Jak firmy usprawniają workflow dzięki Conversational AI

Podsumowanie

• Conversational AI pomaga firmom eliminować nieefektywności, automatyzując powtarzalne zadania i usprawniając workflow.
• Od obsługi klienta po zarządzanie projektami, narzędzia zasilane AI uwalniają pracowników, by mogli skupić się na bardziej wartościowej pracy.
• Przykłady z życia pokazują, jak branże takie jak handel, opieka zdrowotna i marketing już korzystają z tych usprawnionych procesów.
• Mimo wyzwań, takich jak integracja i wdrożenie, firmy, które wdrażają conversational AI, zauważają znaczące oszczędności czasu i kosztów.
• Przyszłość conversational AI obiecuje jeszcze większe możliwości, takie jak przewidywalne zarządzanie zadaniami i hiperpersonalizowane interakcje.

Zmagasz się z uczuciem przytłoczenia, gdy masz 100 zadań na głowie, a większość z nich jest nudna, powtarzalna lub po prostu czasochłonna?

Nie jesteś sam. To rzeczywistość dla wielu firm próbujących nadążyć za codziennymi operacjami, opróżnić skrzynkę odbiorczą i ogarnąć swoje życie.

Oto conversational AI, narzędzie, które pomaga firmom upraszczać i usprawniać workflow. Dzięki możliwości automatyzacji zadań, poprawie komunikacji i skalowaniu operacji, conversational AI ułatwia firmom pracę mądrzejszą — nie cięższą.

Zobaczmy, jak firmy wykorzystują conversational AI do transformacji workflow i skupienia się na tym, co naprawdę ważne.

Co oznacza usprawnienie workflow?

Usprawnienie workflow polega na eliminacji nieefektywności i wygładzaniu procesu pracy.

Weźmy na przykład przetwarzanie zwrotu. W firmie, która robi to ręcznie, to proste zadanie może się przeciągać i komplikować. Spójrzmy na workflow typowego zwrotu przetwarzanego przez człowieka.

1. Najpierw klient zgłasza się po pomocKlient wysyła e-mail lub dzwoni, aby poprosić o zwrot i czeka na odpowiedź.
2. Następnie agent przegląda prośbęAgent obsługi klienta ręcznie sprawdza szczegóły zamówienia i politykę zwrotów. Jeśli klient nie dołączył wszystkiego, co potrzebne, następuje wymiana informacji.
3. Potrzebna jest akceptacjaAgent wysyła prośbę do menedżera lub innego zespołu do akceptacji. Może to zająć czas, jeśli mają inne zadania.
4. Rozpoczyna się przetwarzanie zwrotuPo akceptacji agent wprowadza zwrot do systemu, co może zająć więcej czasu, jeśli musi przełączać się między różnymi narzędziami.
5. Klient zostaje powiadomionyAgent wysyła e-mail lub dzwoni do klienta, aby potwierdzić zwrot, co może się opóźnić, jeśli obsługuje wiele zgłoszeń jednocześnie.
6. Dalsze kroki, jeśli wystąpi problemJeśli klient nie widzi zwrotu na swoim koncie, ponownie się kontaktuje, co powoduje opóźnienia.

Jeden prosty zwrot to proces 6 kroków, z wieloma etapami, które mogą trwać dni (lub tygodnie!). Nic dziwnego, że proces zwrotów kosztuje firmy ponad 200 miliardów dolarów rocznie.

Usprawnienie tego procesu za pomocą conversational AI skróciłoby czas, zaoferowało lepsze doświadczenie klientom i zmniejszyło ilość pieniędzy marnowanych na zwroty. Zobacz ElevenLabs w akcji.

Usprawnienie tutaj oznacza uproszczenie zarządzania zadaniami, automatyzację powtarzalnych procesów i zapewnienie płynności od początku do końca.

W kontekście biznesowym, usprawnione workflow oznacza szybsze wyniki, niższe koszty i mniej stresu dla pracowników. Conversational AI odgrywa kluczową rolę w tej transformacji.

Działa jako cyfrowy asystent, pomagając firmom eliminować wąskie gardła, poprawiać produktywność i uwalniać czas na bardziej strategiczną pracę.

5 sposobów, jak Conversational AI usprawnia workflow

Ale jak dokładnie AI może pomóc w procesie zwrotu, który omówiliśmy powyżej? I jak może pomóc firmom obniżyć koszty i zaoferować lepsze doświadczenie klientom? Spójrzmy na kilka przykładów.

1. Automatyzacja powtarzalnych zadań

Wiele procesów biznesowych jest powtarzalnych i przewidywalnych — idealnych do automatyzacji. Rzeczy takie jak zakupy u stałego dostawcy, umawianie spotkań czy uzgadnianie faktur to czasochłonne zadania dla ludzi, ale nie problem dla AI.

To samo dotyczy agentów AI, którzy wykorzystują conversational AI do pracy.Głosowi agenci conversational AI mogą przejąć zadania takie jak odpowiadanie na FAQ, rezerwowanie spotkań, aktualizowanie zamówień, odbieranie telefonów, bezpośrednia rozmowa z klientem czy po prostu wysyłanie wiadomości tekstowych.

