Como empresas estão otimizando fluxos de trabalho com IA conversacional

Resumo

• A IA conversacional ajuda empresas a eliminar ineficiências automatizando tarefas repetitivas e melhorando fluxos de trabalho.
• De atendimento ao cliente a gestão de projetos, ferramentas com IA estão liberando funcionários para focar em trabalhos de maior valor.
• Exemplos reais mostram como indústrias como varejo, saúde e marketing já estão se beneficiando desses processos otimizados.
• Embora existam desafios como integração e adoção, empresas que adotam IA conversacional estão vendo economias significativas de tempo e custo.
• O futuro da IA conversacional promete capacidades ainda maiores, como gestão preditiva de tarefas e interações hiperpersonalizadas.

Lutando com aquela sensação ominosa de quando você tem 100 tarefas na sua lista, e a maioria delas é mundana, repetitiva ou simplesmente consome tempo?

Você não está sozinho. Esta é a realidade de muitas empresas tentando acompanhar as operações diárias, zerar a caixa de entrada e ainda cuidar da administração pessoal.

Apresentamos a IA conversacional, uma ferramenta que ajuda empresas a simplificar e otimizar seus fluxos de trabalho. Com sua capacidade de automatizar tarefas, melhorar a comunicação e escalar operações, a IA conversacional está tornando mais fácil do que nunca para as empresas trabalharem de forma mais inteligente — não mais difícil.

Vamos explorar como as empresas estão usando IA conversacional para transformar seus fluxos de trabalho e focar no que realmente importa.

O que significa otimizar fluxos de trabalho?

Otimizar fluxos de trabalho é eliminar ineficiências e tornar o processo mais suave.

Vamos pegar um exemplo de processamento de reembolso. Em uma empresa que os processa manualmente, essa tarefa simples pode se arrastar e se tornar complexa. Vamos ver o fluxo de trabalho por trás de um reembolso processado manualmente.

1. Primeiro, o cliente entra em contato para obter ajudaO cliente envia um e-mail ou liga para pedir um reembolso e espera na linha ou por uma resposta.
2. Em seguida, o agente revisa a solicitaçãoUm agente de atendimento ao cliente verifica manualmente os detalhes do pedido e a política de reembolso. Se o cliente não incluiu tudo o que é necessário, há uma troca de informações para obter mais dados.
3. É necessária aprovaçãoO agente envia a solicitação para um gerente ou outra equipe para aprovação. Isso pode levar tempo se eles estiverem lidando com outras tarefas ou solicitações.
4. O processamento do reembolso começaUma vez aprovado, o agente submete o reembolso no sistema, o que pode demorar mais se precisar alternar entre diferentes ferramentas ou sistemas.
5. O cliente é notificadoO agente envia um e-mail ou liga para o cliente para confirmar o reembolso, o que pode ser atrasado se estiver lidando com várias solicitações ao mesmo tempo.
6. Acompanhamento se houver um problemaSe o cliente não ver o reembolso em sua conta, ele entra em contato novamente, reiniciando o processo e causando mais atrasos.

Apenas um simples reembolso é um processo de 6 etapas, com muitos passos no fluxo de trabalho que acontecem ao longo de vários dias (ou semanas!). Não é de se admirar que o processo de reembolso custe às empresas mais de $200 bilhões por ano.

Melhorar esse processo usando IA conversacional reduziria esse tempo, ofereceria uma melhor experiência aos seus clientes e reduziria o desperdício de dinheiro com solicitações de reembolso. Veja a ElevenLabs em ação.

Otimizar aqui significa simplificar a forma como as tarefas são gerenciadas, automatizar processos repetitivos e garantir que tudo flua suavemente do início ao fim.

Em um ambiente de negócios, fluxos de trabalho otimizados significam resultados mais rápidos, custos reduzidos e menos estresse para os funcionários. A IA conversacional está desempenhando um papel importante nessa transformação.

Agindo como um assistente digital, ajuda empresas a eliminar gargalos, melhorar a produtividade e liberar tempo para trabalhos mais estratégicos.

5 maneiras como a IA Conversacional melhora fluxos de trabalho

Mas como exatamente a IA pode ajudar naquele processo de reembolso que vimos acima? E como pode ajudar empresas a reduzir custos e oferecer uma melhor experiência ao cliente? Vamos dar uma olhada em alguns exemplos.

1. Automatizando tarefas repetitivas

Muitos processos empresariais são repetitivos e previsíveis — candidatos perfeitos para automação. Coisas como comprar de um fornecedor recorrente, agendar uma reunião ou reconciliar faturas são tarefas demoradas para humanos, mas sem problema para a IA.

