das Spiel für Unternehmen, indem sie Arbeitsabläufe optimiert, Aufgaben automatisiert und die Effizienz steigert, und ElevenLabs, mit seiner beeindruckend menschenähnlichen Sprache und leistungsstarken KI-Technologie, steht an der Spitze von allem.

Die Frage ist also nicht, ob KI Ihre Arbeitsabläufe verbessern kann, sondern wie schnell Sie sie nutzen können, um Ihr Unternehmen zu transformieren.

Jetzt starten mit ElevenLabs hier.