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# नियम और प्रक्रियाएं

नियम और प्रक्रियाएं आपके रिसेप्शनिस्ट के व्यवहार को आकार देने का मुख्य तरीका हैं। दोनों को Receptionists पेज के **अपने रिसेप्शनिस्ट को सिखाएं** कार्ड में मैनेज किया जाता है।

| प्रकार        | कब लागू होता है                                                 | उदाहरण                                         |
| ------------- | --------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------- |
| **नियम**      | हर कॉल पर                                                       | "कभी भी मेडिकल सलाह न दें।"                    |
| **प्रक्रिया** | केवल तब, जब कॉलर उसी चीज़ के लिए पूछे जिसके लिए इसे लिखा गया है | "जब कॉलर बुक करना चाहे, तो ये चरण अपनाएं: ..." |

ऐसी पाबंदी के लिए नियम इस्तेमाल करें जो हमेशा लागू होती है। किसी एक प्रकार के अनुरोध से जुड़े कई चरणों वाले फ़्लो के लिए प्रक्रिया इस्तेमाल करें।

## नियम और प्रक्रियाएं जोड़ना

**अपने रिसेप्शनिस्ट को सिखाएं** खोलें। डायलॉग में **नियम** पैनल और **प्रक्रियाएं** पैनल होते हैं। हर पैनल में ये विकल्प मिलते हैं:

* **तैयार विकल्प देखें**: आपके व्यवसाय के प्रकार के लिए आम नियमों और प्रक्रियाओं का कैटलॉग। **यह नियम जोड़ें** या **यह प्रक्रिया जोड़ें** चुनें, फिर ज़रूरत के अनुसार संपादित करें।
* **अपना लिखें**: खाली नियम या प्रक्रिया से शुरू करें।

आपने जो कुछ भी जोड़ा है, वह **इस्तेमाल में** सूची में दिखता है। किसी आइटम को संपादित या हटाने के लिए उसे चुनें।

## नियम

हर नियम में शीर्षक, विवरण और प्राथमिकता होती है। आप हर रिसेप्शनिस्ट के लिए **50 नियमों** तक बना सकते हैं।

| फ़ील्ड         | सीमा          | नोट्स                                      |
| -------------- | ------------- | ------------------------------------------ |
| **शीर्षक**     | 1–200 वर्ण    | केवल आपको दिखता है                         |
| **विवरण**      | 1–2,000 वर्ण  | वह निर्देश जिसका रिसेप्शनिस्ट पालन करता है |
| **प्राथमिकता** | सख्त या सुझाव | डिफ़ॉल्ट रूप से सख्त                       |

| प्राथमिकता | व्यवहार                                                                                            |
| ---------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **सख्त**   | रिसेप्शनिस्ट को इस नियम का पालन करना ही होगा                                                       |
| **सुझाव**  | रिसेप्शनिस्ट इस नियम का पालन तब करता है जब यह उचित हो, और बातचीत की ज़रूरत होने पर इससे हट सकता है |

कीमत, कानूनी आवश्यकताओं और सुरक्षा जैसे सख्त बिज़नेस नियमों के लिए सख्त का इस्तेमाल करें। स्टाइल से जुड़ी पसंद के लिए सुझाव का इस्तेमाल करें।

### उदाहरण नियम

| प्राथमिकता | शीर्षक                        | विवरण                                                                                             |
| ---------- | ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| सख्त       | मेडिकल सलाह नहीं              | कभी भी मेडिकल सलाह न दें। हमेशा कॉलर को किसी विशेषज्ञ के साथ अपॉइंटमेंट शेड्यूल करने की सलाह दें। |
| सख्त       | फ़ोन नंबर कन्फ़र्म करें       | कोई भी अपॉइंटमेंट बुक करने से पहले हमेशा कॉलर का फ़ोन नंबर कन्फ़र्म करें।                         |
| सुझाव      | डिस्काउंट का ज़िक्र करें      | पहला अपॉइंटमेंट बुक करते समय, हमारे नए क्लाइंट के लिए 20% डिस्काउंट का ज़िक्र करें।               |
| सख्त       | प्रतिस्पर्धियों पर चर्चा नहीं | कभी भी प्रतिस्पर्धियों के प्रोडक्ट, कीमत या सेवाओं पर चर्चा न करें।                               |

## प्रक्रियाएं

प्रक्रिया चरण-दर-चरण फ़्लो है, जो कॉलर का अनुरोध इसके ट्रिगर से मेल खाने पर चलता है। आप हर रिसेप्शनिस्ट के लिए **20 प्रक्रियाओं** तक बना सकते हैं।

| फ़ील्ड     | सीमा           | नोट्स                                                          |
| ---------- | -------------- | -------------------------------------------------------------- |
| **नाम**    | 200 वर्ण तक    | वैकल्पिक। डिफ़ॉल्ट रूप से "शीर्षक रहित प्रक्रिया"।             |
| **ट्रिगर** | 2,000 वर्ण तक  | ज़रूरी। बताता है कि कब चलाना है, जैसे "जब कॉलर बुक करना चाहे"। |
| **चरण**    | 40,000 वर्ण तक | Markdown। वे निर्देश जिनका रिसेप्शनिस्ट पालन करता है।          |

### रेफ़रेंस

चरणों में, किसी दूसरी प्रक्रिया, सेवा, स्टाफ़ सदस्य, लोकेशन, टूल, वेरिएबल या नॉलेज बेस फ़ाइल का रेफ़रेंस जोड़ने के लिए **@** टाइप करें या **रेफ़रेंस** चुनें।

### डिफ़ॉल्ट प्रक्रियाएं

नए वर्कस्पेस में व्यवसाय द्वारा समर्थित फ़्लो के लिए प्रक्रियाएं होती हैं, जैसे:

* अपॉइंटमेंट बुक करना (आपके उद्योग के हिसाब से लिखी गई)
* ग्रुप सेशन बुक करना
* बुकिंग रीशेड्यूल या रद्द करना
* ऑर्डर देना
* ऑर्डर देखना, बदलना या रद्द करना
* कॉलबैक के लिए संदेश लेना

इन्हें अपने व्यवसाय के काम करने के तरीके के अनुसार संपादित करें, जैसे बुकिंग से पहले अतिरिक्त जानकारी लेने के लिए।

### उदाहरण प्रक्रिया

**ट्रिगर:** जब कॉलर पानी के रिसाव की शिकायत करे।

**चरण:**

```markdown
1. Ask whether water is actively leaking right now.
2. If it is, tell them to shut off the main water valve, then take an urgent message for a callback within 30 minutes.
3. If it is not, collect the address and offer the next available inspection slot.
```

## सर्वोत्तम तरीके

* **सख्त** का इस्तेमाल कम करें, सिर्फ़ ऐसे नियमों के लिए जिन पर समझौता नहीं हो सकता।
* हर नियम में एक ही निर्देश रखें। कई केंद्रित नियम एक लंबे नियम से बेहतर काम करते हैं।
* कई चरणों वाले फ़्लो को नियमों में नहीं, प्रक्रियाओं में रखें।
* प्रक्रिया के ट्रिगर कॉलर के नज़रिए से लिखें।
* हर बदलाव के बाद [टेस्ट करें](/docs/hi/reception-ai/receptionist/testing)।