Isso é o mesmo com agentes de IA que utilizam IA conversacional para trabalhar. Agentes de IA conversacional de voz podem assumir tarefas como responder a FAQs, agendar compromissos, fornecer atualizações de pedidos, atender o telefone, falar diretamente com o cliente ou simplesmente enviar mensagens de texto.

Por exemplo, imagine um cliente ligando para reagendar um compromisso. Em vez de esperar por um representante humano, ele pode interagir com um assistente de IA que lida com todo o processo em segundos. Isso não só economiza tempo para o cliente, mas também reduz a carga de trabalho para os funcionários, permitindo que eles se concentrem em atividades de maior valor.

2. Melhorando a comunicação interna

A comunicação interna pode muitas vezes ser um gargalo nas operações empresariais.

Funcionários perdem tempo valioso procurando informações, esclarecendo tarefas ou resolvendo problemas menores. A IA conversacional atua como uma central de ajuda virtual, fornecendo respostas instantâneas a perguntas comuns.

Por exemplo, um funcionário pode ter perguntas como: “Qual é a política de reembolso de despesas?” ou “Quem está gerenciando o último lançamento de produto?”

Em vez de enviar e-mails para várias pessoas ou vasculhar documentos para obter a resposta, eles podem obter respostas imediatas da IA. Isso garante uma tomada de decisão mais rápida e mantém as equipes avançando.

Ainda melhor, equipes multilíngues podem otimizar aplicativos ainda mais traduzindo conteúdo interno entre países e organizações internacionais. Veja o ElevenLabs text to speech multilíngue, por exemplo, que pode transformar qualquer idioma em uma resposta de voz gerada por IA, perfeita para treinamento, responder perguntas ou fornecer informações de integração para novos funcionários em todo o mundo. Veja em ação aqui.

3. Acelerando interações com clientes

Ninguém gosta de ficar em espera.

A IA conversacional elimina essa frustração ao fornecer respostas instantâneas a perguntas de clientes, seja através de um chatbot em um site ou um assistente de voz no telefone. Veja.

Os clientes podem verificar a disponibilidade de produtos, redefinir senhas ou rastrear entregas em tempo real, sem precisar esperar por assistência humana.

Isso não só melhora a satisfação do cliente, mas também garante que as equipes de serviço possam se concentrar em questões mais complexas ou sensíveis, em vez de consultas rotineiras.

4. Otimizando a gestão de projetos

Gerenciar projetos envolve muitas partes móveis; você está lidando com prazos, tarefas, atualizações e mais.

A IA conversacional se integra perfeitamente com ferramentas de gestão de projetos para tornar esse processo mais suave.

Assistentes de IA podem enviar lembretes, atualizar membros da equipe sobre o progresso das tarefas e até responder a perguntas como: “Qual é o prazo para este projeto?” ou “Quem está designado para esta tarefa?” Ao automatizar essas atualizações, as equipes passam menos tempo atrás de detalhes e mais tempo fazendo o trabalho que importa (ou seja, seu trabalho real!)

5. Escalando operações empresariais

Crescer é ótimo, mas escalar operações pode ser um desafio. À medida que você cresce, assume novos membros da equipe, novas responsabilidades e novos requisitos caros.

A IA conversacional ajuda empresas a gerenciar volumes maiores de interações sem sobrecarregar suas equipes.

Por exemplo, durante temporadas de pico como vendas de feriados, a IA conversacional pode lidar com um aumento nas consultas de clientes, garantindo que ninguém fique esperando.

No lado interno, as empresas podem usar ferramentas de IA para integrar novos funcionários de forma eficiente, fornecendo respostas rápidas a perguntas comuns e orientando-os nos processos. Essa escalabilidade garante que as empresas possam crescer sem sacrificar a qualidade ou a satisfação do cliente.

Desafios na adoção de IA conversacional para fluxos de trabalho

Então, os benefícios são claros, mas implementar IA conversacional nem sempre é um mar de rosas.

As empresas frequentemente enfrentam alguns desafios comuns, mas estes podem ser resolvidos com um planejamento cuidadoso. Vamos dar uma olhada em alguns abaixo.

Integração com sistemas existentes

Um grande obstáculo é garantir que a IA conversacional funcione perfeitamente com as ferramentas e plataformas atuais de uma empresa. A IA conversacional só funciona tão bem quanto os dados que você insere, e isso significa dar ao bot acesso às suas comunicações internas e dados para ler, entender e reproduzir.

Seja seu software CRM, ferramentas de gestão de projetos ou sistemas de atendimento ao cliente, a compatibilidade é fundamental, então as empresas devem encontrar um agente de IA conversacional que se integre perfeitamente e talvez investir em um consultor para configurá-lo.

