Hur företag effektiviserar arbetsflöden med Conversational AI

Sammanfattning

• Conversational AI hjälper företag att eliminera ineffektivitet genom att automatisera repetitiva uppgifter och förbättra arbetsflöden.
• Från kundservice till projektledning, AI-drivna verktyg frigör anställda så att de kan fokusera på mer värdefullt arbete.
• Exempel från verkligheten visar hur branscher som detaljhandel, vård och marknadsföring redan drar nytta av dessa strömlinjeformade processer.
• Även om det finns utmaningar som integration och anpassning, ser företag som omfamnar conversational AI betydande tids- och kostnadsbesparingar.
• Framtiden för conversational AI lovar ännu större möjligheter, som prediktiv uppgiftshantering och hyperpersonliga interaktioner.

Kämpar du med den där känslan när du har 100 uppgifter på ditt bord, och de flesta är tråkiga, repetitiva eller bara tidskrävande?

Du är inte ensam. Detta är verkligheten för många företag som försöker hålla jämna steg med dagliga operationer, få sin inkorg till noll och hålla koll på sin livsadministration.

Här kommer conversational AI, ett verktyg som hjälper företag att förenkla och effektivisera sina arbetsflöden. Med sin förmåga att automatisera uppgifter, förbättra kommunikation och skala upp operationer gör conversational AI det enklare än någonsin för företag att arbeta smartare — inte hårdare.

Låt oss dyka in i hur företag använder conversational AI för att transformera sina arbetsflöden och fokusera på det som verkligen betyder något.

Vad innebär det att effektivisera arbetsflöden?

Att effektivisera arbetsflöden handlar om att eliminera ineffektivitet och göra processen smidigare.

Låt oss ta ett exempel på att hantera en återbetalning. I ett företag som hanterar dem manuellt kan denna enkla uppgift dra ut på tiden och bli komplex. Låt oss titta på arbetsflödet bakom en typisk mänskligt hanterad återbetalning.

1. Först kontaktar kunden för hjälpKunden mejlar eller ringer för att be om en återbetalning och väntar i kö eller på svar.
2. Nästa steg, agenten granskar begäranEn kundtjänstagent kontrollerar sedan manuellt orderdetaljer och återbetalningspolicy. Om kunden inte inkluderade allt som behövs, sker en fram och tillbaka för att samla mer info.
3. Godkännande behövsAgenten skickar begäran till en chef eller ett annat team för godkännande. Detta kan ta tid om de hanterar andra uppgifter eller förfrågningar.
4. Bearbetning av återbetalningen börjarNär den är godkänd, skickar agenten in återbetalningen i systemet, vilket kan ta längre tid om de behöver växla mellan olika verktyg eller system.
5. Kunden blir informeradAgenten mejlar eller ringer kunden för att bekräfta återbetalningen, vilket kan bli försenat om de hanterar flera förfrågningar samtidigt.
6. Uppföljning om det finns ett problemOm kunden inte ser återbetalningen på sitt konto, kontaktar de igen, vilket startar om processen och orsakar fler förseningar.

Bara en enkel återbetalning är en 6-stegsprocess, med många steg i arbetsflödet som sker över flera dagar (eller veckor!). Inte konstigt att återbetalningsprocessen kostar företag över 200 miljarder dollar varje år.

Att förbättra denna process med conversational AI skulle minska denna tid, erbjuda en bättre upplevelse för dina kunder och minska mängden pengar som slösas på återbetalningsförfrågningar. Ta en titt på ElevenLabs i aktion.

Effektivisering här innebär att förenkla hur uppgifter hanteras, automatisera repetitiva processer och se till att allt flyter smidigt från början till slut.

I en affärsmiljö innebär strömlinjeformade arbetsflöden snabbare resultat, minskade kostnader och mindre stress för anställda. Conversational AI spelar en stor roll i denna transformation.

Som en digital assistent hjälper den företag att eliminera flaskhalsar, förbättra produktiviteten och frigöra tid för mer strategiskt arbete.

5 sätt Conversational AI förbättrar arbetsflöden

Men hur exakt kan AI hjälpa den återbetalningsprocess vi tittade på ovan? Och hur kan det hjälpa företag att minska kostnader och erbjuda en bättre kundupplevelse? Låt oss titta på några exempel.

1. Automatisera repetitiva uppgifter

Många affärsprocesser är repetitiva och förutsägbara—perfekta kandidater för automatisering. Saker som att köpa från en återkommande leverantör, boka ett möte eller stämma av fakturor är tidskrävande uppgifter för människor men inget problem för AI.

