व्यवसाय कन्वर्सेशनल AI से वर्कफ़्लो कैसे सरल बना रहे हैं

सारांश

• कन्वर्सेशनल AI व्यवसायों को दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करके और वर्कफ़्लो में सुधार करके अक्षमताओं को समाप्त करने में मदद करता है।
• ग्राहक सेवा से लेकर प्रोजेक्ट प्रबंधन तक, AI-संचालित उपकरण कर्मचारियों को उच्च-मूल्य के कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त कर रहे हैं।
• वास्तविक दुनिया के उदाहरण दिखाते हैं कि कैसे रिटेल, हेल्थकेयर और मार्केटिंग जैसी इंडस्ट्रीज़ पहले से ही इन सुव्यवस्थित प्रक्रियाओं से लाभ उठा रही हैं।
• जबकि एकीकरण और अपनाने जैसी चुनौतियाँ मौजूद हैं, जो व्यवसाय कन्वर्सेशनल AI को अपनाते हैं, वे महत्वपूर्ण समय और लागत बचत देख रहे हैं।
• कन्वर्सेशनल AI का भविष्य और भी बड़ी क्षमताओं का वादा करता है, जैसे कि प्रेडिक्टिव टास्क मैनेजमेंट और हाइपर-पर्सनलाइज़्ड इंटरैक्शन।

क्या आप उस डरावने एहसास से जूझ रहे हैं जब आपके पास 100 कार्य होते हैं, और उनमें से अधिकांश साधारण, दोहराव वाले या समय लेने वाले होते हैं?

आप अकेले नहीं हैं। यह कई व्यवसायों की वास्तविकता है जो दिन-प्रतिदिन के संचालन के साथ तालमेल बनाए रखने की कोशिश कर रहे हैं, अपने इनबॉक्स को शून्य पर लाने और अपने जीवन प्रशासन के शीर्ष पर बने रहने की कोशिश कर रहे हैं।

प्रवेश करें कन्वर्सेशनल AI, एक उपकरण जो व्यवसायों को उनके वर्कफ़्लो को सरल और सुव्यवस्थित करने में मदद करता है। कार्यों को स्वचालित करने, संचार में सुधार करने और संचालन को स्केल करने की इसकी क्षमता के साथ, कन्वर्सेशनल AI व्यवसायों के लिए पहले से कहीं अधिक स्मार्ट तरीके से काम करना आसान बना रहा है — कठिन नहीं.

आइए देखें कि व्यवसाय अपने वर्कफ़्लो को बदलने और वास्तव में महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए कन्वर्सेशनल AI का उपयोग कैसे कर रहे हैं।

वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने का क्या मतलब है?

वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करना अक्षमताओं को समाप्त करने और वर्कफ़्लो प्रक्रिया को सुचारू बनाने के बारे में है।

उदाहरण के लिए, रिफंड प्रोसेसिंग का एक उदाहरण लें। एक व्यवसाय में जो उन्हें मैन्युअल रूप से प्रोसेस करता है, यह सरल कार्य खिंच सकता है और जटिल हो सकता है। आइए एक सामान्य मानव-प्रोसेस्ड रिफंड वर्कफ़्लो के पीछे के वर्कफ़्लो को देखें।

1. पहले, ग्राहक मदद के लिए संपर्क करता हैग्राहक रिफंड के लिए ईमेल करता है या कॉल करता है और होल्ड पर या किसी के जवाब देने का इंतजार करता है।
2. अगला, एजेंट अनुरोध की समीक्षा करता हैफिर एक ग्राहक सेवा एजेंट मैन्युअल रूप से ऑर्डर विवरण और रिफंड नीति की जांच करता है। यदि ग्राहक ने आवश्यक सभी चीजें शामिल नहीं की हैं, तो अधिक जानकारी एकत्र करने के लिए आगे-पीछे होता है।
3. अनुमोदन की आवश्यकता हैएजेंट अनुमोदन के लिए अनुरोध को प्रबंधक या किसी अन्य टीम को भेजता है। यदि वे अन्य कार्यों या अनुरोधों से निपट रहे हैं तो इसमें समय लग सकता है।
4. रिफंड प्रोसेसिंग शुरू होती हैएक बार अनुमोदित होने के बाद, एजेंट सिस्टम में रिफंड सबमिट करता है, जिसमें अधिक समय लग सकता है यदि उन्हें विभिन्न उपकरणों या सिस्टम के बीच स्विच करने की आवश्यकता हो।
5. ग्राहक को सूचित किया जाता हैएजेंट रिफंड की पुष्टि करने के लिए ग्राहक को ईमेल करता है या कॉल करता है, जो विलंबित हो सकता है यदि वे एक साथ कई अनुरोधों को संभाल रहे हैं।
6. यदि कोई समस्या है तो फॉलो-अपयदि ग्राहक को उनके खाते में रिफंड नहीं दिखता है, तो वे फिर से संपर्क करते हैं, प्रक्रिया को फिर से शुरू करते हैं और अधिक देरी का कारण बनते हैं।

