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# Microsoft Outlook

接待员可以查看 Outlook 日历中已有的内容，为与来电者约定的预约添加事件，并将通话消息通过电子邮件发送给团队。Microsoft 的日历和邮件 API（Microsoft Graph）仅支持 OAuth 登录，因此 Reception 通过 [Zapier](/docs/zh/reception-ai/integrations/zapier) 连接。

> **Note**
>
> 这不同于 Reception 的内置预约功能。接待员读取的是事件列表，而不是
> 可预约时段，无法阻止两位来电者选择同一时间。可用它记录
> 预约并发送电子邮件。如需根据可用性实时预约，请使用 Reception 自己的
> 预约功能，搭配 [Google Calendar](/docs/zh/reception-ai/integrations/google-calendar)、
> [Calendly](/docs/zh/reception-ai/integrations/calendly) 或
> [Cal.com](/docs/zh/reception-ai/integrations/cal-com)。

## 设置

### 连接 Zapier

如果尚未连接，请在 Reception.ai 中连接 [Zapier](/docs/zh/reception-ai/integrations/zapier)。

### 添加 Outlook 操作

在 [mcp.zapier.com](https://mcp.zapier.com) 的 Zapier MCP 服务器中，从 **Microsoft Outlook** 应用添加[以下操作](#actions)，并在 Zapier 提示时登录 Microsoft 账户。按下表所示，为每个字段设置固定值或由 AI 填写。

### 分配工具

在 Reception.ai 中，打开 Zapier 集成的 **工具**标签页，选择 **刷新工具**，然后按下表分配各项操作。

### 测试

通过请求明天的预约，然后留言，来[测试接待员](/docs/zh/reception-ai/receptionist/testing)。事件会出现在日历中，电子邮件也会送达。

## 操作

### 查看日历

| 字段               | 值                                  |
| ---------------- | ---------------------------------- |
| **Zapier 操作**    | **获取日期范围内的日历事件**                   |
| **在 Zapier 中设置** | **日历**。                            |
| **由 AI 填写**      | 来电者所需当天的 **开始日期和时间**及 **结束日期和时间**。 |
| **分配给**          | **客户**和 **助手**                     |

接待员可以看到每个事件的详细信息，包括主题。添加一条[规则](/docs/zh/reception-ai/receptionist/rules-and-procedures)，要求它只告知来电者某个时间是否空闲，绝不透露日历内容。分配给 **助手**后，同一操作还能回答“我明天的日历有什么？”之类的问题。

### 添加事件

| 字段               | 值                                                       |
| ---------------- | ------------------------------------------------------- |
| **Zapier 操作**    | **创建事件**                                                |
| **在 Zapier 中设置** | **日历**，并将 **显示为忙碌或空闲**设为忙碌。                             |
| **由 AI 填写**      | **主题**、**开始日期和时间**、**结束日期和时间**及 **说明**（来电者的姓名、号码和来电原因）。 |
| **分配给**          | **客户**                                                  |

除非希望 Outlook 向来电者发送会议邀请，否则请将 **参会者**留空。如果让 AI 填写，请要求接待员先复述电子邮件地址。

### 向团队发送电子邮件

| 字段               | 值                            |
| ---------------- | ---------------------------- |
| **Zapier 操作**    | **发送电子邮件**                   |
| **在 Zapier 中设置** | **收件人邮箱**：团队地址。**正文格式**：文本。  |
| **由 AI 填写**      | **主题**和 **正文**：来电者的姓名、号码和留言。 |
| **分配给**          | **客户**                       |

> **Warning**
>
> 请将 **收件人邮箱**设为固定值。如果由 AI 填写，来电者可能会让接待员从
> 账户向任意地址发送电子邮件。

## 限制

* 接待员无法查看可预约时段、营业时间或缓冲时间，只能查看已有事件。如果两通电话都发生在任一事件创建之前，两位来电者可能预约同一时间。
* 接待员无法移动或取消事件。
* 接待员每次执行操作都会消耗 Zapier 套餐中的任务数。Zapier 目前每次成功调用计为 2 个任务；失败调用不计入。套餐用尽后，操作会停止，直至额度重置。

## 故障排除

| 问题                            | 检查内容                                    |
| ----------------------------- | --------------------------------------- |
| Outlook 操作未出现在 Reception.ai 中 | 在 Zapier 添加操作后，在 Zapier 集成中选择 **刷新工具**。 |
| 操作显示 **已更改**且未被使用             | 你在 Zapier 中编辑了它。请在 **工具**标签页中选择 **更新**。 |
| 事件时间不正确                       | 检查 Outlook 日历的时区，并让接待员复述时间。             |
| 日历看起来为空                       | 检查 **日历**是否设为用于预约的日历。                   |