Detta gäller även AI-agenter som använder conversational AI för att arbeta.Röstbaserade conversational AI-agenter kan ta över uppgifter som att svara på vanliga frågor, boka möten, ge orderuppdateringar, svara i telefon, prata direkt med kunden eller helt enkelt skicka textmeddelanden.

Till exempel, tänk dig en kund som ringer för att boka om ett möte. Istället för att vänta på en mänsklig representant kan de interagera med en AI-assistent som hanterar hela processen på några sekunder. Detta sparar inte bara tid för kunden utan minskar också arbetsbelastningen för anställda, vilket gör att de kan fokusera på mer värdefulla aktiviteter.

2. Förbättra intern kommunikation

Intern kommunikation kan ofta vara en flaskhals i affärsverksamheten.

Anställda slösar värdefull tid på att leta efter information, klargöra uppgifter eller lösa mindre problem. Conversational AI fungerar som en virtuell helpdesk och ger omedelbara svar på vanliga frågor.

Till exempel kan en anställd ha frågor som, “Vad är policyn för utgiftsersättning?” eller “Vem hanterar den senaste produktlanseringen?”

Istället för att mejla flera personer eller leta igenom dokument för att få svar, kan de få omedelbara svar från AI. Detta säkerställer snabbare beslutsfattande och håller teamen i rörelse.

Ännu bättre, flerspråkiga team kan effektivisera appar ännu mer genom att översätta internt innehåll över länder och internationella organisationer. Ta ElevenLabs flerspråkiga text to speech, till exempel, som kan omvandla vilket språk som helst till ett AI-genererat röstrespons, perfekt för utbildning, svara på frågor eller ge introduktionsinformation till nya anställda över hela världen. Se det i aktion här.

3. Snabba upp kundinteraktioner

Ingen gillar att bli satt på vänt.

Conversational AI eliminerar denna frustration genom att ge omedelbara svar på kundförfrågningar, vare sig det är genom en chatbot på en webbplats eller en röstassistent på telefonen. Ta en titt.

Kunder kan kontrollera produktens tillgänglighet, återställa lösenord eller spåra leveranser i realtid, utan att behöva vänta på mänsklig hjälp.

Detta förbättrar inte bara kundnöjdheten, utan säkerställer också att serviceteam kan fokusera på mer komplexa eller känsliga kundfrågor istället för rutinfrågor.

4. Effektivisera projektledning

Att hantera projekt innebär många rörliga delar; du jonglerar med deadlines, uppgifter, uppdateringar och mer.

Conversational AI integreras sömlöst med projektledningsverktyg för att göra denna process smidigare.

AI-assistenter kan skicka påminnelser, uppdatera teammedlemmar om uppgiftsframsteg och till och med svara på frågor som, “Vad är deadline för detta projekt?” eller “Vem är tilldelad denna uppgift?” Genom att automatisera dessa uppdateringar spenderar team mindre tid på att jaga detaljer och mer tid på att göra det arbete som betyder något (dvs ditt faktiska jobb!)

5. Skala upp affärsverksamhet

Tillväxt är bra, men att skala upp verksamheten kan vara en utmaning. När du växer tar du på dig nya teammedlemmar, nya ansvar och dyra nya krav.

Conversational AI hjälper företag att hantera större volymer av interaktioner utan att överbelasta sina team.

Till exempel, under högsäsonger som julförsäljning, kan conversational AI hantera en ökning av kundförfrågningar, vilket säkerställer att ingen blir lämnad väntande.

På den interna sidan kan företag använda AI-verktyg för att effektivt introducera nya anställda, ge snabba svar på vanliga frågor och vägleda dem genom processer. Denna skalbarhet säkerställer att företag kan växa utan att offra kvalitet eller kundnöjdhet.

Utmaningar med att anta conversational AI för arbetsflöden

Så, fördelarna är tydliga, men att implementera conversational AI är inte alltid enkelt.

Företag stöter ofta på några vanliga utmaningar, men dessa kan hanteras med noggrann planering. Låt oss titta på några nedan.

Integration med befintliga system

En stor utmaning är att säkerställa att conversational AI fungerar sömlöst med företagets nuvarande verktyg och plattformar. Conversational AI fungerar bara så bra som de data du matar in, och det innebär att ge boten tillgång till dina interna kommunikationer och data för att läsa, förstå och återge.

Oavsett om det är ditt CRM-program, projektledningsverktyg eller kundtjänstsystem, är kompatibilitet nyckeln, så företag bör hitta en conversational AI-agent som integreras sömlöst och kanske investera i en konsult för att få det på plats.