सिर्फ एक साधारण रिफंड एक 6 चरण की प्रक्रिया है, जिसमें कई दिनों (या हफ्तों!) में होने वाले वर्कफ़्लो में कई चरण होते हैं। कोई आश्चर्य नहीं कि रिफंड प्रक्रिया व्यवसायों को हर साल $200 बिलियन से अधिक की लागत देती है.

इस प्रक्रिया को कन्वर्सेशनल AI का उपयोग करके सुधारने से इस समय को कम किया जा सकता है, आपके ग्राहकों को बेहतर अनुभव प्रदान किया जा सकता है, और रिफंड अनुरोधों पर बर्बाद होने वाली राशि को कम किया जा सकता है। ElevenLabs को एक्शन में देखें।

यहां सुव्यवस्थित करने का मतलब है कार्यों के प्रबंधन के तरीके को सरल बनाना, दोहराव वाली प्रक्रियाओं को स्वचालित करना और यह सुनिश्चित करना कि सब कुछ शुरू से अंत तक सुचारू रूप से प्रवाहित हो।

व्यवसाय सेटिंग में, सुव्यवस्थित वर्कफ़्लो का मतलब है तेज़ परिणाम, कम लागत और कर्मचारियों के लिए कम तनाव। कन्वर्सेशनल AI इस परिवर्तन में एक प्रमुख भूमिका निभा रहा है।

एक डिजिटल सहायक के रूप में कार्य करते हुए, यह व्यवसायों को बाधाओं को समाप्त करने, उत्पादकता में सुधार करने और अधिक रणनीतिक कार्य के लिए समय मुक्त करने में मदद करता है।

कन्वर्सेशनल AI वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने के 5 तरीके

लेकिन वास्तव में AI उस रिफंड प्रक्रिया में कैसे मदद कर सकता है जिसे हमने ऊपर देखा? और यह व्यवसायों को लागत कम करने और बेहतर ग्राहक अनुभव प्रदान करने में कैसे मदद कर सकता है? आइए कुछ उदाहरणों पर नज़र डालें।

1. दोहराव वाले कार्यों का स्वचालन

कई व्यवसाय प्रक्रियाएँ दोहराव वाली और पूर्वानुमानित होती हैं—स्वचालन के लिए आदर्श उम्मीदवार। किसी पुनरावृत्ति आपूर्तिकर्ता से खरीदारी करना, बैठक निर्धारित करना, या चालानों का मिलान करना मनुष्यों के लिए समय लेने वाले कार्य हैं लेकिन AI के लिए कोई समस्या नहीं है।

यह वही है जो AI एजेंटों के साथ होता है जो कन्वर्सेशनल AI का उपयोग करके काम करते हैं। वॉइस कन्वर्सेशनल AI एजेंट अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों का उत्तर देने, अपॉइंटमेंट बुक करने, ऑर्डर अपडेट प्रदान करने, फोन का जवाब देने, ग्राहक से सीधे बात करने या सिर्फ टेक्स्ट संदेश भेजने जैसे कार्यों को संभाल सकते हैं।

उदाहरण के लिए, एक ग्राहक को अपॉइंटमेंट पुनर्निर्धारित करने के लिए कॉल करने की कल्पना करें। मानव प्रतिनिधि की प्रतीक्षा करने के बजाय, वे एक AI सहायक के साथ बातचीत कर सकते हैं जो पूरे प्रक्रिया को सेकंडों में संभालता है। यह न केवल ग्राहक के लिए समय बचाता है बल्कि कर्मचारियों के लिए कार्यभार भी कम करता है, जिससे उन्हें उच्च-मूल्य की गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।

2. आंतरिक संचार में सुधार

आंतरिक संचार अक्सर व्यवसाय संचालन में एक बाधा हो सकता है।

कर्मचारी मूल्यवान समय जानकारी खोजने, कार्यों को स्पष्ट करने या मामूली मुद्दों को हल करने में बर्बाद करते हैं। कन्वर्सेशनल AI एक वर्चुअल हेल्प डेस्क के रूप में कार्य करता है, सामान्य प्रश्नों के त्वरित उत्तर प्रदान करता है।

उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी के पास ऐसे प्रश्न हो सकते हैं, “खर्च प्रतिपूर्ति पर नीति क्या है?” या “नवीनतम प्रोडक्ट लॉन्च कौन प्रबंधित कर रहा है?”