Na przykład, wyobraź sobie klienta dzwoniącego, aby przełożyć spotkanie. Zamiast czekać na ludzkiego przedstawiciela, mogą rozmawiać z asystentem AI, który obsługuje cały proces w kilka sekund. To nie tylko oszczędza czas klienta, ale także zmniejsza obciążenie pracowników, pozwalając im skupić się na bardziej wartościowych działaniach.

2. Poprawa komunikacji wewnętrznej

Komunikacja wewnętrzna często bywa wąskim gardłem w operacjach biznesowych.

Pracownicy tracą cenny czas na szukanie informacji, wyjaśnianie zadań czy rozwiązywanie drobnych problemów. Conversational AI działa jako wirtualne biuro pomocy, dostarczając natychmiastowe odpowiedzi na często zadawane pytania.

Na przykład, pracownik może mieć pytania takie jak: „Jaka jest polityka zwrotu kosztów?” lub „Kto zarządza najnowszym wprowadzeniem produktu?”

Zamiast wysyłać e-maile do wielu osób lub przeszukiwać dokumenty, mogą uzyskać natychmiastowe odpowiedzi od AI. To zapewnia szybsze podejmowanie decyzji i utrzymuje zespoły w ruchu.

Co więcej, zespoły wielojęzyczne mogą jeszcze bardziej usprawnić aplikacje, tłumacząc treści wewnętrzne w różnych krajach i organizacjach międzynarodowych. Weźmy na przykład ElevenLabs multilingual text to speech, które może przekształcić dowolny język w odpowiedź głosową generowaną przez AI, idealną do szkoleń, odpowiadania na pytania czy dostarczania informacji wprowadzających nowym pracownikom na całym świecie. Zobacz to w akcji tutaj.

3. Przyspieszenie interakcji z klientami

Nikt nie lubi być trzymany na linii.

Conversational AI eliminuje tę frustrację, zapewniając natychmiastowe odpowiedzi na zapytania klientów, czy to przez chatbota na stronie internetowej, czy asystenta głosowego przez telefon. Zobacz.

Klienci mogą sprawdzać dostępność produktów, resetować hasła czy śledzić dostawy w czasie rzeczywistym, bez potrzeby czekania na pomoc człowieka.

To nie tylko poprawia satysfakcję klientów, ale także zapewnia, że zespoły obsługi mogą skupić się na bardziej złożonych lub wrażliwych kwestiach klientów zamiast rutynowych zapytań.

4. Usprawnienie zarządzania projektami

Zarządzanie projektami wiąże się z wieloma ruchomymi częściami; żonglujesz terminami, zadaniami, aktualizacjami i nie tylko.

Conversational AI integruje się płynnie z narzędziami do zarządzania projektami, aby uczynić ten proces bardziej płynnym.

Asystenci AI mogą wysyłać przypomnienia, aktualizować członków zespołu o postępach zadań, a nawet odpowiadać na pytania takie jak: „Jaki jest termin tego projektu?” lub „Kto jest przypisany do tego zadania?” Automatyzując te aktualizacje, zespoły spędzają mniej czasu na ściganiu szczegółów i więcej na pracy, która ma znaczenie (czyli twojej rzeczywistej pracy!)

5. Skalowanie operacji biznesowych

Wzrost jest świetny, ale skalowanie operacji może być wyzwaniem. W miarę jak rośniesz, przyjmujesz nowych członków zespołu, nowe obowiązki i kosztowne nowe wymagania.

Conversational AI pomaga firmom zarządzać większą ilością interakcji bez przeciążania zespołów.

Na przykład, w okresach szczytowych, takich jak wyprzedaże świąteczne, conversational AI może obsłużyć wzrost zapytań klientów, zapewniając, że nikt nie czeka.

Od strony wewnętrznej, firmy mogą używać narzędzi AI do efektywnego wdrażania nowych pracowników, dostarczając szybkie odpowiedzi na często zadawane pytania i prowadząc ich przez procesy. Ta skalowalność zapewnia, że firmy mogą rosnąć bez poświęcania jakości czy satysfakcji klientów.

Wyzwania związane z wdrażaniem conversational AI do workflow

Korzyści są jasne, ale wdrożenie conversational AI nie zawsze jest łatwe.

Firmy często napotykają kilka typowych wyzwań, ale można je rozwiązać dzięki przemyślanemu planowaniu. Spójrzmy na kilka poniżej.

Integracja z istniejącymi systemami

Jednym z głównych wyzwań jest zapewnienie, że conversational AI działa płynnie z obecnymi narzędziami i platformami firmy. Conversational AI działa tylko tak dobrze, jak dane, które wprowadzasz, co oznacza, że bot musi mieć dostęp do twojej komunikacji wewnętrznej i danych, aby je czytać, rozumieć i przetwarzać.

Niezależnie od tego, czy to twoje oprogramowanie CRM, narzędzia do zarządzania projektami czy systemy obsługi klienta, kluczowa jest kompatybilność, więc firmy powinny znaleźć agenta conversational AI, który integruje się płynnie i może zainwestować w konsultanta, aby go skonfigurować.