Att välja AI-lösningar, som ElevenLabs, med robusta integrationsmöjligheter kan göra denna process mycket enklare.

Utbildning och anpassning

Ny teknik, AI eller inte, kan vara skrämmande för dina team. Det finns vanligtvis en period av omvälvning kring att införa ny teknik, så företag behöver hålla sig på toppen av bra förändringshanteringspolicyer för att säkerställa att de får ut det mesta av denna nya teknik.

En tydlig utbildningsplan som fokuserar på hur AI stödjer deras arbete—inte ersätter det—kan lindra dessa bekymmer och hjälpa team att anpassa sig snabbt. Att också välja en conversational AI-agent med en mindre inlärningskurva kan hjälpa ditt företag att komma igång snabbare.

Datasekretess

Med känsliga kund- och affärsdata i spel är säkerhet en högsta prioritet. Företag måste välja AI-verktyg med stark kryptering, transparenta sekretesspolicyer och efterlevnad av dataskyddsregler.

Att bygga förtroende med kunder och anställda börjar med att skydda deras information, och det innebär att välja ett conversational AI-verktyg som ElevenLabs, där du vet att dina data är säkra.

Framtiden för strömlinjeformade arbetsflöden med conversational AI

Conversational AI har bara börjat.

När tekniken utvecklas kan företag se fram emot ännu större möjligheter.

Framtida conversational AI-verktyg kommer att vara mer proaktiva och använda prediktiv uppgiftshantering för att förutse vad som behöver göras innan det ens efterfrågas.

Till exempel kan en AI-assistent föreslå att följa upp med en klient eller flagga en försenad uppgift för omedelbar uppmärksamhet. Större personalisering kommer också att stå i centrum, med AI som anpassar sina interaktioner till varje individs preferenser och stil.

När conversational AI blir mer sofistikerad kommer det att omdefiniera hur företag fungerar.

Arbetsflöden kommer att bli snabbare, mer effektiva och mindre benägna till mänskliga fel.

Genom att automatisera repetitiva uppgifter, förbättra kommunikation och ge handlingsbara insikter, kommer AI att möjliggöra för företag att fokusera på innovation och tillväxt snarare än att fastna i dagliga operativa utmaningar.

Skapa en conversational AI-chatbot med ElevenLabs

Så, är du redo att ta steget i ditt företag och börja effektivisera dina arbetsflöden med kraften av conversational AI? Här är hur du kan komma igång.

Steg 1: Kom igång med ElevenLabsRegistrera dig för ett ElevenLabs-konto och gå till Conversational AI Beta-sektionen för att sätta igång.

Steg 2: Bestäm syftet med din chatbotVälj vad din chatbot ska göra, som att svara på vanliga frågor, guida användare genom köp eller hjälpa till med kundsupport. ElevenLabs erbjuder specialiserade mallar för att göra inställningen enklare.

Steg 3: Ställ in grundernaKonfigurera din chatbots personlighet och beteende. Välj vilket språk den ska använda och välj din föredragna AI-modell—som GPT-4 Turbo för detaljerade svar eller Gemini 1.5 Flash för snabba svar.

Steg 4: Bygg dess kunskapsbasLägg till den information din chatbot behöver för att svara korrekt. Ladda upp dokument, mata in textinnehåll eller länka till din webbplats så att AI kan lära sig och ge relevanta, kontextuella svar.

Steg 5: Anpassa dess röstFinjustera hur din chatbot låter genom att välja en röst från ElevenLabs bibliotek eller skapa en anpassad som matchar ditt varumärke.

Steg 6: Testa denKör din chatbot genom verkliga scenarier. Använd ElevenLabs testverktyg för att göra provsamtal eller interaktioner och justera inställningarna baserat på prestanda.

Steg 7: Lansera och övervakaIntegrera din chatbot i din plattform med den medföljande widgeten. Lägg till widget-ID:t på din webbplats och justera designen så att den passar ditt varumärkes utseende. När den är live, håll koll på dess prestanda för att säkerställa att den fortsätter att uppfylla dina mål.

Sista ordet

Conversational AI förändrar spelplanen för företag genom att effektivisera arbetsflöden, automatisera uppgifter och öka effektiviteten, och ElevenLabs, med sitt imponerande människoliknande tal och kraftfulla AI-teknik, är i framkant av allt.

Så frågan är inte om AI kan förbättra dina arbetsflöden; det är hur snabbt du kan börja använda det för att transformera ditt företag.

Kom igång med ElevenLabs här.