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# Google Sheets

接待员可为每通电话或每位潜在客户向 Google 表格添加一行，还可在表格维护的客户列表中查询来电者。Google Sheets API 仅接受 OAuth 登录，因此 Reception 通过 [Zapier](/docs/zh/reception-ai/integrations/zapier) 连接。

## 开始前

请为每个表格添加标题行。Zapier 会将标题显示为字段，因此请使用清晰的名称：

* **通话记录**，例如：`Date`、`Name`、`Phone`、`Email`、`Reason`、`Outcome`。
* **客户列表**，例如：`Phone`、`Name`、`Customer since`、`Notes`。

> **Warning**
>
> 表格中存有来电者的个人信息。请仅与确有需要的人员共享；如有可能，请连接一个只能访问接待员所用表格的 Google 账户。

## 设置

### 连接 Zapier

如果尚未连接，请在 Reception.ai 中连接 [Zapier](/docs/zh/reception-ai/integrations/zapier)。

### 添加 Google Sheets 操作

在 [mcp.zapier.com](https://mcp.zapier.com) 的 Zapier MCP 服务器中添加[以下操作](#actions)，并在 Zapier 提示时登录 Google。按照下方说明，为每个字段设置固定值或让 AI 填写。

### 分配工具

在 Reception.ai 中，打开 Zapier 集成的 **Tools** 标签页，选择 **Refresh tools**，然后按下方说明分配每项操作。

### 测试

通过一次简短通话来[测试接待员](/docs/zh/reception-ai/receptionist/testing)。通话记录中会新增一行。

## 操作

### 记录通话

| 字段               | 值                                     |
| ---------------- | ------------------------------------- |
| **Zapier 操作**    | **Create Spreadsheet Row**            |
| **在 Zapier 中设置** | **Spreadsheet** 和 **Worksheet**：通话记录。 |
| **让 AI 填写**      | 每一列，例如日期、来电者姓名和号码以及来电原因。              |
| **分配给**          | **Client**                            |

> **Tip**
>
> 添加一个[流程](/docs/zh/reception-ai/receptionist/rules-and-procedures)，让接待员在通话结束前记录
> 通话。

### 查询来电者

| 字段               | 值                                                               |
| ---------------- | --------------------------------------------------------------- |
| **Zapier 操作**    | **Lookup Spreadsheet Row**                                      |
| **在 Zapier 中设置** | **Spreadsheet** 和 **Worksheet**：客户列表。**Lookup column**：`Phone`。 |
| **让 AI 填写**      | **Lookup value**：来电者电话号码。                                       |
| **分配给**          | **Client**                                                      |

### 在仪表板中查看通话

| 字段               | 值                                      |
| ---------------- | -------------------------------------- |
| **Zapier 操作**    | **Lookup Spreadsheet Rows (Advanced)** |
| **在 Zapier 中设置** | **Spreadsheet** 和 **Worksheet**：通话记录。  |
| **让 AI 填写**      | 查询列和值，例如 `Date` 和当天日期。                 |
| **分配给**          | **Assistant**                          |

随后，助手可回答诸如“今天谁来电咨询了报价？”之类的问题。

## 限制

* **Lookup Spreadsheet Row** 会返回第一个匹配行，且仅匹配与表格中写法完全一致的值。
* 接待员只能添加行，不能编辑或删除行。
* 接待员运行的每项操作都会消耗 Zapier 计划中的任务数。Zapier 目前每次成功调用计为 2 个任务；失败调用不计数。计划额度用尽后，操作会停止，直至额度重置。

## 故障排除

| 问题                                  | 检查内容                                                      |
| ----------------------------------- | --------------------------------------------------------- |
| Google Sheets 操作未显示在 Reception.ai 中 | 在 Zapier 中添加操作后，在 Zapier 集成中选择 **Refresh tools**。         |
| 操作显示为 **Changed** 且未被使用             | 你在 Zapier 中编辑了该操作。请在 **Tools** 标签页中选择 **Update**，例如重命名列后。 |
| 未找到已知来电者                            | 请以统一格式存储电话号码，例如 `+14155550123`，并检查查询列。                    |
| 值被填入错误列                             | 检查标题行，然后在 Zapier 中编辑操作，使其字段与标题匹配。                         |