Escolher soluções de IA, como a ElevenLabs, com capacidades robustas de integração pode tornar esse processo muito mais fácil.

Treinamento e adoção

Novas tecnologias, sejam IA ou não, podem assustar suas equipes. Geralmente há um período de turbulência ao implementar uma nova tecnologia, então as empresas precisam estar atentas a boas políticas de gestão de mudanças para garantir que aproveitem ao máximo essa nova tecnologia.

Um plano de treinamento claro que se concentre em como a IA apoia seu trabalho — não o substitui — pode aliviar essas preocupações e ajudar as equipes a se adaptarem rapidamente. Além disso, escolher um agente de IA conversacional com uma curva de aprendizado menor pode ajudar sua empresa a começar a funcionar mais rapidamente.

Privacidade de dados

Com dados sensíveis de clientes e empresas em jogo, a segurança é uma prioridade máxima. As empresas devem escolher ferramentas de IA com forte criptografia, políticas de privacidade transparentes e conformidade com regulamentações de dados.

Construir confiança com clientes e funcionários começa protegendo suas informações, e isso significa escolher uma ferramenta de IA conversacional como a ElevenLabs, onde você sabe que seus dados estão seguros.

O futuro dos fluxos de trabalho otimizados com IA conversacional

A IA conversacional está apenas começando.

À medida que a tecnologia evolui, as empresas podem esperar capacidades ainda maiores.

Futuras ferramentas de IA conversacional serão mais proativas, usando gestão preditiva de tarefas para antecipar o que precisa ser feito antes mesmo de ser solicitado.

Por exemplo, um assistente de IA pode sugerir um acompanhamento com um cliente ou sinalizar uma tarefa atrasada para atenção imediata. Maior personalização também estará em destaque, com a IA adaptando suas interações às preferências e estilo de cada indivíduo.

À medida que a IA conversacional se torna mais sofisticada, redefinirá como as empresas operam.

Os fluxos de trabalho serão mais rápidos, mais eficientes e menos propensos a erros humanos.

Ao automatizar tarefas repetitivas, melhorar a comunicação e fornecer insights acionáveis, a IA permitirá que as empresas se concentrem na inovação e no crescimento, em vez de serem sobrecarregadas por desafios operacionais diários.

Crie um chatbot de IA conversacional com a ElevenLabs

Então, você está pronto para mergulhar em sua empresa e começar a otimizar seus fluxos de trabalho com o poder da IA conversacional? Aqui está como você pode começar.

Passo 1: Comece com a ElevenLabsInscreva-se para uma conta na ElevenLabs e vá para a seção Conversational AI Beta para começar.

Passo 2: Decida o propósito do seu chatbotEscolha o que seu chatbot fará, como responder a FAQs, guiar usuários em compras ou ajudar no suporte ao cliente. A ElevenLabs oferece modelos especializados para facilitar a configuração.

Passo 3: Configure o básicoConfigure a personalidade e o comportamento do seu chatbot. Escolha o idioma que ele usará e selecione seu modelo de IA preferido — como GPT-4 Turbo para respostas detalhadas ou Gemini 1.5 Flash para respostas rápidas.

Passo 4: Construa sua base de conhecimentoAdicione as informações que seu chatbot precisará para responder com precisão. Carregue documentos, insira conteúdo de texto ou vincule ao seu site para que a IA possa aprender e fornecer respostas relevantes e contextuais.

Passo 5: Personalize sua vozAjuste como seu chatbot soa selecionando uma voz da biblioteca da ElevenLabs ou criando uma personalizada que combine com sua marca.

Passo 6: TesteColoque seu chatbot em cenários do mundo real. Use as ferramentas de teste da ElevenLabs para fazer chamadas ou interações de amostra e ajuste as configurações com base no desempenho.

Passo 7: Lançamento e monitoramentoIntegre seu chatbot à sua plataforma usando o widget fornecido. Adicione o ID do widget ao seu site e ajuste o design para que se encaixe na aparência da sua marca. Uma vez ativo, fique de olho em seu desempenho para garantir que continue atendendo seus objetivos.

A última palavra

A IA conversacional está mudando o jogo para empresas ao otimizar fluxos de trabalho, automatizar tarefas e aumentar a eficiência, e a ElevenLabs, com sua fala impressionantemente humana e poderosa tecnologia de IA, está na vanguarda de tudo isso.

Então, a questão não é se a IA pode melhorar seus fluxos de trabalho; é quão rapidamente você pode começar a usá-la para transformar seu negócio.

Comece agora com a ElevenLabs aqui.