कई लोगों को ईमेल करने या उत्तर प्राप्त करने के लिए दस्तावेज़ों को खंगालने के बजाय, वे AI से तुरंत उत्तर प्राप्त कर सकते हैं। यह तेज़ निर्णय लेने को सुनिश्चित करता है और टीमों को आगे बढ़ने में मदद करता है।

और भी बेहतर, बहुभाषी टीमें ऐप्स को और भी अधिक सुव्यवस्थित कर सकती हैं, देशों और अंतरराष्ट्रीय संगठनों में आंतरिक सामग्री का अनुवाद करके। उदाहरण के लिए ElevenLabs का बहुभाषी टेक्स्ट टू स्पीच लें, जो किसी भी भाषा को AI जनरेटेड वॉइस रिस्पॉन्स में बदल सकता है, जो प्रशिक्षण, प्रश्नों का उत्तर देने या दुनिया भर में नए कर्मचारियों को ऑनबोर्डिंग जानकारी प्रदान करने के लिए उपयुक्त है। इसे एक्शन में देखें।

3. ग्राहक इंटरैक्शन को तेज करना

कोई भी होल्ड पर रहना पसंद नहीं करता।

कन्वर्सेशनल AI इस निराशा को समाप्त करता है, चाहे वह वेबसाइट पर चैटबॉट के माध्यम से हो या फोन पर वॉइस असिस्टेंट के माध्यम से, ग्राहक पूछताछ का तुरंत जवाब देकर। देखें।

ग्राहक उत्पाद उपलब्धता की जांच कर सकते हैं, पासवर्ड रीसेट कर सकते हैं, या डिलीवरी को वास्तविक समय में ट्रैक कर सकते हैं, बिना मानव सहायता की प्रतीक्षा किए।

यह न केवल ग्राहक संतुष्टि में सुधार करता है, बल्कि यह सुनिश्चित करता है कि सेवा टीमें अधिक जटिल या संवेदनशील ग्राहक मुद्दों पर ध्यान केंद्रित कर सकें, न कि नियमित पूछताछ पर।

4. प्रोजेक्ट प्रबंधन को सुव्यवस्थित करना

प्रोजेक्ट्स का प्रबंधन कई चलती भागों को शामिल करता है; आप समय सीमा, कार्य, अपडेट और बहुत कुछ संभाल रहे हैं।

कन्वर्सेशनल AI प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरणों के साथ सहजता से एकीकृत होता है ताकि इस प्रक्रिया को सुचारू बनाया जा सके।

AI सहायक रिमाइंडर भेज सकते हैं, टीम के सदस्यों को कार्य प्रगति के बारे में अपडेट कर सकते हैं, और यहां तक कि ऐसे प्रश्नों का उत्तर भी दे सकते हैं, “इस प्रोजेक्ट की समय सीमा क्या है?” या “इस कार्य को कौन सौंपा गया है?” इन अपडेट्स को स्वचालित करके, टीमें विवरणों का पीछा करने में कम समय बिताती हैं और उस काम को करने में अधिक समय बिताती हैं जो मायने रखता है (यानी आपका वास्तविक काम!)

5. व्यवसाय संचालन को स्केल करना

वृद्धि अच्छी है, लेकिन संचालन को स्केल करना एक चुनौती हो सकता है। जैसे-जैसे आप बढ़ते हैं, आप नए टीम के सदस्यों, नई जिम्मेदारियों और महंगी नई आवश्यकताओं को लेते हैं।

कन्वर्सेशनल AI व्यवसायों को अपनी टीमों को ओवरलोड किए बिना इंटरैक्शन की बड़ी मात्रा को प्रबंधित करने में मदद करता है।

उदाहरण के लिए, छुट्टियों की बिक्री जैसे पीक सीज़न के दौरान, कन्वर्सेशनल AI ग्राहक पूछताछ में वृद्धि को संभाल सकता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि कोई भी प्रतीक्षा में न रहे।

आंतरिक पक्ष पर, व्यवसाय AI उपकरणों का उपयोग नए कर्मचारियों को कुशलतापूर्वक ऑनबोर्ड करने के लिए कर सकते हैं, सामान्य प्रश्नों के त्वरित उत्तर प्रदान कर सकते हैं और उन्हें प्रक्रियाओं के माध्यम से मार्गदर्शन कर सकते हैं। यह स्केलेबिलिटी सुनिश्चित करती है कि व्यवसाय गुणवत्ता या ग्राहक संतुष्टि का त्याग किए बिना बढ़ सकते हैं।