Wybór rozwiązań AI, takich jak ElevenLabs, z solidnymi możliwościami integracji może znacznie ułatwić ten proces.

Szkolenie i wdrożenie

Nowe technologie, AI czy nie, mogą być przerażające dla twoich zespołów. Zwykle jest okres zamieszania wokół wprowadzania nowej technologii, więc firmy muszą być na bieżąco z dobrymi politykami zarządzania zmianą, aby w pełni wykorzystać tę nową technologię.

Jasny plan szkoleniowy, który koncentruje się na tym, jak AI wspiera ich pracę — a nie ją zastępuje — może złagodzić te obawy i pomóc zespołom szybko się dostosować. Wybór agenta conversational AI z mniejszą krzywą uczenia się może również pomóc twojej firmie szybciej się uruchomić.

Prywatność danych

Z uwagi na wrażliwe dane klientów i firm, bezpieczeństwo jest najwyższym priorytetem. Firmy muszą wybierać narzędzia AI z silnym szyfrowaniem, przejrzystymi politykami prywatności i zgodnością z przepisami dotyczącymi danych.

Budowanie zaufania klientów i pracowników zaczyna się od ochrony ich informacji, co oznacza wybór narzędzia conversational AI, takiego jak ElevenLabs, gdzie wiesz, że twoje dane są bezpieczne.

Przyszłość usprawnionych workflow z conversational AI

Conversational AI dopiero się zaczyna.

W miarę jak technologia się rozwija, firmy mogą oczekiwać jeszcze większych możliwości.

Przyszłe narzędzia conversational AI będą bardziej proaktywne, wykorzystując przewidywalne zarządzanie zadaniami, aby przewidywać, co trzeba zrobić, zanim zostanie to poproszone.

Na przykład, asystent AI może zasugerować śledzenie klienta lub oznaczenie opóźnionego zadania do natychmiastowej uwagi. Większa personalizacja również stanie się kluczowa, z AI dostosowującym swoje interakcje do preferencji i stylu każdej osoby.

W miarę jak conversational AI staje się bardziej zaawansowane, zdefiniuje na nowo, jak działają firmy.

Workflow będą szybsze, bardziej efektywne i mniej podatne na błędy ludzkie.

Automatyzując powtarzalne zadania, poprawiając komunikację i dostarczając praktyczne wnioski, AI umożliwi firmom skupienie się na innowacjach i rozwoju, zamiast być przytłoczonymi codziennymi wyzwaniami operacyjnymi.

Stwórz chatbota conversational AI z ElevenLabs

Czy jesteś gotowy, aby zanurzyć się w swojej firmie i zacząć usprawniać workflow dzięki mocy conversational AI? Oto jak możesz zacząć.

Krok 1: Zacznij z ElevenLabsZarejestruj się na konto ElevenLabs i przejdź do sekcji Conversational AI Beta, aby rozpocząć.

Krok 2: Określ cel swojego chatbotaWybierz, co będzie robił twój chatbot, na przykład odpowiadał na FAQ, prowadził użytkowników przez zakupy lub pomagał w obsłudze klienta. ElevenLabs oferuje specjalne szablony, aby ułatwić konfigurację.

Krok 3: Skonfiguruj podstawySkonfiguruj osobowość i zachowanie swojego chatbota. Wybierz język, którego będzie używał, i wybierz preferowany model AI — jak GPT-4 Turbo do szczegółowych odpowiedzi lub Gemini 1.5 Flash do szybkich odpowiedzi.

Krok 4: Zbuduj bazę wiedzyDodaj informacje, które twój chatbot będzie potrzebował, aby odpowiadać dokładnie. Prześlij dokumenty, wprowadź treści tekstowe lub połącz się z twoją stroną internetową, aby AI mogło się uczyć i dostarczać odpowiednie, kontekstowe odpowiedzi.

Krok 5: Dostosuj jego głosDopasuj, jak brzmi twój chatbot, wybierając głos z biblioteki ElevenLabs lub tworząc niestandardowy, który pasuje do twojej marki.

Krok 6: Przetestuj goPrzeprowadź swojego chatbota przez scenariusze z życia. Użyj narzędzi testowych ElevenLabs, aby wykonać próbne połączenia lub interakcje i dostosuj ustawienia na podstawie wyników.

Krok 7: Uruchom i monitorujZintegruj swojego chatbota z platformą, używając dostarczonego widgetu. Dodaj ID widgetu do swojej strony internetowej i dostosuj design, aby pasował do wyglądu twojej marki. Po uruchomieniu, obserwuj jego wydajność, aby upewnić się, że nadal spełnia twoje cele.

Ostatnie słowo

Conversational AI zmienia zasady gry dla firm, usprawniając workflow, automatyzując zadania i zwiększając efektywność, a ElevenLabs, z imponująco ludzką mową i potężną technologią AI, jest na czele tego wszystkiego.

Więc pytanie nie brzmi, czy AI może poprawić twoje workflow; chodzi o to, jak szybko możesz zacząć go używać, aby przekształcić swoją firmę.

Zacznij z ElevenLabs tutaj.