HelloSpoke vermindert het aantal onderhoudsoproepen met 30% dankzij spraakagenten

HelloSpoke verandert de manier waarop bewoners in de meergezinswoningsector toegang krijgen tot informatie. Door een eigen platform voor bewonerscommunicatie en onderhoudsautomatisering te combineren met de voice agents van ElevenLabs, verlaagt HelloSpoke de operationele werkdruk, verhoogt het de tevredenheid van bewoners en stimuleert het behoud van zowel bewoners als personeel.

De kerninnovatie: voicemailsystemen en telefoonmenu's vervangen door een AI-stemagent die elk gesprek beantwoordt.

Van IVR-frustratie naar echte gesprekken

Traditionele communicatieplatforms voor vastgoedbeheer zijn gebaseerd op interacties als ”Laat een bericht achter en we bellen je terug”. Of het nu gaat om een uitbesteed contactcenter of een interactief telefoonmenu, de resultaten zijn hetzelfde. Omdat deze systemen niet onmiddellijk in de behoeften van de beller kunnen voorzien, moet de beller een bericht achterlaten of ophangen en op een later moment terugbellen voor hulp. In de hele sector kiest ongeveer 35% van de bellers ervoor een bericht achter te laten en wordt maar liefst 65% van de gesprekken afgebroken. Wanneer een gesprek wordt afgebroken, wordt er geen informatie verzameld, geen werkorder aangemaakt en geen oplossing geboden.

Hier verandert de AI-agent van HelloSpoke, Lou, de manier waarop vastgoedbeheerders met bewoners communiceren.

Wanneer een bewoner belt, wordt die begroet door Lou - een conversational AI-stemagent van ElevenLabs. Lou spreekt 32 talen, begrijpt de intentie, beantwoordt vragen, maakt werkorders aan en beoordeelt noodgevallen automatisch. Het mooiste is dat Lou per locatie individueel wordt getraind en vanaf dag één volledig is uitgerust om aan de behoeften van bellers te voldoen. Naarmate Lou meer leert van het locatiepersoneel, wordt hij steeds productiever. Bewoners zullen tevredener zijn over deze hoogwaardige interacties en medewerkers in vastgoedbeheer krijgen meer uren van hun dag terug.

De impact

Voor een portfolio van 50 locaties met 10.000 woningen (~8.750 gesprekken per maand volgens branchegegevens):

5.688 van die gesprekken worden volgens het oude communicatiemodel afgebroken. Lou vermindert het aantal ophangende bellers met 30%, wat betekent dat ~2.625 extra gesprekken per maand daadwerkelijk worden afgehandeld in plaats van afgebroken.

Daarnaast wordt 30% van alle gesprekken automatisch door Lou afgehandeld zonder menselijke tussenkomst - nog eens 2.625 gesprekken per maand volledig van begin tot eind afgehandeld.

Dat levert elke maand ~219 uur personeelstijd op (= 2.625 geautomatiseerde gesprekken × elk 5 minuten)

Gemaakt voor medewerkerstevredenheid en bewonerservaring

HelloSpoke heeft zijn eigen classificatiemodel voor onderhoudsnoodgevallen boven op het platform van ElevenLabs gelegd. Lou bepaalt of problemen zoals geen warm water of een kapotte koelkast een noodoproep vereisen of kunnen wachten tot kantooruren. Deze technologie voorkomt dat nog eens 30% van de onderhoudsgesprekken onnodig bij de onderhoudsdienst terechtkomt.

Lou belt de bewoner automatisch binnen 30 seconden terug om de volgende stappen te bevestigen, allemaal in de voorkeurstaal van de bewoner. Ze ontdekten dat bewoners tevredener zijn en vastgoedmedewerkers veel minder routinematig werk hebben wanneer voice agents worden gecombineerd met eigen technologie.

Waarom HelloSpoke voor ElevenLabs koos

Voordat HelloSpoke voor ElevenLabs koos, testte het andere realtime spraakproviders, waaronder Vapi en Retell. Elk had beperkingen die opschalen lastig maakten:

Klantenservice die meegroeit
Andere providers boden beperkte support of support per ticket, wat de uitrol vertraagde.

Betrouwbaarheid voor productie
Sommige oplossingen vereisten maatwerkontwikkeling om ze te stabiliseren, terwijl ElevenLabs direct werkte in productieomgevingen.

Latency en stemkwaliteit
De in-house modellen van ElevenLabs boden snellere reacties, meertalige nauwkeurigheid en een natuurlijker gespreksverloop.

“We hebben OpenAI, Deepgram en zelfs open-sourcemodellen getest. Niets kwam in de buurt van de stemmen van ElevenLabs.” - Jeremy Wiley, COO bij HelloSpoke

Wat volgt

HelloSpoke werkt aan een nieuwe generatie uitgaande voice agents, aangedreven door ElevenLabs.

Binnenkort nemen deze agents proactief contact op met bewoners: om hen eraan te herinneren huur te betalen, hun tevredenheid te peilen of opvolging te geven aan recente onderhoudsverzoeken. In plaats van te wachten op inkomende gesprekken kunnen vastgoedteams doorlopend natuurlijke gesprekken voeren met elke bewoner, op grote schaal.

Tegelijkertijd verkent HelloSpoke ElevenLabs MCP servers om deze agents volledige communicatiecontext te geven. Door telefoongesprekken, sms'jes, e-mails en werkorders te verbinden, is elk gesprek gebaseerd op de volledige geschiedenis van de bewoner.

Ontdek onze ElevenAgents om te leren hoe je voice-first platforms kunt bouwen met ElevenLabs.