वर्कफ़्लो के लिए कन्वर्सेशनल AI को अपनाने में चुनौतियाँ

तो, लाभ स्पष्ट हैं, लेकिन कन्वर्सेशनल AI को लागू करना हमेशा आसान नहीं होता।

व्यवसाय अक्सर कुछ सामान्य चुनौतियों का सामना करते हैं, लेकिन इन्हें विचारशील योजना के साथ संबोधित किया जा सकता है। आइए नीचे कुछ पर नज़र डालें।

मौजूदा सिस्टम के साथ एकीकरण

एक प्रमुख बाधा यह सुनिश्चित करना है कि कन्वर्सेशनल AI कंपनी के मौजूदा उपकरणों और प्लेटफार्मों के साथ सहजता से काम करता है। कन्वर्सेशनल AI केवल उतना ही अच्छा काम करता है जितना डेटा आप इनपुट करते हैं, और इसका मतलब है कि बॉट को आपके आंतरिक संचार और डेटा को पढ़ने, समझने और फिर से बाहर निकालने के लिए एक्सेस देना।

चाहे वह आपका CRM सॉफ़्टवेयर हो, प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण हों, या ग्राहक सेवा प्रणाली हो, संगतता महत्वपूर्ण है, इसलिए व्यवसायों को एक ऐसा कन्वर्सेशनल AI एजेंट खोजना चाहिए जो सहजता से एकीकृत हो और शायद इसे सेट अप करने के लिए एक सलाहकार में निवेश करें।

ElevenLabs जैसी AI समाधान चुनना, जिसमें मजबूत एकीकरण क्षमताएँ हों, इस प्रक्रिया को बहुत आसान बना सकता है।

प्रशिक्षण और अपनाना

नई तकनीकें, चाहे AI हो या न हो, आपकी टीमों के लिए डरावनी हो सकती हैं। नई तकनीक को स्थापित करने के आसपास आमतौर पर उथल-पुथल की अवधि होती है, इसलिए व्यवसायों को यह सुनिश्चित करने के लिए अच्छे परिवर्तन प्रबंधन नीतियों के शीर्ष पर रहना चाहिए कि वे इस नई तकनीक का अधिकतम लाभ उठाएं।

एक स्पष्ट प्रशिक्षण योजना जो इस बात पर केंद्रित है कि AI उनके काम का समर्थन कैसे करता है—इसे प्रतिस्थापित नहीं करता—इन चिंताओं को कम कर सकता है और टीमों को जल्दी से अनुकूलित करने में मदद कर सकता है। इसके अलावा, एक छोटे लर्निंग कर्व वाले कन्वर्सेशनल AI एजेंट को चुनने से आपका व्यवसाय तेजी से शुरू हो सकता है।

डेटा गोपनीयता

संवेदनशील ग्राहक और व्यावसायिक डेटा के साथ, सुरक्षा सर्वोच्च प्राथमिकता है। व्यवसायों को मजबूत एन्क्रिप्शन, पारदर्शी गोपनीयता नीतियों और डेटा विनियमों के अनुपालन के साथ AI उपकरण चुनना चाहिए।

ग्राहकों और कर्मचारियों के साथ विश्वास बनाना उनकी जानकारी की सुरक्षा से शुरू होता है, और इसका मतलब है कि ElevenLabs जैसे कन्वर्सेशनल AI टूल का चयन करना, जहां आप जानते हैं कि आपका डेटा सुरक्षित है।

कन्वर्सेशनल AI के साथ सुव्यवस्थित वर्कफ़्लो का भविष्य

कन्वर्सेशनल AI अभी शुरुआत कर रहा है.

जैसे-जैसे तकनीक विकसित होती है, व्यवसाय और भी बड़ी क्षमताओं की उम्मीद कर सकते हैं।

भविष्य के कन्वर्सेशनल AI उपकरण अधिक सक्रिय होंगे, प्रेडिक्टिव टास्क मैनेजमेंट का उपयोग करके यह अनुमान लगाएंगे कि क्या करने की आवश्यकता है इससे पहले कि इसे पूछा जाए।

उदाहरण के लिए, एक AI सहायक किसी क्लाइंट के साथ फॉलो-अप करने या तत्काल ध्यान देने के लिए विलंबित कार्य को चिह्नित करने का सुझाव दे सकता है। AI अपनी बातचीत को प्रत्येक व्यक्ति की प्राथमिकताओं और शैली के अनुसार अनुकूलित करके अधिक व्यक्तिगतकरण भी केंद्र में ले जाएगा।

जैसे-जैसे कन्वर्सेशनल AI अधिक परिष्कृत होता जाएगा, यह व्यवसायों के संचालन के तरीके को फिर से परिभाषित करेगा।

वर्कफ़्लो तेज़, अधिक कुशल और मानव त्रुटि की संभावना कम होगी।

दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करके, संचार में सुधार करके और कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि प्रदान करके, AI व्यवसायों को दैनिक परिचालन चुनौतियों में फंसे रहने के बजाय नवाचार और विकास पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाएगा।

ElevenLabs के साथ एक कन्वर्सेशनल AI चैटबॉट बनाएं

तो, क्या आप अपने व्यवसाय में छलांग लगाने और कन्वर्सेशनल AI की शक्ति के साथ अपने वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करना शुरू करने के लिए तैयार हैं? यहां बताया गया है कि आप कैसे शुरू कर सकते हैं।

चरण 1: ElevenLabs के साथ शुरुआत करेंElevenLabs खाते के लिए साइन अप करें और चीजों को शुरू करने के लिए कन्वर्सेशनल AI बीटा सेक्शन पर जाएं।

चरण 2: अपने चैटबॉट का उद्देश्य तय करेंचुनें कि आपका चैटबॉट क्या करेगा, जैसे कि अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों का उत्तर देना, उपयोगकर्ताओं को खरीदारी के माध्यम से मार्गदर्शन करना, या ग्राहक सहायता में सहायता करना। ElevenLabs सेटअप को आसान बनाने के लिए विशेष टेम्पलेट्स प्रदान करता है।

चरण 3: मूल बातें सेट करेंअपने चैटबॉट की पर्सनैलिटी और व्यवहार को कॉन्फ़िगर करें। उस भाषा को चुनें जिसका वह उपयोग करेगा और अपना पसंदीदा AI मॉडल चुनें—जैसे विस्तृत उत्तरों के लिए GPT-4 टर्बो या त्वरित प्रतिक्रियाओं के लिए जेमिनी 1.5 फ्लैश।

चरण 4: इसका नॉलेज बेस बनाएंसटीक उत्तर देने के लिए आपके चैटबॉट को जिन सूचनाओं की आवश्यकता होगी, उन्हें जोड़ें। दस्तावेज़ अपलोड करें, टेक्स्ट सामग्री इनपुट करें, या AI को प्रासंगिक, संदर्भित उत्तर सीखने और प्रदान करने के लिए अपनी वेबसाइट से लिंक करें।

चरण 5: इसकी आवाज़ को कस्टमाइज़ करेंElevenLabs की लाइब्रेरी से आवाज़ का चयन करके या अपनी ब्रांड से मेल खाने वाली कस्टम आवाज़ बनाकर अपने चैटबॉट की आवाज़ को कैसे सुनाई दे, इसे फाइन-ट्यून करें।

चरण 6: इसे आज़माएंअपने चैटबॉट को वास्तविक दुनिया के परिदृश्यों के माध्यम से चलाएं। ElevenLabs के परीक्षण उपकरणों का उपयोग करके नमूना कॉल या इंटरैक्शन करें और प्रदर्शन के आधार पर सेटिंग्स को समायोजित करें।

चरण 7: लॉन्च और मॉनिटर करेंप्रदान किए गए विजेट का उपयोग करके अपने प्लेटफ़ॉर्म में अपने चैटबॉट को एकीकृत करें। अपने वेबसाइट पर विजेट आईडी जोड़ें और इसे आपके ब्रांड के लुक के अनुसार डिज़ाइन करें। लाइव होने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए इसके प्रदर्शन पर नज़र रखें कि यह आपके लक्ष्यों को पूरा करता रहे।

अंतिम शब्द

कन्वर्सेशनल AI व्यवसायों के लिए खेल को बदल रहा है, वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित कर रहा है, कार्यों को स्वचालित कर रहा है, और दक्षता को बढ़ा रहा है, और ElevenLabs, अपनी प्रभावशाली मानव जैसी आवाज़ और शक्तिशाली AI तकनीक के साथ, इस सब के केंद्र में है।

तो सवाल यह नहीं है कि AI आपके वर्कफ़्लो को कैसे सुधार सकता है; यह है कि आप इसे अपने व्यवसाय को बदलने के लिए कितनी जल्दी उपयोग करना शुरू कर सकते हैं।

शुरू करें ElevenLabs के साथ यहां।